در بخش وظیفه تکرارشونده جدید میتوانید وظیفهای ایجاد کنید که در بازههای زمانی مشخص بهصورت خودکار تکرار شود.
این قابلیت برای فعالیتهایی مناسب است که باید بهصورت دورهای انجام شوند؛ برای مثال وظیفهای که هر چند روز یکبار باید تکرار شود.
نحوه ایجاد وظیفه تکرارشونده جدید #
برای ثبت وظیفه تکرارشونده جدید:
- از منوی اصلی وارد بخش CRM شوید.
- روی گزینه وظایف کلیک کنید.
- از گزینههای بازشده، وظیفه تکرارشونده جدید را انتخاب کنید.
- فرم ثبت وظیفه نمایش داده میشود.
- اطلاعات موردنیاز را در فیلدهای مربوطه تکمیل کنید.
1. سربرگ اطلاعات پایه #
در سربرگ اطلاعات پایه میتوانید مشخصات اصلی وظیفه، زمانبندی، نحوه تکرار، شخص مرتبط، مسئول پیگیری و سایر اطلاعات مربوط به وظیفه را وارد کنید.
نوع وظیفه #
در قسمت نوع وظیفه، نوع وظیفهای را که قصد ثبت آن را دارید انتخاب کنید.
نوع وظیفه به شما کمک میکند وظایف مختلف را دستهبندی کرده و نوع فعالیتی که باید انجام شود مشخص کنید.
برای مدیریت انواع وظیفه روی علامت + کنار فیلد نوع وظیفه کلیک کنید.
در صفحه بازشده امکانات زیر در دسترس است:
- افزودن نوع وظیفه جدید: در قسمت مربوط به نوع وظیفه، عنوان موردنظر را وارد کنید. سپس از قسمت گروهبندی، گروهی را که نوع وظیفه جدید باید در آن قرار گیرد انتخاب کرده و روی گزینه ثبت کلیک کنید.
- حذف نوع وظیفه: نوع وظیفه موردنظر را در لیست پیدا کرده و از قسمت عملیات روی آیکون سطل زباله قرمز کلیک کنید.
- اولویت: از این قسمت میتوانید ترتیب نمایش انواع وظیفه را مشخص کنید.
- عنوان نمایشی در قالب چاپ: هر عنوانی که در این قسمت وارد شود، هنگام چاپ بهعنوان عنوان آن نوع وظیفه نمایش داده میشود.
- پیشفرض: میتوانید یکی از انواع وظیفه را بهعنوان گزینه پیشفرض مشخص کنید.
- فعال: با برداشتن تیک آبی، نوع وظیفه موردنظر غیرفعال میشود و با فعال کردن مجدد تیک، دوباره در دسترس قرار میگیرد.
پس از ایجاد هرگونه تغییر، در انتهای صفحه روی گزینه بهروزرسانی کلیک کنید تا تغییرات اعمال و ذخیره شوند.
تاریخ یادآوری #
در قسمت تاریخ یادآوری، تاریخ و ساعتی را که میخواهید وظیفه در آن زمان یادآوری شود مشخص کنید.
برای وارد کردن تاریخ میتوانید از دو روش استفاده کنید:
- روی تاریخ موجود در فیلد کلیک کنید تا بخش انتخاب تاریخ باز شود و تاریخ موردنظر را انتخاب کنید.
- روی فیلد تاریخ کلیک کرده و تاریخ موردنظر را بهصورت دستی تایپ کنید.
برای وارد کردن ساعت نیز میتوانید از دو روش استفاده کنید:
- روی آیکون ساعت کلیک کرده و ساعت موردنظر را انتخاب کنید.
- روی ساعت درجشده در فیلد کلیک کرده و ساعت موردنظر را بهصورت دستی تایپ کنید.
مشاهده سایر وظایف در تاریخ یادآوری #
در قسمت تاریخ یادآوری، با کلیک روی آیکون تقویم میتوانید مشاهده کنید که در تاریخ انتخابشده چه وظایف دیگری ثبت شده است.
این قابلیت به شما کمک میکند قبل از ثبت وظیفه، سایر وظایف موجود در همان تاریخ را مشاهده کنید.
اتمام #
در قسمت اتمام، تاریخ و ساعت اتمام وظیفه را مشخص کنید.
زمان اتمام مشخص میکند وظیفه تا چه تاریخی و چه ساعتی باید انجام شود.
اگر زمان اتمام وظیفه سپری شود و وظیفه همچنان انجام نشده باشد، وظیفه بهعنوان وظیفه دارای تأخیر در نظر گرفته میشود.
بنابراین هنگام ثبت وظایف دارای مهلت مشخص، تاریخ و ساعت اتمام را متناسب با زمان موردنیاز برای انجام وظیفه وارد کنید.
تکرار #
در قسمت تکرار مشخص میکنید که این وظیفه هر چند روز یکبار تکرار شود.
برای مثال، اگر مشخص کنید وظیفه هر 7 روز تکرار شود، نرمافزار وظیفه را مطابق با بازه زمانی تعیینشده بهصورت تکرارشونده در نظر میگیرد.
این بخش یکی از اصلیترین تفاوتهای وظیفه تکرارشونده با وظیفه معمولی است.
مهلت انجام #
در قسمت مهلت انجام، تاریخ و ساعتی را مشخص میکنید که شخص مسئول تا آن زمان فرصت دارد وظیفه را انجام دهد.
این زمان مشخص میکند هر بار که وظیفه تکرار میشود، چه مدت برای انجام آن در نظر گرفته شده است.
پیوست #
در قسمت پیوست میتوانید فایلهای مرتبط با وظیفه را بارگذاری کنید.
اگر وظیفه دارای فایل، سند یا اطلاعات ضمیمه است:
- روی گزینه Choose File کلیک کنید.
- فایل موردنظر را از سیستم انتخاب کنید.
- فایل انتخابشده به وظیفه پیوست میشود.
موضوع #
در قسمت موضوع، عنوان یا موضوع مربوط به وظیفه را وارد کنید.
موضوع وظیفه را میتوانید به دو روش مشخص کنید:
- موضوع موردنظر را بهصورت دستی در فیلد موضوع وارد کنید.
- روی آیکون مداد کلیک کنید تا سیستم بر اساس مشخصاتی که برای وظیفه وارد کردهاید، موضوع وظیفه را ایجاد کند.
نام شخص #
در قسمت نام شخص، نام شخص یا شرکتی را انتخاب کنید که وظیفه با آن مرتبط است.
به این ترتیب وظیفه ثبتشده به پروفایل شخص یا شرکت موردنظر مرتبط خواهد شد.
اگر شخص یا شرکت موردنظر قبلاً در نرمافزار ثبت نشده است، روی علامت + کنار فیلد نام شخص کلیک کنید و شخص یا شرکت جدید را ثبت کنید.
پس از ثبت، میتوانید شخص یا شرکت ایجادشده را برای وظیفه انتخاب کنید.
پرسنل #
در قسمت پرسنل، پرسنل مربوط به شخص یا شرکتی را که قرار است با او ارتباط برقرار شود انتخاب کنید.
برای مثال، اگر وظیفه مربوط به پیگیری یک شرکت است و قرار است با یکی از پرسنل آن شرکت تماس گرفته شود، میتوانید همان پرسنل را در این قسمت انتخاب کنید.
قالب چاپ #
در قسمت قالب چاپ میتوانید برای وظایفی که بهصورت مکرر ثبت میشوند، قالبهای آماده تعریف کنید.
استفاده از قالب باعث میشود برای وظایف تکراری نیازی به تایپ مجدد متن موردنظر نداشته باشید و بتوانید از متنهای از قبل تعریفشده استفاده کنید.
برای مدیریت قالبها روی علامت + کنار قسمت قالب کلیک کنید.
در صفحه بازشده امکانات زیر در دسترس است:
- افزودن قالب جدید: روی علامت + کلیک کنید، عنوان و متن موردنظر برای قالب را وارد کرده و اطلاعات را ثبت کنید. پس از ثبت میتوانید از این قالب برای وظایف بعدی استفاده کنید.
- حذف قالب: قالب موردنظر را انتخاب کرده و روی آیکون سطل زباله کلیک کنید تا قالب حذف شود.
- ویرایش قالب: قالب موردنظر را انتخاب کرده و روی گزینه ویرایش کلیک کنید. سپس تغییرات موردنظر را در عنوان یا متن قالب اعمال کرده و اطلاعات را ثبت کنید.
با تعریف قالب برای وظایف تکراری، میتوانید در دفعات بعدی قالب موردنظر را انتخاب کرده و از متن آماده آن استفاده کنید.
پیگیریکننده #
در قسمت پیگیریکننده، شخص یا کاربری را که قرار است وظیفه را پیگیری کند انتخاب کنید.
با انتخاب پیگیریکننده مشخص میشود مسئول انجام یا پیگیری این وظیفه چه کسی است.
شرح وظیفه #
در کادر پایین صفحه میتوانید متن و توضیحات مربوط به وظیفه موردنظر را وارد کنید.
در این قسمت جزئیات کاری که باید انجام شود را تایپ کنید تا مسئول پیگیری بتواند اطلاعات موردنیاز برای انجام وظیفه را مشاهده کند.
ثبت وظیفه تکرارشونده #
پس از تکمیل اطلاعات وظیفه:
- نوع وظیفه را مشخص کنید.
- تاریخ و ساعت یادآوری را وارد کنید.
- در صورت نیاز، تاریخ و ساعت اتمام را مشخص کنید.
- در قسمت تکرار مشخص کنید وظیفه هر چند روز یکبار تکرار شود.
- در قسمت مهلت انجام، زمان مجاز برای انجام وظیفه را مشخص کنید.
- در صورت وجود، فایل مربوط به وظیفه را پیوست کنید.
- موضوع وظیفه را وارد کنید.
- شخص یا شرکت مرتبط با وظیفه را انتخاب کنید.
- در صورت نیاز، پرسنل مرتبط را مشخص کنید.
- قالب موردنظر را انتخاب کنید یا متن وظیفه را وارد کنید.
- پیگیریکننده وظیفه را مشخص کنید.
- در پایان روی گزینه ثبت کلیک کنید.
پس از انتخاب گزینه ثبت، وظیفه تکرارشونده با اطلاعات و زمانبندی مشخصشده در نرمافزار ذخیره میشود.
2. سربرگ اطلاعات تکمیلی #
در سربرگ اطلاعات تکمیلی میتوانید تنظیم کنید که اگر انجام وظیفه با تأخیر مواجه شد، برای اشخاص موردنظر پیامک اطلاعرسانی تأخیر ارسال شود.
در این بخش میتوانید مدتزمان تأخیر مجاز، متن پیامک و اشخاصی را که باید پیامک اطلاعرسانی برای آنها ارسال شود مشخص کنید.
مدت زمان تأخیر مجاز جهت انجام این فعالیت #
در قسمت مدت زمان تأخیر مجاز جهت انجام این فعالیت مشخص میکنید که پس از چند روز تأخیر در انجام وظیفه، پیامک اطلاعرسانی برای اشخاص موردنظر ارسال شود.
برای مثال، اگر مدت زمان تأخیر مجاز را 2 روز تعیین کنید، در صورتی که انجام وظیفه از مدت تعیینشده عبور کند، اطلاعرسانی تأخیر بر اساس تنظیمات این بخش انجام میشود.
متن پیامک تأخیر #
در قسمت متن پیامک تأخیر، متنی را که میخواهید هنگام تأخیر در انجام وظیفه برای اشخاص موردنظر ارسال شود وارد کنید.
متن واردشده بهعنوان پیام اطلاعرسانی تأخیر مورد استفاده قرار میگیرد.
اشخاصی که برای آنها پیامک آگاهی از تأخیر باید ارسال گردد #
در قسمت اشخاصی که برای آنها پیامک آگاهی از تأخیر باید ارسال گردد میتوانید مشخص کنید پیامک اطلاعرسانی تأخیر برای چه اشخاصی ارسال شود.
برای تعیین دریافتکنندگان پیامک میتوانید از پست سازمانی یا شماره موبایل استفاده کنید.
پست سازمانی #
در بخش پست سازمانی، پست یا پستهای سازمانی موردنظر را انتخاب کنید.
در صورت ایجاد تأخیر در انجام وظیفه، پیامک آگاهی از تأخیر برای اشخاص مرتبط با پستهای سازمانی انتخابشده ارسال میشود.
میتوانید بر اساس نیاز، یک یا چند پست سازمانی را برای دریافت پیامک اطلاعرسانی انتخاب کنید.
ارسال پیامک به شماره موبایل مشخص #
در بخش «برای این شماره موبایل هم پیامک آگاهی از تأخیر ارسال کن» میتوانید شماره موبایل شخص موردنظر را وارد کنید.
با وارد کردن شماره موبایل در این قسمت، پیامک آگاهی از تأخیر علاوه بر دریافتکنندگان تعیینشده، برای شماره موبایل واردشده نیز ارسال خواهد شد.
ثبت اطلاعات تکمیلی #
پس از انجام تنظیمات مربوط به اطلاعرسانی تأخیر:
- مدت زمان تأخیر مجاز جهت انجام این فعالیت را مشخص کنید.
- متن پیامک تأخیر را وارد کنید.
- پستهای سازمانی موردنظر برای دریافت پیامک را انتخاب کنید.
- در صورت نیاز، در قسمت «برای این شماره موبایل هم پیامک آگاهی از تأخیر ارسال کن» شماره موبایل موردنظر را وارد کنید.
- در پایان روی گزینه ثبت کلیک کنید.
پس از ثبت، تنظیمات مربوط به اطلاعرسانی تأخیر وظیفه ذخیره میشود.
نکات مهم ثبت وظیفه تکرارشونده #
- برای دسترسی به این بخش از مسیر CRM ← وظایف ← وظیفه تکرارشونده جدید استفاده کنید.
- وظیفه تکرارشونده برای فعالیتهایی مناسب است که باید در بازههای زمانی مشخص دوباره ایجاد یا انجام شوند.
- در قسمت تکرار مشخص کنید وظیفه هر چند روز یکبار تکرار شود.
- در قسمت مهلت انجام، مدتزمانی را که مسئول وظیفه برای انجام آن فرصت دارد مشخص کنید.
- تاریخ و ساعت یادآوری را با دقت وارد کنید.
- با استفاده از آیکون تقویم میتوانید وظایف دیگری را که در تاریخ انتخابشده ثبت شدهاند مشاهده کنید.
- اگر وظیفه دارای زمان پایان مشخص است، تاریخ و ساعت اتمام را وارد کنید.
- در صورت عبور از زمان اتمام و انجام نشدن وظیفه، وظیفه دارای تأخیر خواهد شد.
- میتوانید فایلهای مرتبط با وظیفه را از قسمت پیوست بارگذاری کنید.
- برای وظایف با متن مشابه، میتوانید از قالب چاپ استفاده کنید.
- شخص یا شرکت مرتبط، پرسنل مربوطه و پیگیریکننده را با دقت انتخاب کنید.
- در سربرگ اطلاعات تکمیلی میتوانید اطلاعرسانی پیامکی مربوط به تأخیر وظیفه را تنظیم کنید.
- برای تعیین دریافتکنندگان پیامک میتوانید از پست سازمانی یا شماره موبایل مشخص استفاده کنید.
- پس از تکمیل اطلاعات هر بخش، روی گزینه ثبت کلیک کنید تا اطلاعات در نرمافزار ذخیره شود.
ثبت ديدگاه