بخش فرایند جدید در اتوماسیون اداری برای ثبت و ایجاد یک فرایند جدید برای اشخاص یا پرسنل سازمان استفاده میشود. در این قسمت میتوانید نوع فرایند، شخص مرتبط، پرسنل مربوطه، مدیر فرایند، میزان اهمیت، تاریخ پایان و توضیحات را مشخص کرده و فرایند را در سیستم ثبت کنید.
نحوه دسترسی به فرایند جدید #
برای ثبت فرایند جدید:
- وارد بخش اتوماسیون اداری شوید.
- از منوی فرایند، گزینه فرایند جدید را انتخاب کنید.
- صفحه فرایند جدید نمایش داده میشود.
- اطلاعات موردنیاز را تکمیل کرده و در پایان روی دکمه ثبت کلیک کنید.
مسیر دسترسی:
اتوماسیون اداری ← فرایند ← فرایند جدید
نوع فرایند #
در قسمت نوع فرایند، نوع فرایندی را که قصد ایجاد آن دارید از لیست انتخاب کنید.
نوع فرایند مشخص میکند فرایند ثبتشده مربوط به چه موضوع یا گردش کاری است.
نام شخص #
در قسمت نام شخص میتوانید شخصی را که این فرایند با او مرتبط است انتخاب کنید.
با کلیک روی آیکن شخص در کنار این فیلد، پنجره ثبت شخص سریع باز میشود.
در این پنجره میتوانید اطلاعات شخص موردنظر را ثبت کنید. نحوه تکمیل اطلاعات و ثبت شخص، در بخش ثبت شخص بهصورت کامل توضیح داده شده است.
پس از ثبت یا انتخاب شخص، اطلاعات او برای استفاده در فرایند در دسترس خواهد بود.
پرسنل مربوطه #
در قسمت پرسنل مربوطه، پرسنلی را که این فرایند به او مرتبط است انتخاب کنید.
این فیلد برای مشخص کردن ارتباط فرایند با یکی از پرسنل سازمان مورد استفاده قرار میگیرد.
کد فرایند #
فیلد کد فرایند برای تعیین کد فرایند مورد استفاده قرار میگیرد.
در کنار این فیلد یک آیکن ایجاد خودکار قرار دارد. با کلیک روی این آیکن، سیستم بهصورت خودکار کد مناسب را ایجاد کرده و فیلد کد فرایند را تکمیل میکند.
بنابراین در صورت استفاده از تولید خودکار کد، نیازی به وارد کردن کد بهصورت دستی نیست.
نام فرایند #
در این قسمت، نام فرایند را وارد کنید. نام انتخابشده بهتر است بهگونهای باشد که موضوع و هدف فرایند بهراحتی قابل تشخیص باشد.
در کنار فیلد نام فرایند نیز یک آیکن قرار دارد. با کلیک روی این آیکن، سیستم مقدار این فیلد را بهصورت خودکار تکمیل میکند.
در صورت نیاز میتوانید نام فرایند را بهصورت دستی نیز وارد کنید.
مدیر فرایند * #
در قسمت مدیر فرایند، شخصی را که مسئول مدیریت و پیگیری فرایند است انتخاب کنید.
وجود علامت * در کنار این فیلد نشان میدهد که انتخاب مدیر فرایند الزامی است و برای ثبت فرایند باید این قسمت تکمیل شود.
مدیر فرایند، مسئول اصلی پیگیری فرایند ثبتشده در سیستم خواهد بود.
توضیحات #
در کادر توضیحات میتوانید اطلاعات تکمیلی مربوط به فرایند را وارد کنید.
برای مثال میتوانید موارد زیر را در این قسمت ثبت کنید:
- موضوع و هدف فرایند
- جزئیات درخواست
- اطلاعات موردنیاز برای پیگیری
- توضیحات تکمیلی برای مدیر یا مسئول فرایند
میزان اهمیت #
از قسمت میزان اهمیت، درجه اهمیت فرایند را مشخص کنید.
در تصویر، مقدار عادی برای این قسمت نمایش داده شده است. در صورت وجود گزینههای دیگر میتوانید متناسب با اهمیت موضوع، مقدار مناسب را انتخاب کنید.
تاریخ پایان #
در قسمت تاریخ پایان، تاریخی را که برای پایان یا تکمیل فرایند در نظر گرفته شده است مشخص کنید.
ثبت این تاریخ کمک میکند زمان مورد انتظار برای انجام فرایند مشخص باشد و پیگیری آن بر اساس زمانبندی انجام شود.
ثبت فرایند #
پس از تکمیل اطلاعات:
- نوع فرایند را انتخاب کنید.
- در صورت نیاز نام شخص و پرسنل مربوطه را مشخص کنید.
- کد فرایند و نام فرایند را وارد کنید یا با استفاده از آیکن کنار هر فیلد، اجازه دهید سیستم آن را بهصورت خودکار تکمیل کند.
- مدیر فرایند را انتخاب کنید.
- در صورت نیاز توضیحات، میزان اهمیت و تاریخ پایان را مشخص کنید.
- روی دکمه ثبت کلیک کنید.
پس از ثبت، فرایند با اطلاعات واردشده در سیستم ایجاد میشود.
نکات مهم در ثبت فرایند #
- فیلد مدیر فرایند دارای علامت
*است و باید تکمیل شود. - برای انتخاب یا ثبت شخص میتوانید از آیکن کنار نام شخص استفاده کنید.
- با کلیک روی آیکن کنار کد فرایند، کد فرایند بهصورت خودکار در فیلد مربوطه قرار میگیرد.
- با کلیک روی آیکن کنار نام فرایند نیز نام فرایند بهصورت خودکار در فیلد مربوطه قرار میگیرد.
- برای شناسایی بهتر فرایندها، بهتر است نام و توضیحات فرایند متناسب با موضوع آن ثبت شود.
ثبت ديدگاه