مسیر دسترسی #
فروش → سفارشها → سفارش جدید
از این بخش برای ثبت سفارش مشتری، ثبت کالاها و خدمات مورد درخواست، تعیین شرایط فروش، مدیریت ارسال و آمادهسازی سفارش جهت تبدیل به فاکتور استفاده میشود.
صفحه ثبت سفارش شامل چند بخش اصلی است:
- اطلاعات پایه سفارش
- اطلاعات مشتری و فروش
- اطلاعات کالا و خدمات
- ثبت اقلام سفارش
- اطلاعات تکمیلی و ارسال
- عملیات نهایی سفارش
بخش اول: اطلاعات پایه سفارش #
طرف حساب #
طرف حساب مشتری یا شخصی است که سفارش برای او ثبت میشود.
با انتخاب طرف حساب، اطلاعات مرتبط با مشتری مانند:
- نام شخص یا شرکت
- اطلاعات تماس
- سوابق خرید
- اطلاعات مالی
- آدرسهای ثبت شده
در سفارش استفاده میشود.
انتخاب طرف حساب #
برای انتخاب:
- روی فیلد طرف حساب کلیک کنید.
- نام مشتری را جستجو کنید.
- مشتری موردنظر را انتخاب کنید.
در صورتی که مشتری در سیستم وجود نداشته باشد، با استفاده از علامت + کنار فیلد میتوان شخص جدید ثبت کرد.
علامت + کنار طرف حساب #
علامت + برای ایجاد اطلاعات جدید استفاده میشود.
با کلیک روی آن میتوان بدون خروج از صفحه سفارش:
- شخص جدید ثبت کرد.
- اطلاعات مشتری را تکمیل کرد.
- سپس همان شخص را برای سفارش انتخاب نمود.
نوع سفارش #
این گزینه برای مشخص کردن نوع سفارش استفاده میشود.
مثال:
- سفارش فروش
- سفارش خدمات
- سفارش پروژه
- سفارش نمایندگی
- سفارش ویژه
نوع سفارش باعث دستهبندی بهتر سفارشها در گزارشها میشود.
علامت + کنار نوع سفارش #
در صورت نیاز میتوان نوع سفارش جدید تعریف کرد.
کاربرد:
- ایجاد دستهبندیهای جدید
- تفکیک سفارشها
- گزارشگیری دقیقتر
وضعیت سفارش #
وضعیت مشخص میکند سفارش در چه مرحلهای قرار دارد.
نمونه وضعیتها:
- در انتظار تأیید مشتری
- ثبت اولیه
- تأیید شده
- آماده ارسال
- ارسال شده
- تکمیل شده
- لغو شده
علامت + کنار وضعیت #
برای تعریف وضعیتهای جدید سفارش استفاده میشود.
مثلاً شرکت میتواند وضعیت اختصاصی ایجاد کند:
- منتظر پرداخت
- منتظر موجودی
- منتظر تولید
- تحویل به مشتری
تاریخ پیش فاکتور / سفارش #
تاریخ ثبت سفارش در این قسمت نمایش داده میشود.
این تاریخ برای موارد زیر استفاده میشود:
- گزارش فروش
- بررسی روند سفارشها
- کنترل زمان ثبت سفارش
نوع فروش #
نوع فروش مشخص میکند سفارش مربوط به چه فرآیند فروشی است.
مثال:
- فروش مستقیم
- فروش نمایندگی
- فروش سازمانی
- فروش پروژهای
وضعیت مالی / سود مورد انتظار #
در بخش اطلاعات مالی سفارش، امکان ثبت اطلاعات مربوط به سود و شرایط مالی وجود دارد.
این اطلاعات برای تحلیل سودآوری سفارش استفاده میشود.
ارز #
واحد پول سفارش مشخص میشود.
مثال:
- ریال
- تومان
- دلار
- یورو
در صورت فروش خارجی یا چندارزی، ارز مناسب انتخاب میشود.
بخش کالا و خدمات #
در قسمت اقلام سفارش، کالاها و خدمات مورد درخواست مشتری ثبت میشوند.
هر سفارش میتواند شامل چندین ردیف کالا یا خدمت باشد.
ثبت ردیف جدید کالا #
برای اضافه کردن کالا:
- روی دکمه افزودن سطر جدید کلیک کنید.
- اطلاعات کالا را وارد کنید.
- تعداد و قیمت را مشخص کنید.
- ردیف سفارش ذخیره میشود.
اطلاعات هر ردیف سفارش #
انبار #
مشخص میکند کالا از کدام انبار تأمین شود.
مثال:
- انبار مرکزی
- انبار شعبه
- انبار فروشگاه
انتخاب صحیح انبار برای کنترل موجودی ضروری است.
کالا #
کالا یا خدمت مورد سفارش انتخاب میشود.
با انتخاب کالا اطلاعات آن نمایش داده میشود.
مانند:
- نام کالا
- واحد اندازهگیری
- قیمت
- اطلاعات انبار
علامت + کنار کالا #
برای ثبت کالای جدید استفاده میشود.
در صورتی که کالا قبلاً در سیستم تعریف نشده باشد، بدون خروج از سفارش میتوان کالای جدید ایجاد کرد.
واحد #
واحد اندازهگیری کالا مشخص میشود.
نمونه:
- عدد
- دستگاه
- متر
- کیلوگرم
- بسته
تعداد #
تعداد مورد نیاز مشتری وارد میشود.
مثال:
- 10 عدد لپتاپ
- 50 بسته کالا
- 100 متر کابل
فی #
قیمت واحد کالا یا خدمت ثبت میشود.
سیستم بر اساس:
تعداد × قیمت واحد
مبلغ ردیف را محاسبه میکند.
تخفیف فی #
برای ثبت تخفیف روی کالا استفاده میشود.
تخفیف میتواند به صورت:
- درصدی
- مبلغی
ثبت شود.
مالیات #
در صورت مشمول بودن کالا یا خدمت، مقدار مالیات محاسبه میشود.
شرح #
برای ثبت توضیحات مربوط به همان ردیف کالا استفاده میشود.
مثال:
- رنگ کالا
- مدل کالا
- شرایط خاص سفارش
- توضیحات فنی
شماره کالا / شناسه کالا #
برای شناسایی دقیق کالا استفاده میشود.
در شرکتهایی با تعداد زیاد کالا، باعث سرعت بیشتر جستجو میشود.
بخش اطلاعات فروشنده #
فروشنده #
کارشناس یا مسئول فروش ثبتکننده سفارش انتخاب میشود.
کاربرد:
- مشخص شدن مسئول سفارش
- گزارش عملکرد کارشناسان فروش
- محاسبه پورسانت
ویزیتور #
در صورت وجود ویزیتور، شخص معرفیکننده یا فروشنده انتخاب میشود.
مدیر فروش #
در سفارشهای سازمانی میتوان مدیر فروش مرتبط را مشخص کرد.
نحوه تسویه #
شرایط پرداخت مشتری مشخص میشود.
مثال:
- نقدی
- چکی
- اقساطی
- اعتباری
موعد تسویه #
تاریخ یا شرایط پرداخت سفارش تعیین میشود.
مثال:
- پرداخت هنگام تحویل
- پرداخت 30 روزه
- پرداخت مرحلهای
آدرس تحویل #
محل تحویل سفارش مشخص میشود.
شامل:
- کشور
- استان
- شهر
- منطقه
- آدرس کامل
- کدپستی
- تلفن
تاریخ تحویل #
زمان مورد انتظار تحویل سفارش ثبت میشود.
کاربرد:
- برنامهریزی ارسال
- کنترل تعهدات فروش
- پیگیری تأخیرها
پیوستها #
امکان اضافه کردن فایلهای مرتبط با سفارش وجود دارد.
مثال:
- قرارداد
- درخواست مشتری
- تصویر سفارش
- فایل فنی
توضیحات سفارش #
در این بخش توضیحات کلی سفارش ثبت میشود.
مثال:
- شرایط توافق شده با مشتری
- توضیحات ارسال
- نکات مهم سفارش
- درخواستهای خاص مشتری
گزینه ارسال پیامک #
در صورت فعال بودن، پس از ثبت سفارش امکان ارسال پیامک اطلاعرسانی وجود دارد.
کاربرد:
- اطلاع مشتری از ثبت سفارش
- اطلاع وضعیت سفارش
تخفیف کلی #
تخفیف کل سفارش روی مجموع مبلغ سفارش اعمال میشود.
تفاوت با تخفیف ردیفی:
- تخفیف ردیفی → فقط روی یک کالا
- تخفیف کلی → روی کل سفارش
دکمههای پایین صفحه #
ثبت #
اطلاعات سفارش را ذخیره میکند.
انصراف #
بدون ذخیره تغییرات از صفحه خارج میشود.
محاسبه قیمت #
تمام محاسبات سفارش را دوباره انجام میدهد.
شامل:
- قیمت کالاها
- تخفیفها
- مالیات
- مبلغ نهایی
صدور درخواست ورود به انبار #
برای سفارشهایی که نیاز به تأمین کالا دارند استفاده میشود.
با این گزینه درخواست تأمین یا خروج کالا از انبار ایجاد میشود.
نکات مهم ثبت سفارش #
- قبل از ثبت نهایی، طرف حساب و کالاها بررسی شوند.
- وضعیت سفارش همیشه بهروز نگه داشته شود.
- برای سفارشهای مهم توضیحات کامل ثبت شود.
- انتخاب صحیح انبار باعث کنترل بهتر موجودی میشود.
- پس از تأیید سفارش میتوان آن را به فاکتور تبدیل کرد.
- شرایط پرداخت و موعد تسویه برای پیگیری مالی اهمیت زیادی دارد.
- استفاده از ویزیتور و فروشنده باعث گزارشگیری دقیق عملکرد فروش میشود.
ثبت ديدگاه