بخش جستجوی یادداشتها در قسمت فرایندهای اتوماسیون اداری برای مشاهده و جستجوی یادداشتهای ثبتشده مرتبط با فرایندها و فعالیتهای فرایندی استفاده میشود. در این بخش کاربر میتواند یادداشتها را بر اساس موضوع، ثبتکننده، توضیحات و تاریخ جستجو کرده و اطلاعات هر یادداشت را مشاهده یا مدیریت کند.
نحوه دسترسی به جستجوی یادداشتها #
برای ورود به این بخش:
- وارد اتوماسیون اداری شوید.
- از منوی فرایند وارد قسمت مربوط به یادداشتها شوید.
- گزینه جستجوی یادداشتها را انتخاب کنید.
- صفحه جستجوی یادداشتها نمایش داده میشود.
- فیلترهای موردنظر را وارد کرده و روی دکمه جستجو کلیک کنید.
مسیر دسترسی:
اتوماسیون اداری ← فرایند ← جستجوی یادداشتها
آیتمهای جستجو #
در بالای صفحه، فیلدهایی برای محدود کردن نتایج جستجو وجود دارد. برای جستجو نیازی به تکمیل تمام فیلدها نیست و کاربر میتواند تنها فیلدهای موردنیاز را تکمیل کند.
موضوع #
از قسمت موضوع میتوانید یادداشتها را بر اساس موضوع آنها جستجو کنید.
در حالت پیشفرض مقدار همه در نظر گرفته میشود؛ بنابراین اگر موضوع خاصی انتخاب نشود، یادداشتهای مربوط به همه موضوعات میتوانند در نتایج نمایش داده شوند.
ثبتکننده #
فیلد ثبتکننده برای مشخص کردن کاربری است که یادداشت را در سیستم ثبت کرده است.
با انتخاب یک شخص مشخص، تنها یادداشتهای ثبتشده توسط همان کاربر جستجو میشوند.
توضیحات #
در قسمت توضیحات میتوانید بخشی از متن یا توضیحات موردنظر را وارد کنید تا یادداشتهای مرتبط با آن جستجو شوند.
تاریخ #
قسمت تاریخ برای محدود کردن یادداشتها به یک بازه زمانی مشخص استفاده میشود.
میتوانید:
- از تاریخ را مشخص کنید.
- تا تاریخ را مشخص کنید.
به این ترتیب فقط یادداشتهای مربوط به محدوده زمانی تعیینشده در نتایج جستجو قرار میگیرند.
انجام جستجو #
پس از تعیین شرایط موردنظر، روی دکمه جستجو کلیک کنید.
سیستم یادداشتهایی را که با شرایط انتخابشده مطابقت داشته باشند در جدول پایین صفحه نمایش میدهد.
همچنین تعداد یادداشتهای پیدا شده در بالای صفحه و در کنار عنوان جستجوی یادداشتها نمایش داده میشود.
اطلاعات جدول یادداشتها #
پس از جستجو، اطلاعات یادداشتها در جدول پایین صفحه نمایش داده میشود. این جدول شامل اطلاعات مختلفی درباره هر یادداشت است.
موضوع یادداشت #
موضوعی که هنگام ثبت یادداشت برای آن تعیین شده است.
متن یادداشت #
متن و محتوای اصلی یادداشت را نمایش میدهد.
فرایند مرتبط #
اگر یادداشت به یک فرایند متصل شده باشد، اطلاعات فرایند مرتبط در این قسمت نمایش داده میشود.
فعالیت مرتبط #
اگر یادداشت مربوط به یک فعالیت مشخص از فرایند باشد، فعالیت مرتبط در این ستون قابل مشاهده است.
پیوست #
اگر هنگام ثبت یادداشت فایلی به آن پیوست شده باشد، فایل در این قسمت نمایش داده میشود و امکان دسترسی به آن وجود دارد.
ثبتکننده #
نام کاربری که یادداشت را در سیستم ثبت کرده است نمایش داده میشود.
تاریخ ثبت #
تاریخ و ساعت ثبت اولیه یادداشت در سیستم را نشان میدهد.
ویرایشکننده #
اگر یادداشت پس از ثبت ویرایش شده باشد، اطلاعات کاربر ویرایشکننده در این قسمت نمایش داده میشود.
تاریخ ویرایش #
تاریخ آخرین ویرایش انجامشده روی یادداشت را مشخص میکند.
اهمیت #
میزان اهمیت تعیینشده برای یادداشت را نمایش میدهد؛ برای مثال عادی.
نوع یادداشت #
نوع یادداشت ثبتشده را مشخص میکند.
عملیات مربوط به هر یادداشت #
در ستون عملیات ابزارهایی برای مدیریت هر یادداشت قرار گرفته است.
آیکون مداد – ویرایش:
با انتخاب آیکون مداد میتوانید اطلاعات یادداشت موردنظر را باز کرده و در صورت داشتن دسترسی، آن را ویرایش کنید.
آیکون گیره/پیوست:
برای مشاهده یا مدیریت اطلاعات مربوط به پیوست یادداشت استفاده میشود.
آیکون سطل زباله – حذف:
با انتخاب سطل زباله میتوانید یادداشت موردنظر را حذف کنید. امکان انجام این عملیات به سطح دسترسی کاربر بستگی دارد.
فیلترهای داخل جدول #
علاوه بر آیتمهای جستجو در بالای صفحه، در قسمت عنوان ستونهای جدول نیز امکان فیلتر کردن اطلاعات وجود دارد.
بنابراین پس از نمایش نتایج، میتوانید نتایج موجود در جدول را بر اساس ستونهایی مانند:
موضوع یادداشت، متن یادداشت، فرایند مرتبط، فعالیت مرتبط، ثبتکننده، تاریخ ثبت، ویرایشکننده، تاریخ ویرایش، اهمیت و نوع یادداشت
محدودتر کنید.
این قابلیت زمانی مفید است که تعداد نتایج زیاد باشد و بخواهید در بین نتایج نمایشدادهشده سریعتر به یادداشت موردنظر برسید.
خروجی اکسل #
در بالای صفحه گزینه اکسل قرار دارد.
از این گزینه میتوان برای دریافت خروجی از اطلاعات و نتایج یادداشتها در قالب فایل اکسل استفاده کرد.
ابتدا در صورت نیاز شرایط جستجو را مشخص کرده و نتایج موردنظر را نمایش دهید، سپس از گزینه اکسل برای دریافت خروجی استفاده کنید.
نکات مهم جستجوی یادداشتها #
- برای انجام جستجو نیازی به تکمیل همه فیلدها نیست.
- میتوانید چند شرط جستجو را بهصورت همزمان استفاده کنید.
- برای مشاهده یادداشتهای یک کاربر خاص از فیلد ثبتکننده استفاده کنید.
- برای محدود کردن نتایج زمانی از فیلد تاریخ استفاده کنید.
- ستونهای فرایند مرتبط و فعالیت مرتبط مشخص میکنند یادداشت به کدام فرایند یا فعالیت متصل شده است.
- فایلهای ضمیمهشده به یادداشت از قسمت پیوست قابل تشخیص و دسترسی هستند.
- علاوه بر آیتمهای جستجوی بالای صفحه، میتوان از فیلترهای موجود در جدول برای محدود کردن نتایج استفاده کرد.
- تعداد یادداشتهای موجود در نتیجه جستجو در عنوان صفحه نمایش داده میشود.
- برای دریافت اطلاعات در قالب اکسل میتوانید از گزینه اکسل بالای صفحه استفاده کنید.
ثبت ديدگاه