برای ثبت پیشفاکتور خرید، ابتدا از مسیر زیر وارد بخش مربوطه شوید:
فروش → پیشفاکتور خرید → ثبت پیشفاکتور خرید
در این بخش میتوانید اطلاعات مربوط به خرید کالا یا خدمات از تامینکننده را قبل از ثبت نهایی خرید وارد کنید.
پیشفاکتور خرید شامل اطلاعاتی مانند طرف حساب، نوع، وضعیت، اطلاعات کالا یا خدمات، قیمت، تخفیف، مالیات، شرایط تسویه، آدرس، اطلاعات چاپ و سایر اطلاعات تکمیلی است.
اطلاعات اصلی پیشفاکتور خرید #
طرف حساب #
در قسمت طرف حساب، شخص یا شرکتی که خرید از آن انجام میشود را انتخاب کنید.
برای تعریف طرف حساب جدید، روی علامت + سبز کنار فیلد کلیک کنید.
در صفحه بازشده امکانات زیر در دسترس است:
- افزودن طرف حساب جدید: اطلاعات شخص یا شرکت جدید را وارد کرده و ثبت کنید.
- ویرایش اطلاعات طرف حساب: اطلاعات ثبتشده طرف حساب را اصلاح کنید.
- انتخاب طرف حساب: پس از تعریف، طرف حساب موردنظر را از لیست انتخاب کنید.
انتخاب صحیح طرف حساب باعث میشود اطلاعات خرید، سوابق مالی و ارتباطات بعدی به شخص یا شرکت درست مرتبط شود.
نوع #
در قسمت نوع، نوع پیشفاکتور خرید را مشخص کنید.
برای مدیریت انواع، روی علامت + سبز کنار فیلد نوع کلیک کنید.
در صفحه مدیریت نوع امکانات زیر وجود دارد:
- افزودن نوع جدید: عنوان نوع جدید را وارد کرده و روی گزینه ثبت کلیک کنید.
- حذف نوع: نوع موردنظر را انتخاب کرده و از قسمت عملیات حذف کنید.
- اولویت: ترتیب نمایش انواع را مشخص میکند.
- عنوان نمایشی در قالب چاپ: عنوانی که هنگام چاپ نمایش داده میشود.
- پیشفرض: مشخص میکند کدام نوع بهصورت پیشفرض انتخاب شود.
- فعال: با غیرفعال کردن گزینه فعال، نوع موردنظر از لیست انتخاب حذف میشود.
تاریخ #
در قسمت تاریخ، تاریخ ثبت پیشفاکتور خرید را مشخص کنید.
این تاریخ در گزارشها، سوابق خرید و گردشهای مالی مورد استفاده قرار میگیرد.
وضعیت #
در قسمت وضعیت، وضعیت فعلی پیشفاکتور خرید را مشخص کنید.
برای مدیریت وضعیتها روی علامت + سبز کلیک کنید.
امکانات مدیریت وضعیت شامل:
- افزودن وضعیت جدید
- تغییر وضعیتهای موجود
- فعال یا غیرفعال کردن وضعیتها
از وضعیت برای مشخص کردن مرحله پیشفاکتور مانند بررسی، تایید، انتظار تایید یا سایر مراحل فرآیند خرید استفاده میشود.
سبد کالا #
قسمت سبد کالا برای انتخاب کالاهای ثبتشده در سبد خرید استفاده میشود.
در صورت وجود کالاهای آماده در سبد، میتوانید آنها را انتخاب کرده و به پیشفاکتور اضافه کنید.
ثبت کالا یا خدمات در پیشفاکتور #
برای اضافه کردن کالا یا خدمات، از بخش جدول روی گزینه افزودن سطر کلیک کنید.
پس از ایجاد سطر جدید، اطلاعات کالا یا خدمات را وارد کنید.
انبار #
در قسمت انبار، انبار مربوط به کالا را انتخاب کنید.
این گزینه مشخص میکند کالا مربوط به کدام انبار ثبت شود.
کالا #
در قسمت کالا، کالا یا خدمات موردنظر را انتخاب کنید.
با انتخاب کالا، اطلاعات مرتبط مانند واحد، قیمت و سایر مشخصات کالا نمایش داده میشود.
تعداد #
در قسمت تعداد، مقدار کالای خریداریشده را وارد کنید.
تعداد فرعی #
در قسمت تعداد فرعی، تعداد فرعی کالا در صورت استفاده از واحدهای چندگانه ثبت میشود.
فی #
در قسمت فی، قیمت واحد کالا یا خدمات را وارد کنید.
تخفیف فی #
در قسمت تخفیف فی، مقدار تخفیف اعمالشده روی قیمت واحد کالا را وارد کنید.
مالیات #
در قسمت مالیات، مقدار مالیات مربوط به کالا یا خدمات مشخص میشود.
شرح #
در قسمت شرح میتوانید توضیحات تکمیلی مربوط به کالا یا خدمات را وارد کنید.
برای مثال:
- توضیحات فنی
- شرایط خرید
- توضیحات مربوط به کالا
نوع #
در قسمت نوع، نوع کالا یا خدمت را مشخص میکنید.
برای مدیریت انواع، از علامت + سبز کنار این فیلد استفاده کنید.
افزودن سطر #
با انتخاب گزینه افزودن سطر میتوانید چندین کالا یا خدمت را به یک پیشفاکتور اضافه کنید.
آدرس #
از سربرگ آدرس میتوانید اطلاعات آدرس مرتبط با پیشفاکتور را ثبت کنید.
اطلاعات این بخش شامل موارد زیر است:
کشور #
کشور مربوط به آدرس را انتخاب کنید.
استان #
استان را انتخاب کنید.
شهر #
شهر مربوط به آدرس را مشخص کنید.
منطقه #
در صورت نیاز منطقه را انتخاب کنید.
آدرس #
آدرس کامل را وارد کنید.
کدپستی #
کدپستی محل را ثبت کنید.
تلفن #
شماره تماس مربوط به آدرس را وارد کنید.
فاکس #
شماره فاکس را ثبت کنید.
متفرقه #
در بخش متفرقه اطلاعات تکمیلی پیشفاکتور خرید ثبت میشود.
این بخش شامل موارد زیر است:
قالب چاپ #
قالب موردنظر برای چاپ پیشفاکتور را انتخاب کنید.
کد پیشفاکتور #
شماره یا کد اختصاصی پیشفاکتور را نمایش میدهد یا ثبت میکند.
معرف #
در صورت وجود معرف، شخص معرف را انتخاب کنید.
پیگیریکننده #
شخص مسئول پیگیری پیشفاکتور را مشخص کنید.
انتخاب شعبه #
شعبه مربوط به ثبت پیشفاکتور را انتخاب کنید.
ارز #
واحد پول مورد استفاده در پیشفاکتور را مشخص کنید.
نرخ تبدیل ارز به ریال #
در صورت استفاده از ارز خارجی، نرخ تبدیل ارز را وارد کنید.
توضیحات #
در قسمت توضیحات میتوانید توضیحات کلی مربوط به پیشفاکتور را وارد کنید.
برای مثال:
- شرایط خرید
- توافقات انجامشده
- توضیحات تکمیلی
اضافه شود به توضیحات کاربرد #
با فعال کردن این گزینه، توضیحات ثبتشده در بخش توضیحات هنگام استفادههای بعدی قابل استفاده خواهد بود.
فایل اکسل #
برای ثبت سریع کالاها میتوانید از گزینه انتخاب فایل اکسل استفاده کنید.
مراحل:
- روی گزینه انتخاب فایل کلیک کنید.
- فایل اکسل آماده را انتخاب کنید.
- اطلاعات کالاها از فایل خوانده شده و در جدول ثبت میشود.
برای دریافت قالب استاندارد، میتوانید فایل نمونه اکسل را دانلود کنید.
گزینههای پایین فرم #
در پایین صفحه گزینههای زیر وجود دارد:
پس از ثبت پیامک ارسال شود #
با فعال کردن این گزینه، پس از ثبت پیشفاکتور پیامک ارسال میشود.
پس از ثبت در WhatsApp ارسال شود #
با فعال کردن این گزینه، اطلاعات پیشفاکتور پس از ثبت از طریق واتساپ ارسال میشود.
کالاهای با موجودی صفر نمایش داده نشوند #
با فعال کردن این گزینه، کالاهایی که موجودی آنها صفر است در انتخاب کالا نمایش داده نمیشوند.
دکمههای بالای فرم #
ثبت #
با انتخاب این گزینه، پیشفاکتور خرید ذخیره میشود.
ذخیره #
برای ذخیره اطلاعات واردشده استفاده میشود.
محاسبه قیمت #
با استفاده از این گزینه، محاسبات مربوط به قیمت، تخفیف، مالیات و مبلغ نهایی انجام میشود.
حذف تخفیف سطرها #
با انتخاب این گزینه، تخفیفهای ثبتشده روی سطرهای کالا حذف میشوند.
نکات مهم ثبت پیشفاکتور خرید #
- قبل از ثبت، طرف حساب صحیح را انتخاب کنید.
- کالاها و خدمات را با دقت انتخاب کنید.
- انبار مربوط به کالا را بررسی کنید.
- قیمت، تعداد، تخفیف و مالیات را قبل از ثبت نهایی کنترل کنید.
- در صورت نیاز از فایل اکسل برای ثبت سریع کالاها استفاده کنید.
- وضعیت پیشفاکتور را متناسب با مرحله فرآیند خرید انتخاب کنید.
- در پایان حتماً گزینه ثبت را انتخاب کنید تا اطلاعات ذخیره شود.
ثبت ديدگاه