بخش نامه داخلی در اتوماسیون اداری برای ثبت و ارسال مکاتباتی استفاده میشود که در داخل سازمان بین کاربران، پرسنل یا واحدهای سازمانی انجام میشوند.
در این بخش میتوانید فرستنده و گیرنده نامه، دبیرخانه، طبقهبندی، فوریت، موضوع، متن نامه و سایر اطلاعات مرتبط را مشخص کرده و نامه داخلی را ثبت کنید.
نحوه دسترسی به ثبت نامه داخلی #
برای ایجاد یک نامه داخلی جدید:
- از منوی اصلی وارد اتوماسیون اداری شوید.
- وارد بخش دبیرخانه شوید.
- گزینه نامههای داخلی را انتخاب کنید.
- فرم نامه داخلی برای شما نمایش داده میشود.
مسیر دسترسی:
اتوماسیون اداری ← دبیرخانه ← نامههای داخلی ← ثبت نامه داخلی جدید
اطلاعات نامه داخلی #
پس از ورود به فرم نامه داخلی، اطلاعات موردنیاز را در قسمتهای مربوطه تکمیل کنید.
تاریخ نامه #
در قسمت تاریخ نامه، تاریخ ثبت نامه داخلی نمایش داده میشود.
این تاریخ مشخصکننده تاریخ ایجاد نامه در سیستم است.
دبیرخانه #
از قسمت دبیرخانه، دبیرخانهای که نامه باید در آن ثبت شود را انتخاب کنید.
برای مثال:
دبیرخانه مرکزی
انتخاب صحیح دبیرخانه باعث میشود نامه در دبیرخانه مربوطه ثبت و قابل پیگیری باشد.
فرستنده #
در قسمت فرستنده، شخص یا کاربری که نامه داخلی از طرف او ارسال میشود را انتخاب کنید.
فرستنده مشخص میکند این مکاتبه از طرف چه شخصی در سازمان ایجاد و ارسال شده است.
گیرنده #
در قسمت گیرنده، شخص یا کاربر سازمانی که نامه برای او ارسال میشود را انتخاب کنید.
از آنجا که نامه داخلی برای مکاتبات درونسازمانی استفاده میشود، گیرنده نیز از میان اشخاص یا کاربران مرتبط با سازمان انتخاب میشود.
طبقهبندی #
در قسمت طبقهبندی، سطح طبقهبندی نامه را از گزینههای موجود انتخاب کنید.
برای مثال در تصویر، مقدار:
عادی
انتخاب شده است.
این قسمت برای مشخص کردن نوع طبقهبندی نامه و تفکیک مکاتبات استفاده میشود.
فوریت نامه #
از قسمت فوریت نامه، میزان فوریت رسیدگی به نامه را مشخص کنید.
برای مثال:
عادی
با استفاده از این قسمت میتوان مشخص کرد نامه از نظر زمانی با چه میزان اولویتی باید مورد بررسی قرار گیرد.
عطف #
اگر نامه داخلی جدید با یک نامه یا مکاتبه قبلی ارتباط دارد، میتوانید از قسمت عطف برای مشخص کردن این ارتباط استفاده کنید.
به این ترتیب ارتباط میان نامه جدید و مکاتبه مرتبط با آن در سیستم حفظ میشود و پیگیری سوابق آسانتر خواهد بود.
قالب نامه #
در قسمت قالب نامه میتوانید قالب موردنظر برای تهیه نامه داخلی را انتخاب کنید.
با انتخاب قالب، ساختار از پیش تعریفشده نامه در اختیار شما قرار میگیرد و میتوانید متن نامه را بر اساس همان قالب تهیه کنید.
تعریف و مدیریت قالب نامه #
در کنار قسمت قالب نامه علامت + قرار دارد.
با انتخاب این علامت، پنجره قالب نامه باز میشود و میتوانید قالبهای مورد استفاده در نامهها را تعریف و مدیریت کنید.
در این پنجره قسمتهای مختلفی وجود دارد:
نام قالب نامه #
در قسمت نام قالب نامه، یک عنوان مناسب برای قالب وارد کنید.
نام انتخابشده باید به شکلی باشد که بعداً بتوانید قالب را بهراحتی از میان قالبهای موجود شناسایی کنید.
دبیرخانه #
از قسمت دبیرخانه مشخص کنید قالب مربوط به کدام دبیرخانه است.
برای مثال:
دبیرخانه مرکزی
فایل قالب #
در قسمت فایل قالب میتوانید با استفاده از گزینه Choose File فایل مربوط به قالب نامه را انتخاب کنید.
کلمات کلیدی جهت استفاده در متن نامه #
در این پنجره بخشی با عنوان کلمات کلیدی جهت استفاده در متن نامه وجود دارد.
کلمات کلیدی برای قرار دادن اطلاعات متغیر در متن قالب استفاده میشوند. هنگام استفاده از قالب، اطلاعات مرتبط با نامه میتواند بر اساس این کلمات کلیدی در متن قرار گیرد.
در تصویر، نمونههایی از کلمات کلیدی مربوط به اطلاعاتی مانند موارد زیر مشاهده میشود:
- نام شخص
- نام پرسنل
- پیشوند شخص یا پرسنل
- آدرس شخص
- تاریخ نامه
- شماره نامه
- پست سازمانی فرستنده
- پست سازمانی پرسنل محترمانه
- امضا
- شماره نامه راستچین
هنگام طراحی فایل قالب باید از کلمات کلیدی نمایشدادهشده در همین پنجره استفاده شود.
ثبت قالب #
پس از وارد کردن اطلاعات و انتخاب فایل، روی گزینه ثبت کلیک کنید.
قالب ایجادشده در لیست پایین صفحه نمایش داده میشود.
در این لیست اطلاعاتی مانند موارد زیر قابل مشاهده است:
- فعال
- نام قالب
- شماره قالب
- دبیرخانه
- تاریخ ثبت
- عملیات
از قسمت عملیات نیز میتوانید اقدامات موجود برای قالب ثبتشده، مانند ویرایش یا حذف، را انجام دهید.
موضوع نامه #
در قسمت موضوع نامه، عنوان یا موضوع اصلی نامه داخلی را وارد کنید.
موضوع باید بهصورت کوتاه و مشخص بیانکننده محتوای نامه باشد تا هنگام مشاهده، جستجو و پیگیری مکاتبات، هدف نامه بهراحتی مشخص شود.
برای مثال:
موضوع: درخواست برگزاری جلسه واحد فروش
متن نامه #
در قسمت متن نامه، محتوای اصلی نامه داخلی را وارد کنید.
اگر قبلاً قالب نامه انتخاب کرده باشید، میتوانید متن نامه را بر اساس قالب انتخابشده تکمیل کنید.
متن نامه بهتر است شامل اطلاعات کامل و موردنیاز گیرنده باشد و متناسب با نوع مکاتبه اداری تنظیم شود.
ذخیره بهصورت پیشنویس #
اگر نامه هنوز تکمیل نشده است یا قصد ندارید آن را در همان لحظه وارد مرحله بعد کنید، روی گزینه ذخیره بهصورت پیشنویس کلیک کنید.
با این کار اطلاعات فعلی نامه ذخیره میشود و میتوانید در زمان دیگری برای تکمیل آن اقدام کنید.
ثبت و مرحله بعد #
پس از تکمیل اطلاعات موردنیاز، روی گزینه ثبت و مرحله بعد کلیک کنید.
با انتخاب این گزینه، اطلاعات نامه داخلی ثبت شده و سیستم شما را به مرحله بعدی ثبت نامه هدایت میکند.
نکات مهم در ثبت نامه داخلی #
- نامه داخلی برای مکاتبات داخل سازمان مورد استفاده قرار میگیرد.
- در انتخاب فرستنده و گیرنده دقت کنید تا نامه به شخص صحیح مرتبط شود.
- دبیرخانه مناسب را قبل از ثبت نامه انتخاب کنید.
- میزان اهمیت زمانی نامه را از قسمت فوریت نامه مشخص کنید.
- در صورت ارتباط نامه با مکاتبه قبلی، از قسمت عطف استفاده کنید.
- در صورت استفاده مکرر از ساختارهای مشخص برای نامهها، بهتر است قالب نامه تعریف شود.
- برای تعریف قالب جدید میتوانید از علامت + کنار قالب نامه استفاده کنید.
- اگر نامه هنوز کامل نیست، آن را با گزینه ذخیره بهصورت پیشنویس ذخیره کنید.
- پس از تکمیل اطلاعات، گزینه ثبت و مرحله بعد را انتخاب کنید تا وارد مرحله بعدی ثبت نامه شوید.
ثبت ديدگاه