بخش رزرو شماره نامه در اتوماسیون اداری برای اختصاص و رزرو شماره نامه قبل از ثبت نهایی نامه استفاده میشود. با استفاده از این بخش میتوانید برای یک دبیرخانه و نوع نامه مشخص، یک یا چند شماره نامه را رزرو کنید تا در زمان ثبت نامه مورد استفاده قرار گیرند.
نحوه دسترسی به رزرو شماره نامه #
برای ورود به این بخش:
- از منوی اصلی وارد اتوماسیون اداری شوید.
- وارد بخش دبیرخانه شوید.
- گزینه رزرو شماره نامه را انتخاب کنید.
- صفحه رزرو شماره نامه برای شما نمایش داده میشود.
مسیر دسترسی:
اتوماسیون اداری ← دبیرخانه ← رزرو شماره نامه
ثبت رزرو شماره نامه #
در قسمت بالای صفحه، اطلاعات موردنیاز برای رزرو شماره نامه وارد میشود.
دبیرخانه #
از قسمت دبیرخانه، دبیرخانهای را که قصد دارید شماره نامه در آن رزرو شود انتخاب کنید.
برای مثال:
دبیرخانه مرکزی
شمارههای نامه بر اساس دبیرخانه مدیریت میشوند؛ بنابراین هنگام رزرو شماره، انتخاب دبیرخانه صحیح اهمیت دارد.
نوع نامه #
در قسمت نوع نامه، نوع نامهای را که قصد رزرو شماره برای آن دارید انتخاب کنید.
این قسمت مشخص میکند شماره رزروشده مربوط به کدام نوع نامه است.
تعداد #
در قسمت تعداد، تعداد شمارههایی را که قصد دارید رزرو کنید وارد کنید.
برای مثال، اگر مقدار ۵ وارد شود، سیستم بر اساس تنظیمات انجامشده تعداد ۵ شماره را برای استفاده رزرو میکند.
از شماره #
در قسمت از شماره میتوانید شمارهای را که رزرو باید از آن آغاز شود مشخص کنید.
این گزینه زمانی کاربرد دارد که بخواهید شروع محدوده شمارههای رزروشده را بهصورت دستی تعیین کنید.
«از آخرین شماره به بعد بهصورت اتوماتیک انتخاب شود» #
اگر میخواهید سیستم شمارههای جدید را بر اساس آخرین شماره موجود بهصورت خودکار انتخاب کند، این گزینه را فعال کنید.
در این حالت نیازی به تعیین دستی شروع شمارهها نیست و سیستم رزرو را از شماره بعدی ادامه میدهد.
نکته مهم: مطابق پیام راهنمای بالای صفحه، از بین گزینه «از شماره» و «از آخرین شماره به بعد بهصورت اتوماتیک انتخاب شود» باید فقط یکی را انتخاب کنید.
بنابراین دو روش برای رزرو شماره وجود دارد:
- تعیین دستی شروع شماره از طریق از شماره
- انتخاب خودکار شمارههای بعدی با فعال کردن از آخرین شماره به بعد بهصورت اتوماتیک انتخاب شود
ثبت رزرو #
پس از مشخص کردن اطلاعات موردنیاز:
- دبیرخانه را انتخاب کنید.
- نوع نامه را مشخص کنید.
- تعداد شمارههای موردنیاز را وارد کنید.
- یکی از دو روش از شماره یا انتخاب اتوماتیک از آخرین شماره را مشخص کنید.
- روی دکمه ثبت کلیک کنید.
پس از ثبت، شماره یا شمارههای رزروشده در لیست پایین صفحه نمایش داده میشوند.
لیست شمارههای رزروشده #
در قسمت پایین صفحه، لیست شمارههای نامهای که رزرو شدهاند نمایش داده میشود.
در این جدول اطلاعاتی مانند موارد زیر قابل مشاهده است:
- دبیرخانه
- نوع نامه
- شماره نامه
- وضعیت
- ثبتکننده
این لیست به شما کمک میکند شمارههای رزروشده و وضعیت آنها را مشاهده و پیگیری کنید.
جستجو و فیلتر در لیست #
در زیر عنوان ستونهای جدول، فیلدهای جستجو قرار گرفتهاند.
با وارد کردن اطلاعات در این قسمتها میتوانید شمارههای رزروشده را بر اساس مواردی مانند دبیرخانه، نوع نامه، شماره نامه، وضعیت یا ثبتکننده فیلتر کرده و سریعتر به رکورد موردنظر دسترسی پیدا کنید.
انتخاب همه صفحات #
با استفاده از گزینه انتخاب همه صفحات میتوانید رکوردهای موجود در صفحات مختلف لیست را بهصورت یکجا انتخاب کنید.
این قابلیت زمانی مناسب است که قصد انجام یک عملیات گروهی روی تعداد زیادی از شمارههای رزروشده را داشته باشید.
از انتخاب خارج کن #
با انتخاب گزینه از انتخاب خارج کن، رکوردهایی که قبلاً انتخاب شدهاند از حالت انتخاب خارج میشوند.
حذف شماره رزروشده #
در قسمت بالای صفحه گزینه حذف با آیکون سطل زباله قرار دارد.
برای حذف شمارههای رزروشده موردنظر، ابتدا رکورد یا رکوردهای مربوطه را از لیست انتخاب کرده و سپس از گزینه حذف استفاده کنید.
نکات مهم در رزرو شماره نامه #
- قبل از رزرو شماره، دبیرخانه و نوع نامه را بهدرستی انتخاب کنید.
- در قسمت تعداد مشخص کنید چند شماره نیاز دارید.
- برای تعیین شماره شروع، از قسمت از شماره استفاده کنید.
- اگر قصد دارید شمارهها بهصورت خودکار ادامه آخرین شماره باشند، گزینه از آخرین شماره به بعد بهصورت اتوماتیک انتخاب شود را فعال کنید.
- از شماره و انتخاب اتوماتیک از آخرین شماره نباید همزمان مورد استفاده قرار گیرند و فقط یکی از آنها باید انتخاب شود.
- شمارههای رزروشده را میتوانید از طریق جدول پایین صفحه مشاهده و پیگیری کنید.
- برای پیدا کردن سریع یک شماره رزروشده میتوانید از فیلترهای موجود در جدول استفاده کنید.
ثبت ديدگاه