معرفی #
در بخش ثبت پیشفاکتور فروش میتوانید برای مشتری یا طرف حساب خود یک پیشفاکتور شامل کالاها، خدمات، قیمت، تخفیف، مالیات، شرایط فروش و سایر اطلاعات موردنیاز ثبت کنید.
پیشفاکتور قبل از صدور فاکتور نهایی صادر میشود و برای اعلام قیمت، شرایط فروش و پیگیری فرآیند فروش مورد استفاده قرار میگیرد.
نحوه دسترسی به ثبت پیشفاکتور #
برای ثبت پیشفاکتور:
- از منوی اصلی وارد بخش فروش شوید.
- گزینه پیشفاکتور فروش را انتخاب کنید.
- صفحه ثبت پیشفاکتور نمایش داده میشود.
- اطلاعات موردنیاز را در قسمتهای مختلف فرم تکمیل کنید.
- پس از تکمیل اطلاعات، روی گزینه ثبت کلیک کنید.
اطلاعات پایه پیشفاکتور #
در این بخش اطلاعات اصلی مربوط به مشتری، نوع فروش، وضعیت پیشفاکتور و شرایط پرداخت ثبت میشود.
طرف حساب #
در قسمت طرف حساب، شخص یا شرکتی که پیشفاکتور برای آن صادر میشود را انتخاب میکنید.
اطلاعات طرف حساب از بخش اشخاص سیستم قابل انتخاب است.
اگر طرف حساب موردنظر در سیستم ثبت نشده باشد، با کلیک روی علامت + کنار فیلد طرف حساب میتوانید شخص جدید ایجاد کنید.
ثبت شخص جدید #
پس از کلیک روی علامت + صفحه ثبت شخص باز میشود.
نوع شخص #
در این قسمت نوع شخص را مشخص میکنید.
گزینهها:
حقیقی #
برای ثبت افراد استفاده میشود.
مثال:
- آقای محمد رضایی
حقوقی #
برای ثبت شرکتها و سازمانها استفاده میشود.
مثال:
- شرکت فناوری اطلاعات نمونه
پیشوند #
در این قسمت عنوان قبل از نام شخص انتخاب میشود.
مانند:
- آقای
- خانم
- مهندس
- شرکت
اطلاعات این قسمت از لیست پیشوندهای تعریفشده در سیستم انتخاب میشود.
نام و نام خانوادگی #
در این قسمت نام شخص یا شرکت وارد میشود.
برای شخص حقیقی:
مثال:
محمد رضایی
برای شخص حقوقی:
مثال:
شرکت توسعه فناوری
دسته #
برای گروهبندی اشخاص استفاده میشود.
مثال:
- مشتریان
- مشتریان ویژه
- نمایندگان
- تامینکنندگان
دستهها از بخش مدیریت دستهبندی اشخاص قابل تعریف هستند.
موبایل #
شماره تلفن همراه طرف حساب در این قسمت وارد میشود.
این شماره برای مواردی مانند:
- ارسال پیامک
- ارتباط با مشتری
- اطلاعرسانی
استفاده میشود.
اطلاعات آدرس #
در این بخش اطلاعات محل فعالیت یا آدرس مشتری ثبت میشود.
فیلدهای موجود:
کشور #
کشور محل فعالیت مشتری.
مثال:
ایران
استان #
استان محل فعالیت مشتری.
مثال:
اصفهان
شهر #
شهر مشتری.
مثال:
اصفهان
منطقه #
منطقه جغرافیایی مشتری.
مثال:
منطقه مرکزی
خیابان اصلی #
نام خیابان اصلی آدرس مشتری.
کدپستی #
کدپستی محل مشتری.
آدرس #
آدرس کامل مشتری وارد میشود.
نوع #
در قسمت نوع، نوع پیشفاکتور را مشخص میکنید.
نوع پیشفاکتور برای دستهبندی اسناد فروش استفاده میشود.
مثال:
- فروش نرمافزار
- فروش خدمات
- فروش محصول
ایجاد نوع جدید #
برای ایجاد نوع جدید:
- روی علامت + کنار فیلد نوع کلیک کنید.
- صفحه مدیریت نوع باز میشود.
- اطلاعات نوع جدید را وارد کنید.
- روی گزینه ثبت کلیک کنید.
عنوان #
نام نوع پیشفاکتور را وارد کنید.
مثال:
فروش نرمافزار
رنگ #
برای هر نوع میتوانید یک رنگ مشخص کنید.
این رنگ در لیستها و نمایشهای مختلف برای تشخیص سریع استفاده میشود.
رسمی است و در دفتر قانونی آورده شود #
با فعال کردن این گزینه مشخص میکنید که این نوع سند در گزارشهای رسمی مالی لحاظ شود.
عنوان نمایشی در قالب چاپ #
عنوانی که هنگام چاپ پیشفاکتور نمایش داده میشود را مشخص میکند.
اولویت #
ترتیب نمایش انواع را مشخص میکند.
وضعیت #
در قسمت وضعیت، مرحله فعلی پیشفاکتور را مشخص میکنید.
مثال:
- پیشنویس
- در انتظار تایید مشتری
- تایید شده
- رد شده
ایجاد وضعیت جدید #
برای ایجاد وضعیت جدید:
- روی علامت + کنار وضعیت کلیک کنید.
- اطلاعات وضعیت را وارد کنید.
- روی ثبت کلیک کنید.
عنوان وضعیت #
نام مرحله پیشفاکتور را وارد کنید.
مثال:
در انتظار تایید مشتری
رنگ #
برای نمایش بهتر وضعیتها رنگ انتخاب میشود.
پیشفرض فاکتور #
مشخص میکند این وضعیت برای فاکتورهای جدید به صورت پیشفرض انتخاب شود.
پیشفرض پیشفاکتور #
مشخص میکند این وضعیت برای پیشفاکتورهای جدید به صورت پیشفرض انتخاب شود.
نوع سند #
مشخص میکند وضعیت برای کدام سند استفاده شود.
مانند:
- فاکتور
- پیشفاکتور
اولویت #
ترتیب نمایش وضعیتها را مشخص میکند.
نوع فروش #
در قسمت نوع فروش، روش یا دسته فروش مشخص میشود.
مثال:
- فروش مستقیم
- فروش نمایندگی
- فروش سازمانی
ایجاد نوع فروش جدید #
برای ایجاد نوع فروش:
- روی علامت + کلیک کنید.
- عنوان نوع فروش را وارد کنید.
- رنگ را انتخاب کنید.
- اطلاعات را ثبت کنید.
عنوان #
نام نوع فروش.
رنگ #
رنگ نمایشی نوع فروش.
رسمی است و در دفتر قانونی آورده شود #
مشخص میکند این نوع فروش در گزارشهای رسمی استفاده شود یا خیر.
عنوان نمایشی در قالب چاپ #
عنوانی که در چاپ نمایش داده میشود.
اولویت #
ترتیب نمایش نوع فروش.
نحوه تسویه #
در این قسمت شرایط پرداخت مشتری مشخص میشود.
مثال:
- نقدی
- چکی
- اقساطی
اطلاعات این بخش از شرایط پرداخت تعریفشده در سیستم انتخاب میشود.
سبد کالا #
در این قسمت میتوانید مجموعهای از کالاهای از قبل تعریفشده را انتخاب کنید.
با انتخاب سبد کالا:
- کالاها به صورت خودکار به جدول اضافه میشوند.
- سرعت ثبت پیشفاکتور افزایش پیدا میکند.
جدول کالا و خدمات #
در این قسمت اقلام پیشفاکتور ثبت میشوند.
افزودن سطر جدید #
برای اضافه کردن کالا یا خدمت جدید:
- روی گزینه افزودن سطر کلیک کنید.
- اطلاعات کالا را وارد کنید.
- اطلاعات قیمت و تعداد را تکمیل کنید.
اطلاعات هر سطر #
انبار #
مشخص میکند کالا از کدام انبار تامین میشود.
اطلاعات انبار از بخش تعریف انبارها انتخاب میشود.
سطح انبار #
برای مشخص کردن سطح یا ساختار انبار استفاده میشود.
کالا / خدمات #
کالا یا خدمت موردنظر را انتخاب میکنید.
اطلاعات کالا از بخش کالا و خدمات سیستم خوانده میشود.
شناور کالا #
برای ثبت اطلاعات تکمیلی مرتبط با کالا استفاده میشود.
فی #
قیمت واحد کالا یا خدمت وارد میشود.
تخفیف فی #
مقدار تخفیف برای قیمت واحد کالا مشخص میشود.
تعداد #
تعداد کالای مورد فروش وارد میشود.
تعداد فرعی #
برای کالاهایی که واحد فرعی دارند استفاده میشود.
مالیات #
میزان مالیات مربوط به کالا یا خدمت مشخص میشود.
نوع #
نوع ردیف کالا یا خدمت را مشخص میکند.
برای مدیریت نوعها میتوانید از علامت + کنار فیلد استفاده کنید.
شرح #
توضیحات مربوط به همان ردیف کالا را وارد میکنید.
مثال:
شامل نصب و آموزش
ایمپورت از اکسل #
در این قسمت میتوانید کالاهای پیشفاکتور را از فایل اکسل وارد کنید.
مراحل:
- روی گزینه Choose File کلیک کنید.
- فایل اکسل را انتخاب کنید.
- فایل بارگذاری میشود.
- اطلاعات کالاها وارد جدول پیشفاکتور میشود.
این قابلیت برای ثبت تعداد زیادی کالا به صورت سریع استفاده میشود.
توضیحات #
در قسمت توضیحات میتوانید اطلاعات تکمیلی پیشفاکتور را وارد کنید.
مثال:
- شرایط قرارداد
- مدت اعتبار قیمت
- توضیحات فروشنده
آدرس #
در این بخش اطلاعات آدرس مرتبط با پیشفاکتور نمایش داده یا ثبت میشود.
شامل:
- کشور
- استان
- شهر
- منطقه
- آدرس
- کدپستی
- تلفن
- فکس
متفرقه #
در این بخش اطلاعات تکمیلی پیشفاکتور ثبت میشود.
قالب چاپ #
قالب موردنظر برای چاپ پیشفاکتور انتخاب میشود.
کد پیشفاکتور #
کد یا شماره پیشفاکتور ثبت میشود.
معرفی بازاریابی خارج از سازمان #
در صورت وجود بازاریاب یا معرف خارج از سازمان، اطلاعات آن ثبت میشود.
پیگیریکننده #
کارشناس مسئول پیگیری این پیشفاکتور انتخاب میشود.
اطلاعات از کاربران یا پرسنل سیستم انتخاب میشود.
شعبه #
شعبه مرتبط با پیشفاکتور انتخاب میشود.
ارز #
واحد پول پیشفاکتور مشخص میشود.
مثال:
- ریال
- دلار
نرخ تبدیل ارز انتخابی به ارز پایه #
در صورت استفاده از ارز غیر پایه، نرخ تبدیل وارد میشود.
تحویل #
تاریخ یا اطلاعات مربوط به تحویل کالا یا خدمات ثبت میشود.
امضا #
اطلاعات مربوط به امضا یا تایید ثبت میشود.
فیلدهای اختصاصی #
این بخش شامل اطلاعات سفارشی تعریفشده توسط سازمان است.
مثال:
- تخفیف کل دوم
- سود مورد انتظار
- تخفیف کل سوم
- تخفیف کل چهارم
این فیلدها بسته به تنظیمات سازمان متفاوت هستند.
گزینههای بعد از ثبت #
پس از ثبت پیامک ارسال شود #
با فعال کردن این گزینه، پس از ثبت پیشفاکتور پیامک ارسال میشود.
پس از ثبت در WhatsApp ارسال شود #
با فعال کردن این گزینه، اطلاعات پیشفاکتور از طریق واتساپ ارسال میشود.
کالاهای با موجودی صفر نمایش داده نشوند #
با فعال کردن این گزینه هنگام انتخاب کالا، کالاهایی که موجودی ندارند نمایش داده نمیشوند.
ثبت نهایی پیشفاکتور #
پس از تکمیل تمام اطلاعات:
- طرف حساب را انتخاب کنید.
- نوع و وضعیت را مشخص کنید.
- کالاها یا خدمات را اضافه کنید.
- قیمت و تخفیف را بررسی کنید.
- توضیحات و اطلاعات تکمیلی را وارد کنید.
- در صورت نیاز فایل اکسل وارد کنید.
- روی گزینه ثبت کلیک کنید.
پس از ثبت، پیشفاکتور در سیستم ذخیره شده و قابل پیگیری، چاپ و ارسال برای مشتری خواهد بود.
ثبت ديدگاه