در بخش ارسال ایمیل میتوانید از طریق حسابهای ایمیل تعریفشده در نرمافزار، برای یک یا چند گیرنده ایمیل ارسال کنید.
در این بخش امکان استفاده از قالب نامه، پیوست فایل، CC، ارسال زمانبندیشده، ارسال تستی و تمپلیتهای آماده نیز وجود دارد.
ورود به بخش ارسال ایمیل
برای دسترسی به این بخش:
- از منوی اصلی وارد بخش CRM شوید.
- گزینه ایمیل را انتخاب کنید.
- روی گزینه ارسال ایمیل کلیک کنید.
در صفحه بازشده میتوانید اطلاعات مربوط به ایمیل را تکمیل کرده و آن را ارسال کنید.
از
در قسمت از مشخص میکنید ایمیل با استفاده از کدام حساب ایمیل شما ارسال شود.
اگر چند حساب ایمیل در نرمافزار تعریف شده باشد، میتوانید حساب موردنظر را از این قسمت انتخاب کنید.
قالب نامه
در قسمت قالب نامه میتوانید از قالبهایی که قبلاً در نرمافزار ایجاد و ذخیره کردهاید استفاده کنید.
این قابلیت برای ایمیلهایی که متن یا ساختار مشابهی دارند مناسب است و باعث میشود نیازی به تایپ مجدد متنهای پرتکرار نداشته باشید.
ایجاد قالب نامه
برای ایجاد یک قالب جدید:
- در کنار قسمت قالب نامه روی علامت + کلیک کنید.
- در صفحه بازشده، عنوان قالب را وارد کنید.
- در قسمت متن، متن موردنظر برای قالب را وارد کنید.
- در پایان روی گزینه ثبت کلیک کنید.
پس از ثبت، قالب ایجادشده در لیست قالبهای نامه قرار میگیرد و در دفعات بعد میتوانید از آن استفاده کنید.
ویرایش قالب نامه
برای ویرایش یک قالب:
- قالب موردنظر را از لیست انتخاب کنید.
- روی آیکون مداد کلیک کنید.
- تغییرات موردنظر را در عنوان یا متن قالب اعمال کنید.
- در پایان روی گزینه ثبت کلیک کنید.
پس از ثبت، تغییرات قالب ذخیره میشود.
حذف قالب نامه
برای حذف یک قالب:
- قالب موردنظر را انتخاب کنید.
- روی آیکون سطل زباله کلیک کنید.
- قالب موردنظر از لیست حذف میشود.
موضوع
در قسمت موضوع، عنوان یا موضوع ایمیل را وارد کنید.
موضوع باید بهگونهای انتخاب شود که گیرنده با مشاهده آن بتواند متوجه موضوع اصلی ایمیل شود.
پیوست
در قسمت پیوست میتوانید فایلهای موردنظر را به ایمیل اضافه کنید.
برای اضافه کردن فایل:
- روی گزینه Choose File کلیک کنید.
- فایل موردنظر را از سیستم خود انتخاب کنید.
- فایل انتخابشده به ایمیل پیوست میشود.
در صورتی که ایمیل نیازی به فایل پیوست ندارد، میتوانید این قسمت را خالی بگذارید.
گیرندگان
در قسمت گیرندگان، آدرس ایمیل شخص یا اشخاصی را که قصد دارید ایمیل برای آنها ارسال شود وارد کنید.
در این قسمت میتوانید یک یا چند گیرنده برای ایمیل مشخص کنید.
قبل از ارسال، آدرس ایمیل گیرندگان را بررسی کنید تا ایمیل به آدرس صحیح ارسال شود.
CC
در قسمت CC میتوانید آدرس ایمیل شخص یا اشخاصی را وارد کنید که میخواهید یک رونوشت از ایمیل برای آنها نیز ارسال شود.
گیرندگان اصلی ایمیل میتوانند مشاهده کنند که یک نسخه از ایمیل برای چه افرادی در قسمت CC ارسال شده است.
تاریخ ارسال
در قسمت تاریخ ارسال میتوانید تاریخ و زمان موردنظر برای ارسال ایمیل را مشخص کنید.
با استفاده از این قابلیت میتوانید ایمیل را برای ارسال در زمان موردنظر تنظیم کنید.
اگر قصد دارید ایمیل در زمان مشخصی ارسال شود، تاریخ و ساعت موردنظر را در این قسمت وارد کنید.
ارسال تستی
در قسمت ارسال تستی میتوانید قبل از ارسال اصلی، ایمیل را برای یک آدرس ایمیلی که به آن دسترسی دارید ارسال کنید.
برای انجام این کار:
- آدرس ایمیل موردنظر برای تست را وارد کنید.
- ایمیل را بهصورت تستی ارسال کنید.
- وارد حساب ایمیل موردنظر شوید.
- متن، موضوع، قالب، پیوستها و نحوه نمایش ایمیل را بررسی کنید.
- در صورت صحیح بودن اطلاعات، ارسال اصلی را انجام دهید.
استفاده از ارسال تستی بهخصوص برای ایمیلهای مهم یا ایمیلهایی که برای تعداد زیادی از افراد ارسال میشوند توصیه میشود.
تمپلیت
در قسمت تمپلیت، فایلها یا تمپلیتهایی که از قبل در نرمافزار تعریف و آماده شدهاند نمایش داده میشوند.
در صورت نیاز میتوانید تمپلیت موردنظر را از این قسمت انتخاب کرده و برای ایمیل خود استفاده کنید.
متن ایمیل
در قسمت متن، محتوای اصلی ایمیل را وارد کنید.
در این بخش میتوانید توضیحات و اطلاعاتی را که قصد دارید برای گیرنده ارسال شود تایپ کنید.
در صورتی که از قالب نامه یا تمپلیت آماده استفاده کردهاید، قبل از ارسال نهایی متن ایمیل را بررسی کنید و در صورت نیاز تغییرات لازم را انجام دهید.
ارسال ایمیل
پس از تکمیل اطلاعات ایمیل:
- حساب موردنظر را در قسمت از انتخاب کنید.
- در صورت نیاز قالب نامه را انتخاب کنید.
- موضوع ایمیل را وارد کنید.
- در صورت نیاز، فایل موردنظر را پیوست کنید.
- آدرس ایمیل گیرندگان را وارد کنید.
- در صورت نیاز، گیرندگان CC را مشخص کنید.
- تاریخ و زمان ارسال را تعیین کنید.
- در صورت نیاز، ایمیل را ابتدا بهصورت تستی ارسال و بررسی کنید.
- در صورت نیاز، تمپلیت موردنظر را انتخاب کنید.
- متن ایمیل را وارد و بررسی کنید.
- در پایان، در بالای صفحه روی گزینه ارسال کلیک کنید.
پس از انتخاب گزینه ارسال، ایمیل بر اساس اطلاعات و زمانبندی تعیینشده ارسال خواهد شد.
نکات مهم ارسال ایمیل
- برای دسترسی به این بخش از مسیر CRM ← ایمیل ← ارسال ایمیل استفاده کنید.
- اگر چند حساب ایمیل دارید، قبل از ارسال حساب صحیح را در قسمت از انتخاب کنید.
- برای ایمیلهای پرتکرار میتوانید از قالب نامه استفاده کنید.
- قالبهای نامه قابلیت ایجاد، ویرایش و حذف دارند.
- امکان ارسال ایمیل برای چند گیرنده وجود دارد.
- برای ارسال رونوشت ایمیل به افراد دیگر میتوانید از قسمت CC استفاده کنید.
- در صورت وجود فایل، میتوانید آن را از قسمت پیوست به ایمیل اضافه کنید.
- با استفاده از تاریخ ارسال میتوانید زمان ارسال ایمیل را مشخص کنید.
- قبل از ارسال ایمیلهای مهم میتوانید از قابلیت ارسال تستی استفاده کنید.
- در قسمت تمپلیت میتوانید از فایلها یا تمپلیتهای آماده موجود در نرمافزار استفاده کنید.
- قبل از ارسال نهایی، فرستنده، گیرندگان، موضوع، متن، پیوست و تاریخ ارسال را بررسی کنید.
- در پایان برای ارسال ایمیل روی گزینه ارسال در بالای صفحه کلیک کنید.
ثبت ديدگاه