بخش لیست فرایندها برای مشاهده، جستجو و پیگیری فرایندهای ثبتشده در اتوماسیون اداری استفاده میشود. در این بخش کاربر میتواند با استفاده از فیلترهای مختلف، فرایند موردنظر خود را پیدا کند و نتایج را بر اساس اطلاعاتی مانند وضعیت، علت، نوع فرایند، مدیر فرایند، تاریخ، کد فرایند، ثبتکننده و سایر مشخصات محدود کند.
نحوه دسترسی به لیست فرایندها #
برای دسترسی به این بخش:
- وارد اتوماسیون اداری شوید.
- از منوی فرایند، گزینه لیست فرایندها را انتخاب کنید.
- صفحه جستجو فرایندها برای شما نمایش داده میشود.
- در بالای صفحه، گزینه آیتمهای جستجو قرار دارد.
- با استفاده از آیتمهای جستجو میتوانید شرایط موردنظر خود را مشخص کنید.
- پس از تعیین فیلترهای موردنیاز، روی دکمه جستجو کلیک کنید.
- فرایندهایی که با شرایط انتخابشده مطابقت داشته باشند، در قسمت نتایج نمایش داده میشوند.
مسیر دسترسی:
اتوماسیون اداری ← فرایند ← لیست فرایندها
آیتمهای جستجو #
در قسمت آیتمهای جستجو فیلدهای متعددی برای جستجوی دقیقتر فرایندها در اختیار کاربر قرار گرفته است.
توجه: برای انجام جستجو نیازی نیست تمام فیلدها تکمیل شوند. میتوانید فقط یک یا چند فیلد موردنیاز را مشخص کرده و جستجو را انجام دهید.
وضعیت #
فیلد وضعیت برای جستجوی فرایندها بر اساس وضعیت فعلی آنها استفاده میشود.
برای مثال میتوانید وضعیت موردنظر را انتخاب کنید تا فقط فرایندهایی که دارای همان وضعیت هستند در نتایج نمایش داده شوند.
در کنار این فیلد یک علامت + قرار دارد که برای تعریف و مدیریت وضعیتهای فرایند استفاده میشود.
تعریف و مدیریت وضعیت + #
برای تعریف وضعیت جدید یا مشاهده وضعیتهای موجود:
- در قسمت آیتمهای جستجو، فیلد وضعیت را پیدا کنید.
- روی علامت + کنار وضعیت کلیک کنید.
- پنجره وضعیت باز میشود.
- اطلاعات وضعیت جدید را تکمیل کنید.
- روی دکمه ثبت کلیک کنید.
در قسمت پایین همین پنجره نیز لیست وضعیتهایی که قبلاً در سیستم تعریف شدهاند نمایش داده میشود.
عنوان وضعیت #
نام وضعیت موردنظر را در این قسمت وارد کنید.
عنوان باید بهگونهای انتخاب شود که مرحله یا شرایط فعلی فرایند را بهوضوح مشخص کند.
رنگ #
در قسمت رنگ میتوانید برای وضعیت موردنظر یک رنگ انتخاب کنید.
استفاده از رنگهای متفاوت باعث میشود وضعیتهای مختلف در بخشهای مختلف سیستم راحتتر از یکدیگر تشخیص داده شوند.
نوع #
در این قسمت نوع مربوط به وضعیت را مشخص میکنید.
نوع خاتمهیافته #
این قسمت برای تعیین نوع مربوط به وضعیتهای خاتمهیافته در نظر گرفته شده است.
درصد پیشرفت #
در فیلد درصد پیشرفت میتوانید میزان پیشرفتی را که این وضعیت نشان میدهد مشخص کنید.
به این ترتیب قرار گرفتن یک فرایند در این وضعیت میتواند نشاندهنده میزان مشخصی از پیشرفت آن باشد.
اولویت #
در قسمت اولویت، اولویت وضعیت را مشخص کنید.
ثبت وضعیت #
پس از تکمیل اطلاعات، روی دکمه ثبت کلیک کنید تا وضعیت جدید در سیستم ثبت شود.
در جدول پایین صفحه، وضعیتهای ثبتشده نمایش داده میشوند. در این جدول اطلاعاتی مانند موارد زیر قابل مشاهده است:
- فعال
- کد
- پیشفرض
- عنوان
- رنگ
- نوع
پس از تعریف وضعیت، میتوانید از آن در فیلد وضعیت در آیتمهای جستجو استفاده کنید.
علت #
فیلد علت برای انتخاب علت مرتبط با وضعیت فرایند استفاده میشود.
این فیلد به وضعیت انتخابشده ارتباط دارد؛ یعنی ابتدا وضعیت موردنظر را انتخاب کرده و سپس در صورت نیاز علت مربوط به آن وضعیت را مشخص میکنید.
در کنار فیلد علت نیز علامت + قرار دارد.
تعریف علت + #
برای تعریف یک علت جدید:
- ابتدا در فیلد وضعیت، وضعیت موردنظر را انتخاب کنید.
- سپس روی علامت + کنار فیلد علت کلیک کنید.
- پنجره مربوط به علتهای همان وضعیت باز میشود.
- در قسمت علت، عنوان علت موردنظر را وارد کنید.
- روی دکمه ثبت کلیک کنید.
برای مثال در تصویر، وضعیت کامل شد انتخاب شده است و با کلیک روی علامت +، پنجره علت وضعیتهای کامل شد نمایش داده میشود.
بنابراین میتوان برای هر وضعیت، علتهای مرتبط با همان وضعیت را تعریف کرد.
پس از ثبت علت، آن گزینه در قسمت علت قابل انتخاب خواهد بود.
فیلتر #
قسمت فیلتر برای محدود کردن فرایندها بر اساس شرایط کلی آنها استفاده میشود.
در تصویر، مقدار در دست اقدام برای این قسمت انتخاب شده است.
با انتخاب گزینه موردنظر، فقط فرایندهای متناسب با آن فیلتر در نتایج جستجو نمایش داده میشوند.
کد فرایند #
اگر کد فرایند موردنظر را در اختیار دارید، میتوانید آن را مستقیماً در این قسمت وارد کنید.
این روش زمانی کاربرد دارد که کد دقیق فرایند مشخص باشد و بخواهید بدون استفاده از فیلترهای متعدد، همان فرایند را پیدا کنید.
تلفن #
در قسمت تلفن میتوانید شماره تلفن مرتبط با فرایند را وارد کنید.
از این فیلد میتوان برای پیدا کردن فرایندهای مرتبط با شماره تلفن موردنظر استفاده کرد.
توضیحات #
اگر بخشی از توضیحات ثبتشده برای فرایند را در اختیار دارید، میتوانید آن را در فیلد توضیحات وارد کنید تا نتایج بر اساس آن محدود شوند.
ثبتکننده #
فیلد ثبتکننده برای جستجوی فرایندها بر اساس کاربری است که فرایند را در سیستم ثبت کرده است.
اگر قصد دارید فرایندهای ثبتشده توسط کاربر مشخصی را مشاهده کنید، نام کاربر موردنظر را از این قسمت انتخاب کنید.
در صورتی که مقدار همه انتخاب شده باشد، جستجو به ثبتکننده خاصی محدود نخواهد شد.
نوع فرایند #
در قسمت نوع فرایند میتوانید مشخص کنید که قصد مشاهده کدام نوع از فرایندهای ثبتشده را دارید.
پس از انتخاب نوع فرایند، نتایج جستجو به فرایندهای همان نوع محدود میشوند.
منطقه #
فیلد منطقه برای محدود کردن نتایج بر اساس منطقه مرتبط با فرایند استفاده میشود.
در صورتی که منطقه در اطلاعات فرایند ثبت شده باشد، میتوانید منطقه موردنظر را انتخاب کرده و جستجو را انجام دهید.
کد رهگیری #
در صورتی که کد رهگیری فرایند را در اختیار دارید، میتوانید آن را در این قسمت وارد کنید.
استفاده از کد رهگیری یکی از روشهای دقیق برای پیدا کردن فرایند موردنظر است.
آدرس #
در فیلد آدرس میتوانید آدرس مرتبط با فرایند را وارد کنید و فرایندهای مرتبط را بر اساس آن جستجو کنید.
نام فیلتر #
قسمت نام فیلتر برای وارد کردن نام مربوط به فیلتر موردنظر استفاده میشود.
فیلتر پرکاربرد #
در صورتی که یک ترکیب مشخص از فیلترها را بهصورت مکرر استفاده میکنید، میتوانید از بخش فیلتر پرکاربرد استفاده کنید.
این قابلیت باعث میشود برای جستجوهای پرتکرار نیازی به تنظیم مجدد تمام آیتمهای جستجو نداشته باشید.
در پایین این قسمت گزینه:
اضافه شود به فیلتر پرکاربرد
قرار دارد.
با فعال کردن این گزینه، تنظیمات جستجوی موردنظر میتواند به فیلترهای پرکاربرد کاربر اضافه شود تا در دفعات بعد سریعتر در دسترس باشد.
آیکن سطل زباله #
در قسمت فیلتر پرکاربرد یک آیکن سطل زباله قرمز نیز قرار گرفته است.
این آیکن برای حذف فیلتر پرکاربرد انتخابشده استفاده میشود.
برای حذف:
- فیلتر پرکاربرد موردنظر را انتخاب کنید.
- روی آیکن سطل زباله کلیک کنید.
- فیلتر انتخابشده از فیلترهای پرکاربرد حذف میشود.
این گزینه مربوط به مدیریت فیلترهای ذخیرهشده است و برای حذف خود فرایند استفاده نمیشود.
مدیر فرایند #
از قسمت مدیر فرایند میتوانید فرایندها را بر اساس مدیر آنها جستجو کنید.
اگر میخواهید فقط فرایندهایی را مشاهده کنید که مدیریت آنها بر عهده شخص مشخصی است، مدیر موردنظر را از این قسمت انتخاب کنید.
نام فرایند #
در قسمت نام فرایند میتوانید نام فرایند موردنظر را وارد کنید.
این فیلد زمانی کاربرد دارد که نام فرایند را میدانید و میخواهید نتایج را بر اساس آن محدود کنید.
فرایند وابسته #
در قسمت فرایند وابسته میتوانید فرایندها را بر اساس ارتباط آنها با یک فرایند دیگر جستجو کنید.
در صورتی که فرایند موردنظر وابسته به فرایند دیگری باشد، از این فیلد برای محدود کردن نتایج استفاده میشود.
جستجو بر اساس تاریخ #
برای جستجوی فرایندها در یک بازه زمانی مشخص، ابتدا از فیلد تاریخ، نوع تاریخ موردنظر را انتخاب کنید.
در تصویر، گزینه تاریخ ثبت نمایش داده شده است.
پس از انتخاب نوع تاریخ، در قسمت پایین آن دو فیلد در اختیار شما قرار میگیرد:
از تاریخ: تاریخ شروع بازه موردنظر را وارد کنید.
تا: تاریخ پایان بازه موردنظر را وارد کنید.
به این ترتیب فقط فرایندهایی که تاریخ آنها در محدوده مشخصشده قرار داشته باشد در نتایج نمایش داده میشوند.
حذفشدهها #
در پایین آیتمهای جستجو گزینه حذفشدهها قرار دارد.
با فعال کردن این گزینه میتوانید جستجو را در میان فرایندهای حذفشده نیز انجام دهید.
در حالت عادی نیازی به فعال کردن این گزینه نیست؛ تنها زمانی از آن استفاده کنید که قصد بررسی فرایندهای حذفشده را داشته باشید.
انجام جستجو #
پس از مشخص کردن شرایط موردنظر:
- فیلد یا فیلدهای موردنیاز را تکمیل کنید.
- در صورت نیاز وضعیت، علت، نوع فرایند، مدیر فرایند و سایر فیلترها را انتخاب کنید.
- در صورت نیاز بازه زمانی را مشخص کنید.
- روی دکمه جستجو کلیک کنید.
- سیستم فرایندهایی را که با شرایط تعیینشده مطابقت دارند در قسمت نتایج نمایش میدهد.
نکته: لازم نیست تمام آیتمهای جستجو را تکمیل کنید. حتی با انتخاب یک فیلد نیز میتوانید جستجو را انجام دهید.
نمایش بر روی نقشه #
در کنار دکمه جستجو، گزینه نمایش بر روی نقشه قرار دارد.
این گزینه برای نمایش اطلاعات مرتبط با نتایج جستجو بر روی نقشه در نظر گرفته شده است.
نکات مهم در لیست فرایندها #
- بخش آیتمهای جستجو برای محدود کردن و دقیقتر کردن نتایج استفاده میشود.
- تکمیل تمام فیلدهای جستجو الزامی نیست.
- علامت + کنار وضعیت برای تعریف و مدیریت وضعیتهای فرایند است.
- علامت + کنار علت برای تعریف علتهای مرتبط با وضعیت انتخابشده است.
- علتها بر اساس وضعیت فرایند تعریف و انتخاب میشوند.
- سطل زباله قرمز در قسمت فیلتر پرکاربرد، برای حذف فیلتر پرکاربرد انتخابشده است و ارتباطی با حذف خود فرایند ندارد.
- گزینه اضافه شود به فیلتر پرکاربرد برای ذخیره تنظیمات جستجوی پرتکرار استفاده میشود.
- گزینه حذفشدهها برای جستجو و مشاهده فرایندهای حذفشده کاربرد دارد.
- برای جستجوی سریع یک فرایند مشخص، در صورت در اختیار داشتن کد فرایند یا کد رهگیری میتوانید از این فیلدها استفاده کنید.
ثبت ديدگاه