بخش نامه وارده در اتوماسیون اداری برای ثبت نامهها و مکاتباتی استفاده میشود که از خارج سازمان یا از سایر اشخاص و مجموعهها دریافت شدهاند.
در این بخش میتوانید اطلاعات اصلی نامه، فرستنده، گیرنده، نحوه دریافت، شماره و تاریخ نامه، تصویر یا فایل اسکنشده نامه، ضمائم و سایر اطلاعات مرتبط را ثبت کنید.
نحوه دسترسی به ثبت نامه وارده #
برای ثبت یک نامه وارده جدید:
- از منوی اصلی وارد اتوماسیون اداری شوید.
- وارد بخش دبیرخانه شوید.
- گزینه نامههای وارده را انتخاب کنید.
- فرم نامه وارده برای شما نمایش داده میشود.
مسیر دسترسی:
اتوماسیون اداری ← دبیرخانه ← نامههای وارده ← ثبت نامه وارده جدید
اطلاعات نامه وارده #
پس از ورود به فرم نامه وارده، اطلاعات نامه دریافتی را در قسمتهای مربوطه وارد کنید.
تاریخ نامه #
در قسمت تاریخ نامه، تاریخ درجشده روی نامه دریافتی را وارد کنید.
این تاریخ مربوط به زمانی است که نامه توسط فرستنده تنظیم یا صادر شده است.
تاریخ دریافت نامه #
در قسمت تاریخ دریافت نامه، تاریخی که نامه توسط سازمان شما دریافت شده است مشخص میشود.
توجه داشته باشید که تاریخ نامه و تاریخ دریافت نامه ممکن است با یکدیگر متفاوت باشند.
برای مثال، ممکن است نامه در تاریخ ۱۴۰۵/۰۶/۱۵ صادر شده باشد اما در تاریخ ۱۴۰۵/۰۶/۱۷ به سازمان شما رسیده باشد.
شماره نامه #
در قسمت شماره نامه، شمارهای که توسط فرستنده روی نامه درج شده است وارد کنید.
این شماره برای شناسایی و پیگیری نامه اصلی کاربرد دارد.
دبیرخانه #
از قسمت دبیرخانه، دبیرخانهای که نامه وارده باید در آن ثبت شود را انتخاب کنید.
برای مثال:
دبیرخانه مرکزی
با انتخاب دبیرخانه، نامه در همان دبیرخانه ثبت و مدیریت خواهد شد.
فرستنده #
در قسمت فرستنده، شخص، شرکت یا مجموعهای که نامه را برای سازمان شما ارسال کرده است انتخاب کنید.
اگر فرستنده قبلاً در سیستم ثبت شده باشد، میتوانید آن را از اطلاعات موجود انتخاب کنید.
در صورتی که فرستنده در سیستم وجود نداشته باشد، با استفاده از آیکون ثبت شخص سریع در کنار این قسمت میتوانید شخص موردنظر را بدون خروج از فرم نامه وارده ثبت کنید.
گیرنده #
در قسمت گیرنده، شخص یا واحدی از سازمان که نامه خطاب به او ارسال شده است را مشخص کنید.
این قسمت تعیین میکند نامه دریافتی برای چه شخص یا بخشی از سازمان در نظر گرفته شده است.
نحوه دریافت #
از قسمت نحوه دریافت، روش دریافت نامه را مشخص کنید.
برای مثال، در تصویر گزینه پست بهعنوان نحوه دریافت انتخاب شده است.
این قسمت برای مشخص شدن مسیر ورود نامه به سازمان استفاده میشود.
طبقهبندی #
در قسمت طبقهبندی، طبقهبندی نامه را از گزینههای موجود انتخاب کنید.
برای مثال:
عادی
طبقهبندی به تفکیک و مدیریت بهتر نامههای ثبتشده کمک میکند.
فوریت نامه #
در قسمت فوریت نامه، میزان فوریت رسیدگی به نامه را تعیین کنید.
برای مثال:
عادی
این قسمت برای مشخص کردن میزان اولویت زمانی رسیدگی به نامه استفاده میشود.
عطف #
اگر نامه وارده با نامه یا مکاتبه دیگری در ارتباط است، میتوانید از قسمت عطف برای ایجاد این ارتباط استفاده کنید.
با این قابلیت، ارتباط میان مکاتبات مرتبط در سیستم حفظ شده و سوابق آنها راحتتر قابل پیگیری خواهد بود.
پروندهها #
اگر نامه وارده مربوط به یک پرونده مشخص است، پرونده موردنظر را از این قسمت انتخاب کنید.
به این ترتیب نامه در سوابق پرونده مربوطه نیز قابل پیگیری خواهد بود.
فرآیند #
اگر نامه دریافتی با یکی از فرآیندهای سازمان ارتباط دارد، فرآیند موردنظر را از این قسمت انتخاب کنید.
این قابلیت امکان ایجاد ارتباط میان مکاتبات دبیرخانه و فرآیندهای سازمان را فراهم میکند.
مخاطب نامه #
در قسمت مخاطب نامه میتوانید اشخاص مرتبط با نامه را مشخص کنید.
اشخاص اضافهشده در جدول این قسمت نمایش داده میشوند و اطلاعاتی مانند موارد زیر قابل مشاهده خواهد بود:
- ردیف
- نام شخص
در صورت نیاز میتوانید مخاطب اضافهشده را نیز از این قسمت حذف کنید.
اسکن نامه وارده #
یکی از قسمتهای مهم هنگام ثبت نامه وارده، بخش اسکن نامه وارده است.
در این قسمت میتوانید نسخه دیجیتال یا اسکنشده نامه فیزیکی را در سیستم ثبت کنید.
انتخاب PDF #
در صورتی که فایل اسکنشده نامه بهصورت PDF در سیستم شما موجود است، از گزینه انتخاب pdf استفاده کرده و فایل موردنظر را انتخاب کنید.
بارگذاری فایل PDF #
پس از انتخاب فایل، از گزینه بارگذاری فایل pdf برای بارگذاری فایل مربوط به نامه استفاده کنید.
انتخاب عکس #
اگر تصویر نامه بهصورت عکس در سیستم موجود است، میتوانید از گزینه انتخاب عکس استفاده کرده و تصویر موردنظر را انتخاب کنید.
این قابلیت باعث میشود تصویر یا نسخه دیجیتال نامه در کنار اطلاعات ثبتشده آن در سیستم نگهداری شود.
ضمائم نامه وارده #
اگر همراه نامه اصلی، فایل یا مستندات دیگری نیز دریافت شده است، میتوانید آنها را در قسمت ضمائم نامه وارده اضافه کنید.
برای این کار:
- در قسمت ضمائم نامه وارده روی Choose Files کلیک کنید.
- فایل یا فایلهای موردنظر را از سیستم انتخاب کنید.
- فایلهای انتخابشده بهعنوان ضمیمه نامه در سیستم ثبت خواهند شد.
تفاوت اسکن نامه و ضمائم: اسکن نامه مربوط به تصویر یا فایل خودِ نامه اصلی است؛ اما ضمائم نامه وارده برای فایلها و مستنداتی است که همراه نامه دریافت شدهاند.
موضوع نامه #
در قسمت موضوع نامه، موضوع یا عنوان اصلی نامه دریافتی را وارد کنید.
بهتر است موضوع بهصورت واضح و مرتبط با محتوای نامه ثبت شود تا هنگام جستجو و پیگیری نامهها، شناسایی آن سادهتر باشد.
برای مثال:
موضوع: درخواست برگزاری جلسه معرفی نرمافزار
توضیحات #
در قسمت توضیحات میتوانید اطلاعات تکمیلی مربوط به نامه را وارد کنید.
این قسمت برای مواردی مناسب است که نیاز دارید توضیحی علاوه بر اطلاعات اصلی نامه در سیستم ثبت شود.
ذخیره بهصورت پیشنویس #
اگر اطلاعات نامه هنوز کامل نیست یا قصد ندارید نامه را در همان لحظه وارد مرحله بعد کنید، روی گزینه ذخیره بهصورت پیشنویس کلیک کنید.
با این کار اطلاعات واردشده ذخیره میشود و میتوانید در زمان دیگری برای تکمیل و ادامه ثبت نامه اقدام کنید.
ثبت و مرحله بعد #
پس از تکمیل اطلاعات نامه وارده، روی گزینه ثبت و مرحله بعد کلیک کنید.
با انتخاب این گزینه، اطلاعات واردشده ثبت شده و سیستم شما را به مرحله بعدی ثبت نامه وارده هدایت میکند.
نکات مهم در ثبت نامه وارده #
- تاریخ نامه را مطابق تاریخ درجشده روی نامه اصلی وارد کنید.
- تاریخ دریافت نامه مربوط به زمان ورود نامه به سازمان است و ممکن است با تاریخ نامه متفاوت باشد.
- شماره نامه را مطابق شماره درجشده توسط فرستنده وارد کنید.
- در انتخاب فرستنده و گیرنده دقت کنید تا سوابق مکاتبات بهدرستی ثبت شوند.
- در صورت وجود نسخه PDF یا تصویر نامه، آن را در قسمت اسکن نامه وارده ثبت کنید.
- فایلهای همراه نامه را در قسمت ضمائم نامه وارده قرار دهید.
- در صورت ارتباط نامه با یک پرونده، فرآیند یا مکاتبه قبلی، ارتباط مربوطه را هنگام ثبت مشخص کنید.
- اگر اطلاعات نامه هنوز کامل نیست، از ذخیره بهصورت پیشنویس استفاده کنید.
- پس از تکمیل اطلاعات، با انتخاب ثبت و مرحله بعد وارد مرحله بعدی ثبت نامه شوید.
ثبت ديدگاه