برای ثبت فاکتور فروش ساده، ابتدا از منوی فروش وارد بخش فاکتور فروش شوید و گزینه مربوط به ثبت فاکتور فروش ساده را انتخاب کنید.
در صفحه بازشده، اطلاعات مشتری، مشخصات فاکتور، کالاها یا خدمات، تعداد، قیمت، تخفیف و سایر اطلاعات موردنیاز را وارد کنید.
نام مشتری #
در قسمت نام مشتری، نام مشتری یا طرف حسابی که فاکتور برای او صادر میشود را انتخاب کنید.
اطلاعات این قسمت از اشخاص و شرکتهای ثبتشده در سیستم دریافت میشود.
در صورتی که مشتری موردنظر قبلاً در سیستم ثبت نشده است، میتوانید از علامت + سبز کنار فیلد طرف حساب برای ثبت شخص جدید استفاده کنید.
در صفحه بازشده اطلاعات شخص را وارد کرده و پس از ثبت، شخص جدید به لیست طرف حسابها اضافه میشود و میتوانید او را در فاکتور انتخاب کنید.
طرف حساب #
در قسمت طرف حساب، شخص یا شرکتی که فاکتور به نام او صادر میشود را انتخاب کنید.
برای تعریف طرف حساب جدید، روی علامت + سبز کنار این قسمت کلیک کنید.
پنجره ثبت شخص سریع باز میشود و میتوانید اطلاعات شخص جدید را ثبت کنید.
در این قسمت اطلاعاتی مانند موارد زیر قابل ثبت است:
- نوع شخص، شامل حقیقی یا حقوقی
- پیشوند
- نام و نام خانوادگی
- دسته
- موبایل
- کشور
- استان
- شهر
- منطقه
- خیابان اصلی
- کدپستی
- ادامه آدرس
- اطلاعات پرسنل
پس از تکمیل اطلاعات، روی گزینه ثبت و جدید کلیک کنید تا طرف حساب جدید ثبت شود.
موبایل #
در قسمت موبایل، شماره موبایل مشتری نمایش داده یا ثبت میشود.
این شماره میتواند برای ارتباط با مشتری و ارسال اطلاعات مربوط به فاکتور مورد استفاده قرار گیرد.
تاریخ #
در قسمت تاریخ، تاریخ صدور فاکتور مشخص میشود.
بهصورت پیشفرض تاریخ روز در این قسمت قرار میگیرد. در صورت نیاز میتوانید تاریخ موردنظر را تغییر دهید.
نوع #
در قسمت نوع، نوع فاکتور را انتخاب کنید.
این فیلد برای دستهبندی فاکتورها و تفکیک انواع اسناد فروش مورد استفاده قرار میگیرد.
برای تعریف یا مدیریت نوعها، روی علامت + سبز کنار فیلد نوع کلیک کنید.
در صفحه بازشده میتوانید نوع جدیدی تعریف کنید.
افزودن نوع جدید #
در قسمت جدید، عنوان نوع موردنظر را وارد کنید.
سپس:
- از قسمت انتخاب رنگ، رنگ موردنظر را مشخص کنید.
- در صورت نیاز گزینه رسمی است و در دفاتر قانونی آورده شود را فعال کنید.
- روی گزینه ثبت کلیک کنید.
پس از ثبت، نوع جدید به لیست نوعها اضافه میشود.
در جدول پایین این صفحه نیز میتوانید تنظیمات نوعهای تعریفشده را مدیریت کنید.
موارد قابل مدیریت شامل:
- فعال: مشخص میکند نوع موردنظر فعال باشد یا خیر.
- شناسه: شناسه مربوط به نوع تعریفشده را نمایش میدهد.
- کد: برای مشخص کردن کد نوع استفاده میشود.
- پیشفرض: مشخص میکند کدام نوع بهصورت پیشفرض انتخاب شود.
- عنوان: عنوان نوع تعریفشده را نمایش میدهد.
- رنگ: رنگ اختصاص دادهشده به نوع را مشخص میکند.
- عنوان نمایشی در قالبهای چاپ: عنوانی است که هنگام چاپ نمایش داده میشود.
- نوع: نوع مربوط به گزینه تعریفشده را مشخص میکند.
- رسمی: مشخص میکند گزینه موردنظر رسمی است یا خیر.
- اولویت: ترتیب نمایش گزینهها را مشخص میکند.
نوع فروش #
در قسمت نوع فروش، نوع یا روش فروش انجامشده را انتخاب کنید.
این قسمت برای تفکیک فروشها بر اساس نوع فرآیند فروش استفاده میشود.
برای مثال، بر اساس تنظیمات مجموعه ممکن است انواع مختلفی از فروش در این قسمت تعریف شده باشد.
برای تعریف یا مدیریت نوع فروش، روی علامت + سبز کنار فیلد نوع فروش کلیک کنید.
افزودن نوع فروش جدید #
در صفحه بازشده:
- در قسمت جدید، عنوان نوع فروش را وارد کنید.
- از قسمت انتخاب رنگ، رنگ موردنظر را انتخاب کنید.
- روی گزینه ثبت کلیک کنید.
پس از ثبت، نوع فروش جدید به لیست اضافه میشود.
در جدول پایین صفحه نیز امکان مدیریت موارد زیر وجود دارد:
- فعال
- شناسه
- کد
- پیشفرض
- عنوان
- رنگ
- عنوان نمایشی در قالبهای چاپ
- نوع
- اولویت
سبد کالا #
در قسمت سبد کالا، در صورت استفاده از سبدهای کالایی تعریفشده، سبد موردنظر را انتخاب کنید.
این قسمت برای انتخاب و مدیریت بهتر گروهی از کالاها یا خدمات قابل استفاده است.
توضیحات #
در قسمت توضیحات، توضیحات تکمیلی مربوط به فاکتور را وارد کنید.
برای مثال میتوانید موارد زیر را ثبت کنید:
- شرایط خاص فروش
- توضیحات مربوط به مشتری
- شرایط تحویل
- توافقات انجامشده با مشتری
- توضیحات مربوط به سفارش
- سایر نکات موردنیاز
اضافه شود به توضیحات پرکاربرد #
در صورتی که توضیح واردشده قرار است در فاکتورهای دیگر نیز استفاده شود، گزینه اضافه شود به توضیحات پرکاربرد را فعال کنید.
با این کار، متن موردنظر در توضیحات پرکاربرد ذخیره میشود و در دفعات بعد میتوانید بدون تایپ مجدد از آن استفاده کنید.
انبار #
در قسمت انبار، انباری را که کالا قرار است از آن انتخاب یا خارج شود مشخص کنید.
برای مثال:
- انبار مرکزی
- انبار شعبه
- انبار فروش
انتخاب صحیح انبار اهمیت زیادی دارد، زیرا موجودی کالاها بر اساس انبار انتخابشده کنترل میشود.
سطح قیمت #
در قسمت سطح قیمت، سطح قیمت موردنظر برای محاسبه قیمت کالاها را انتخاب کنید.
سطوح قیمت بر اساس تنظیمات مجموعه میتوانند متفاوت باشند.
برای مثال ممکن است شامل موارد زیر باشند:
- قیمت فروش
- قیمت همکاری
- قیمت نمایندگی
- قیمت مصرفکننده
پس از انتخاب سطح قیمت، قیمت کالاها بر اساس سطح انتخابشده در فاکتور مورد استفاده قرار میگیرد.
بارکد (QR) #
در قسمت بارکد (QR) میتوانید از بارکد کالا برای انتخاب سریعتر کالا استفاده کنید.
در صورت استفاده از بارکدخوان، بارکد کالا را اسکن کنید تا کالای مربوطه سریعتر در فاکتور شناسایی شود.
جدول کالاها و خدمات #
در بخش جدول، کالاها یا خدماتی که قرار است در فاکتور ثبت شوند وارد میشوند.
برای هر کالا یا خدمت یک ردیف در جدول ایجاد میشود.
ترتیب #
در قسمت ترتیب، ترتیب نمایش کالا یا خدمت در فاکتور مشخص میشود.
کالا #
در قسمت کالا، کالا یا خدمت موردنظر را انتخاب کنید.
کالاها از لیست کالاها و خدمات تعریفشده در سیستم انتخاب میشوند.
توضیحات #
در قسمت توضیحات هر ردیف میتوانید توضیح اختصاصی مربوط به همان کالا یا خدمت را وارد کنید.
برای مثال:
- مدل کالا
- مشخصات فنی
- رنگ
- شرایط تحویل
- توضیحات اختصاصی سفارش
واحد اصلی #
در قسمت واحد اصلی، واحد اندازهگیری اصلی کالا نمایش داده میشود.
برای مثال:
- عدد
- دستگاه
- متر
- کیلوگرم
- بسته
تعداد اصلی #
در قسمت تعداد اصلی، تعداد کالای فروختهشده را وارد کنید.
برای مثال، اگر ۵ عدد از یک کالا فروخته شده است، مقدار ۵ را در این قسمت وارد کنید.
فی #
در قسمت فی، قیمت واحد کالا یا خدمت وارد یا نمایش داده میشود.
مبلغ این قسمت میتواند بر اساس کالا و سطح قیمت انتخابشده تعیین شود.
تخفیف فی #
در قسمت تخفیف فی، میزان تخفیف مربوط به هر واحد کالا وارد میشود.
فی پس از تخفیف #
در قسمت فی پس از تخفیف، قیمت هر واحد کالا پس از اعمال تخفیف نمایش داده میشود.
مبلغ کل #
در قسمت مبلغ کل، مبلغ مربوط به کل تعداد کالا محاسبه میشود.
مبلغ کل بر اساس تعداد، قیمت واحد و تخفیفهای اعمالشده محاسبه خواهد شد.
مالیات #
در قسمت مالیات، مبلغ مالیات مربوط به کالا یا خدمت نمایش داده میشود.
جمع کل #
در قسمت جمع کل، مبلغ نهایی ردیف پس از اعمال محاسبات مربوط به تعداد، قیمت، تخفیف و مالیات نمایش داده میشود.
ارسال پیامک پس از ثبت #
در پایین جدول گزینه پس از ثبت، پیامک ارسال شود وجود دارد.
در صورتی که میخواهید پس از ثبت فاکتور برای مشتری پیامک ارسال شود، این گزینه را فعال کنید.
ارسال از طریق WhatsApp پس از ثبت #
با فعال کردن گزینه پس از ثبت، در WhatsApp ارسال شود، امکان ارسال اطلاعات مربوط به فاکتور از طریق WhatsApp پس از ثبت فراهم میشود.
برای استفاده از این قابلیت، اطلاعات تماس مشتری باید بهدرستی ثبت شده باشد.
کالاهای با موجودی صفر نمایش داده نشوند #
با فعال کردن گزینه کالاهای با موجودی صفر نمایش داده نشوند، کالاهایی که موجودی آنها صفر است هنگام انتخاب کالا نمایش داده نمیشوند.
این گزینه میتواند از انتخاب اشتباه کالای فاقد موجودی جلوگیری کند.
تخفیف هر ردیف به درصد #
در قسمت تخفیف هر ردیف به درصد میتوانید درصد تخفیفی را مشخص کنید که روی ردیفهای فاکتور اعمال شود.
برای مثال اگر مقدار ۱۰ وارد شود، تخفیف مربوطه بر اساس درصد تعیینشده محاسبه میشود.
تخفیف کلی تسویه به ریال #
در قسمت تخفیف کلی تسویه به ریال میتوانید مبلغ تخفیف کلی فاکتور را بهصورت ریالی وارد کنید.
این تخفیف در سطح کلی فاکتور اعمال میشود و با تخفیف هر ردیف تفاوت دارد.
اطلاعات متفرقه فاکتور #
در سربرگ متفرقه، اطلاعات تکمیلی مربوط به فاکتور قابل ثبت است.
عنوان #
در قسمت عنوان میتوانید عنوانی برای فاکتور وارد کنید.
این عنوان برای مشخص شدن موضوع یا کاربرد فاکتور استفاده میشود.
کد پیش فاکتور #
در قسمت کد پیش فاکتور، در صورتی که فاکتور بر اساس یک پیشفاکتور ایجاد شده باشد، اطلاعات مربوط به پیشفاکتور قابل مشاهده یا ثبت است.
معرفی (بازاریاب خارج از سازمان) #
در این قسمت میتوانید فرد یا مرجعی را که مشتری را به مجموعه معرفی کرده است مشخص کنید.
این فیلد برای ثبت معرف یا بازاریاب خارج از سازمان قابل استفاده است.
پیگیریکننده #
در قسمت پیگیریکننده، کاربری که مسئول پیگیری این فروش یا فاکتور است مشخص میشود.
شعبه #
در قسمت شعبه، شعبه مرتبط با فاکتور را انتخاب کنید.
برای مثال در صورتی که مجموعه دارای چند شعبه باشد، مشخص میشود فروش مربوط به کدام شعبه است.
ارز #
در قسمت ارز، واحد پولی فاکتور مشخص میشود.
برای مثال در فاکتورهای ریالی، گزینه ریال انتخاب میشود.
نرخ تبدیل ارز انتخابی به ارز پایه #
در صورتی که ارز انتخابشده با ارز پایه سیستم متفاوت باشد، نرخ تبدیل ارز در این قسمت مشخص میشود.
رفرنس #
در قسمت رفرنس میتوانید شماره یا اطلاعات مرجع مرتبط با فاکتور را وارد کنید.
تحویل #
در قسمت تحویل، تاریخ تحویل کالا یا خدمات به مشتری مشخص میشود.
ویزیتور #
در قسمت ویزیتور، کارشناس یا ویزیتور مرتبط با فروش را انتخاب کنید.
نحوه تسویه #
در قسمت نحوه تسویه، روش تسویه فاکتور مشخص میشود.
تسویه #
این قسمت برای ثبت یا نمایش اطلاعات مرتبط با تسویه فاکتور مورد استفاده قرار میگیرد.
مأمور وصول #
در قسمت مأمور وصول، شخص مسئول پیگیری و وصول مبلغ فاکتور را انتخاب کنید.
مأمور نصب و راهاندازی #
در قسمت مأمور نصب و راهاندازی، در صورتی که کالا یا خدمت نیاز به نصب یا راهاندازی داشته باشد، فرد مسئول را انتخاب کنید.
الگو مورد حساب (وجهدریافت) #
در این قسمت، الگوی مربوط به حساب یا فرآیند دریافت وجه انتخاب میشود.
گزینههای این بخش بر اساس تنظیمات انجامشده در سیستم در دسترس خواهند بود.
نوع مورد حساب (وجهدریافت) #
در قسمت نوع مورد حساب (وجهدریافت)، نوع مربوط به دریافت وجه را انتخاب کنید.
روش تسویه (وجهدریافت) #
در قسمت روش تسویه (وجهدریافت)، روش تسویه مربوط به دریافت وجه مشخص میشود.
آدرس #
در سربرگ آدرس میتوانید اطلاعات مربوط به آدرس تحویل یا آدرس مرتبط با فاکتور را مشاهده یا ثبت کنید.
آدرس #
در قسمت آدرس، آدرس موردنظر را انتخاب کنید.
کشور #
در قسمت کشور، کشور مربوط به آدرس را انتخاب کنید.
استان #
در قسمت استان، استان مربوط به آدرس را انتخاب کنید.
شهر #
در قسمت شهر، شهر مربوط به آدرس را انتخاب کنید.
منطقه #
در قسمت منطقه، منطقه مربوط به آدرس را انتخاب کنید.
آدرس کامل #
در قسمت آدرس، جزئیات آدرس مشتری یا محل تحویل کالا را وارد کنید.
کدپستی #
در قسمت کدپستی، کدپستی مربوط به آدرس را وارد کنید.
تلفن #
در قسمت تلفن، شماره تلفن مربوط به آدرس را وارد کنید.
فاکس #
در قسمت فاکس، در صورت وجود، شماره فکس مشتری را وارد کنید.
فیلدهای اختصاصی #
در سربرگ فیلدهای اختصاصی، فیلدهایی که بهصورت اختصاصی برای مجموعه تعریف شدهاند نمایش داده میشوند.
محتویات این قسمت میتواند بر اساس تنظیمات هر مجموعه متفاوت باشد.
ایمپورت از اکسل #
در سربرگ ایمپورت از اکسل امکان ورود اطلاعات کالاهای فاکتور از طریق فایل Excel وجود دارد.
ابتدا روی Choose File کلیک کرده و فایل Excel موردنظر را انتخاب کنید.
سپس عملیات ورود اطلاعات را انجام دهید.
در همان صفحه، امکان دریافت فایل اکسل نمونه نیز در نظر گرفته شده است تا اطلاعات را مطابق ساختار موردنیاز سیستم آماده کنید.
سود مورد انتظار و تخفیفهای پلکانی #
در بخشی از فرم، اطلاعات محاسباتی مربوط به فروش نمایش داده میشود.
مواردی مانند:
- سود مورد انتظار
- تخفیف کلی سوم به درصد (پلکانی)
- تخفیف کلی دوم به درصد (پلکانی)
- تخفیف کلی چهارم به درصد (پلکانی)
در این قسمت قابل مشاهده هستند.
این موارد بر اساس تنظیمات و محاسبات مربوط به فاکتور مورد استفاده قرار میگیرند.
دکمههای پایین فرم #
ثبت #
پس از تکمیل اطلاعات فاکتور، روی گزینه ثبت کلیک کنید.
با انتخاب این گزینه اطلاعات فاکتور در سیستم ثبت میشود.
ذخیره #
از گزینه ذخیره برای ذخیره اطلاعات واردشده در فرم استفاده کنید.
محاسبه قیمت #
با انتخاب گزینه محاسبه قیمت، محاسبات مربوط به قیمت کالاها، تخفیفها و مبالغ فاکتور مجدداً انجام میشود.
حذف تخفیف سطرها #
با انتخاب گزینه حذف تخفیف سطرها، تخفیفهای اعمالشده روی ردیفهای کالا حذف میشوند.
نکات مهم ثبت فاکتور فروش ساده #
- قبل از ثبت فاکتور، از انتخاب صحیح مشتری یا طرف حساب اطمینان حاصل کنید.
- اگر مشتری در سیستم وجود ندارد، از علامت + سبز کنار طرف حساب برای ثبت شخص جدید استفاده کنید.
- نوع فاکتور را متناسب با سند موردنظر انتخاب کنید.
- در صورت نیاز به تعریف نوع جدید، از علامت + سبز کنار نوع استفاده کنید.
- نوع فروش را متناسب با فرآیند فروش انتخاب کنید.
- در صورت نیاز به تعریف نوع فروش جدید، از علامت + سبز کنار نوع فروش استفاده کنید.
- انبار را با دقت انتخاب کنید تا موجودی کالاها بر اساس انبار صحیح کنترل شود.
- سطح قیمت مناسب را قبل از انتخاب یا محاسبه قیمت کالاها مشخص کنید.
- تعداد، قیمت، تخفیف و مالیات هر ردیف را قبل از ثبت نهایی بررسی کنید.
- تخفیف ردیفی و تخفیف کلی فاکتور را با یکدیگر اشتباه نگیرید.
- اگر نمیخواهید کالاهای فاقد موجودی در لیست کالاها نمایش داده شوند، گزینه کالاهای با موجودی صفر نمایش داده نشوند را فعال کنید.
- در صورت نیاز به ارسال پیامک پس از ثبت، گزینه مربوط به پیامک را فعال کنید.
- در صورت نیاز به ارسال از طریق WhatsApp، گزینه مربوط به WhatsApp را فعال کنید.
- در سربرگ متفرقه اطلاعات تکمیلی مانند پیگیریکننده، شعبه، ارز، ویزیتور، نحوه تسویه، مأمور وصول و مأمور نصب و راهاندازی را بررسی کنید.
- در صورت نیاز، اطلاعات محل تحویل را از سربرگ آدرس تکمیل کنید.
- برای ورود گروهی اطلاعات کالاها میتوانید از سربرگ ایمپورت از اکسل استفاده کنید.
- قبل از ثبت نهایی، از گزینه محاسبه قیمت برای بررسی مجدد محاسبات استفاده کنید.
- در پایان حتماً روی گزینه ثبت کلیک کنید تا فاکتور فروش در سیستم ثبت شود.
ثبت ديدگاه