بخش نامه صادره در اتوماسیون اداری برای ثبت و مدیریت مکاتباتی استفاده میشود که از داخل سازمان برای اشخاص، شرکتها، سازمانها یا سایر مخاطبان ارسال میشوند.ثبت نامه صادره
بخش نامه صادره در اتوماسیون اداری برای ثبت و مدیریت مکاتباتی استفاده میشود که از داخل سازمان برای اشخاص، شرکتها، سازمانها یا سایر مخاطبان ارسال میشوند.
در این بخش میتوانید اطلاعات نامه، فرستنده و گیرنده، قالب، موضوع و متن نامه را ثبت کرده و در صورت نیاز، نامه را به پرونده یا فرآیند مرتبط کنید.
نحوه دسترسی به ثبت نامه صادره #
برای ثبت یک نامه صادره جدید:
- از منوی اصلی وارد اتوماسیون اداری شوید.
- وارد بخش دبیرخانه شوید.
- گزینه نامههای صادره را انتخاب کنید.
- فرم نامه صادره برای شما نمایش داده میشود.
مسیر دسترسی:
اتوماسیون اداری ← دبیرخانه ← نامههای صادره ← ثبت نامه صادره جدید
اطلاعات نامه صادره #
پس از ورود به فرم، اطلاعات نامه را در قسمتهای مربوطه تکمیل کنید.
تاریخ نامه #
در قسمت تاریخ نامه، تاریخ مربوط به نامه مشخص میشود.
تاریخ ارسال نامه #
در قسمت تاریخ ارسال نامه، تاریخی که نامه برای ارسال در نظر گرفته شده است مشخص میشود.
این تاریخ ممکن است با تاریخ نامه یکسان یا متفاوت باشد.
دبیرخانه #
از قسمت دبیرخانه، دبیرخانهای که نامه باید در آن ثبت شود را انتخاب کنید.
برای مثال:
دبیرخانه مرکزی
انتخاب دبیرخانه مشخص میکند نامه صادره در کدام دبیرخانه سازمان ثبت و مدیریت شود.
طبقهبندی #
در قسمت طبقهبندی، نوع طبقهبندی نامه را از لیست موجود انتخاب کنید.
برای مثال:
عادی
طبقهبندی برای مشخص کردن سطح یا نوع نامه و تفکیک مکاتبات مورد استفاده قرار میگیرد.
فرستنده #
در قسمت فرستنده، شخص یا واحدی که نامه از طرف آن ارسال میشود را انتخاب کنید.
گیرنده #
در قسمت گیرنده، شخص یا مجموعهای که نامه برای آن ارسال میشود را انتخاب کنید.
اگر گیرنده موردنظر قبلاً در سیستم ثبت شده باشد، میتوانید آن را از اطلاعات موجود انتخاب کنید.
در صورتی که شخص موردنظر در سیستم ثبت نشده باشد، میتوانید از گزینه ثبت شخص سریع استفاده کنید.
ثبت شخص سریع برای گیرنده #
با انتخاب آیکون ثبت شخص سریع در کنار قسمت گیرنده، پنجره ثبت شخص سریع باز میشود.
این قابلیت به شما اجازه میدهد بدون خروج از فرم نامه صادره، گیرنده جدید را در سیستم ثبت کنید.
اطلاعات شخص #
نوع شخص #
ابتدا نوع شخص را مشخص کنید:
- حقیقی
- حقوقی
پیشوند #
در صورت نیاز، پیشوند شخص را انتخاب کنید.
نام و نام خانوادگی #
نام و نام خانوادگی شخص را وارد کنید.
دسته #
در صورت نیاز، دستهبندی شخص را مشخص کنید.
موبایل #
شماره موبایل شخص را وارد کنید.
اطلاعات پرسنل #
اگر لازم است اطلاعات پرسنلی مربوط به شخص نیز ثبت شود، از قسمت پرسنل استفاده کنید.
اسم پرسنل #
نام پرسنل موردنظر را وارد کنید.
پست سازمانی #
پست سازمانی شخص را انتخاب کنید.
در صورت نیاز به تعریف پست سازمانی جدید، میتوانید از علامت + کنار این قسمت استفاده کنید.
موبایل #
شماره موبایل مربوط به پرسنل را وارد کنید.
اطلاعات آدرس #
در ادامه میتوانید اطلاعات آدرس شخص را نیز وارد کنید.
کشور #
کشور محل سکونت یا فعالیت شخص را انتخاب کنید.
استان #
استان مربوطه را انتخاب کنید.
شهر #
شهر موردنظر را مشخص کنید.
منطقه #
در صورت نیاز، منطقه را انتخاب کنید.
خیابان اصلی #
نام خیابان اصلی را وارد کنید.
کدپستی #
کدپستی شخص یا مجموعه را وارد کنید.
ادامه آدرس #
اطلاعات تکمیلی آدرس را در این قسمت وارد کنید.
پس از تکمیل اطلاعات، روی ثبت و جدید کلیک کنید تا اطلاعات شخص ثبت شود.
پس از ثبت، میتوانید شخص موردنظر را بهعنوان گیرنده نامه صادره انتخاب کنید.
ادامه اطلاعات نامه صادره #
عطف #
قسمت عطف برای مشخص کردن ارتباط نامه صادره با مکاتبه یا نامه دیگری استفاده میشود.
اگر نامه صادره در ارتباط با یک نامه قبلی است، میتوانید ارتباط مربوطه را از این قسمت مشخص کنید.
پروندهها #
اگر نامه صادره مربوط به یک پرونده مشخص است، پرونده موردنظر را از قسمت پروندهها انتخاب کنید.
با این کار ارتباط بین نامه و پرونده مربوطه در سیستم ثبت میشود و دسترسی و پیگیری مکاتبات مرتبط با آن پرونده سادهتر خواهد شد.
فرآیند #
اگر نامه صادره در ارتباط با یک فرآیند است، فرآیند موردنظر را از این قسمت انتخاب کنید.
این قسمت برای ارتباط دادن نامه با فرآیندهای تعریفشده در سیستم استفاده میشود.
قالب نامه #
در قسمت قالب نامه میتوانید یکی از قالبهای از قبل تعریفشده را برای تهیه نامه انتخاب کنید.
استفاده از قالب نامه برای مکاتباتی که دارای ساختار مشخص یا تکرارشونده هستند کاربرد دارد.
در صورتی که قالب موردنظر قبلاً تعریف شده باشد، آن را از لیست قالب نامه انتخاب کنید.
تعریف قالب نامه جدید #
برای تعریف یا مدیریت قالبها، روی علامت + کنار قسمت قالب نامه کلیک کنید.
پنجره قالب نامه باز میشود.
نام قالب نامه #
در قسمت نام قالب نامه، یک عنوان برای قالب وارد کنید.
برای مثال:
نامه صادره
دبیرخانه #
از قسمت دبیرخانه مشخص کنید قالب مربوط به کدام دبیرخانه است.
فایل قالب #
در قسمت فایل قالب روی Choose File کلیک کرده و فایل قالب موردنظر را از سیستم انتخاب کنید.
کلمات کلیدی جهت استفاده در متن نامه #
در پنجره قالب نامه، بخشی با عنوان کلمات کلیدی جهت استفاده در متن نامه وجود دارد.
این قسمت کلمات کلیدی قابل استفاده در قالب را نمایش میدهد.
با قرار دادن این کلمات در فایل قالب، اطلاعات مربوط به نامه، شخص، پرسنل و سایر اطلاعات مرتبط میتوانند در محل تعیینشده در قالب قرار گیرند.
در این قسمت کلمات کلیدی مختلفی برای اطلاعاتی مانند موارد زیر در اختیار شما قرار میگیرد:
- نام شخص
- نام و پیشوند شخص
- آدرس شخص
- نام پرسنل
- نام و پیشوند پرسنل
- تاریخ نامه
- شماره نامه
- پست سازمانی فرستنده
- پست سازمانی پرسنل
- امضا
- سایر اطلاعات تعریفشده در سیستم
پس از تکمیل اطلاعات قالب، روی ثبت کلیک کنید.
لیست قالبهای نامه #
در قسمت پایین پنجره قالب نامه، قالبهایی که قبلاً در سیستم تعریف شدهاند نمایش داده میشوند.
در این لیست اطلاعاتی مانند موارد زیر قابل مشاهده است:
- فعال
- نام قالب
- شماره قالب
- دبیرخانه
- تاریخ ثبت
- عملیات
از قسمت عملیات نیز میتوانید قالبهای ثبتشده را مدیریت کنید.
رونوشت به اشخاص دیگر #
قسمت رونوشت به اشخاص دیگر زمانی استفاده میشود که علاوه بر گیرنده اصلی، لازم باشد نامه برای یک یا چند شخص دیگر نیز رونوشت شود.
پس از اضافه کردن اشخاص، اطلاعات آنها در جدول این قسمت نمایش داده میشود.
در جدول میتوانید مواردی مانند:
- ردیف
- نام شخص
را مشاهده کنید.
در صورت نیاز میتوانید شخص اضافهشده را نیز از لیست رونوشت حذف کنید.
موضوع نامه #
در قسمت موضوع نامه، عنوان یا موضوع اصلی نامه را وارد کنید.
بهتر است موضوع بهگونهای وارد شود که محتوای کلی نامه از روی عنوان آن قابل تشخیص باشد.
برای مثال:
موضوع: درخواست برگزاری جلسه معرفی نرمافزار
متن نامه #
در قسمت متن نامه، محتوای اصلی نامه صادره را وارد کنید.
اگر برای نامه قالب نامه انتخاب کرده باشید، میتوانید متن نامه را مطابق قالب مربوطه تکمیل کنید.
ذخیره بهصورت پیشنویس #
اگر نامه هنوز کامل نشده یا قصد ندارید آن را وارد مرحله بعد کنید، روی گزینه ذخیره بهصورت پیشنویس کلیک کنید.
با استفاده از این گزینه میتوانید اطلاعات واردشده را ذخیره کرده و در زمان دیگری برای تکمیل نامه اقدام کنید.
این گزینه برای نامههایی مناسب است که هنوز:
- متن آنها کامل نشده است.
- گیرنده نهایی مشخص نشده است.
- نیاز به بررسی یا اصلاح دارند.
- هنوز آماده ادامه مراحل ثبت نیستند.
ثبت و مرحله بعد #
پس از تکمیل اطلاعات نامه، روی گزینه ثبت و مرحله بعد کلیک کنید.
با انتخاب این گزینه، اطلاعات واردشده برای نامه ثبت شده و وارد مرحله بعدی ثبت نامه صادره میشوید.
نکات مهم در ثبت نامه صادره #
پس از تکمیل اطلاعات، با انتخاب ثبت و مرحله بعد وارد مرحله بعدی ثبت نامه صادره شوید.ثبت نامه صادره
بخش نامه صادره در اتوماسیون اداری برای ثبت و مدیریت مکاتباتی استفاده میشود که از داخل سازمان برای اشخاص، شرکتها، سازمانها یا سایر مخاطبان ارسال میشوند.
در این بخش میتوانید اطلاعات نامه، فرستنده و گیرنده، قالب، موضوع و متن نامه را ثبت کرده و در صورت نیاز، نامه را به پرونده یا فرآیند مرتبط کنید.
نحوه دسترسی به ثبت نامه صادره #
برای ثبت یک نامه صادره جدید:
- از منوی اصلی وارد اتوماسیون اداری شوید.
- وارد بخش دبیرخانه شوید.
- گزینه نامههای صادره را انتخاب کنید.
- گزینه مربوط به ثبت نامه صادره جدید را انتخاب کنید.
- فرم نامه صادره برای شما نمایش داده میشود.
مسیر دسترسی:
اتوماسیون اداری ← دبیرخانه ← نامههای صادره ← ثبت نامه صادره جدید
اطلاعات نامه صادره #
پس از ورود به فرم، اطلاعات نامه را در قسمتهای مربوطه تکمیل کنید.
تاریخ نامه #
در قسمت تاریخ نامه، تاریخ مربوط به نامه مشخص میشود.
تاریخ ارسال نامه #
در قسمت تاریخ ارسال نامه، تاریخی که نامه برای ارسال در نظر گرفته شده است مشخص میشود.
این تاریخ ممکن است با تاریخ نامه یکسان یا متفاوت باشد.
دبیرخانه #
از قسمت دبیرخانه، دبیرخانهای که نامه باید در آن ثبت شود را انتخاب کنید.
برای مثال:
دبیرخانه مرکزی
انتخاب دبیرخانه مشخص میکند نامه صادره در کدام دبیرخانه سازمان ثبت و مدیریت شود.
طبقهبندی #
در قسمت طبقهبندی، نوع طبقهبندی نامه را از لیست موجود انتخاب کنید.
برای مثال:
عادی
طبقهبندی برای مشخص کردن سطح یا نوع نامه و تفکیک مکاتبات مورد استفاده قرار میگیرد.
فرستنده #
در قسمت فرستنده، شخص یا واحدی که نامه از طرف آن ارسال میشود را انتخاب کنید.
گیرنده #
در قسمت گیرنده، شخص یا مجموعهای که نامه برای آن ارسال میشود را انتخاب کنید.
اگر گیرنده موردنظر قبلاً در سیستم ثبت شده باشد، میتوانید آن را از اطلاعات موجود انتخاب کنید.
در صورتی که شخص موردنظر در سیستم ثبت نشده باشد، میتوانید از گزینه ثبت شخص سریع استفاده کنید.
ثبت شخص سریع برای گیرنده #
با انتخاب آیکون ثبت شخص سریع در کنار قسمت گیرنده، پنجره ثبت شخص سریع باز میشود.
این قابلیت به شما اجازه میدهد بدون خروج از فرم نامه صادره، گیرنده جدید را در سیستم ثبت کنید.
اطلاعات شخص #
نوع شخص #
ابتدا نوع شخص را مشخص کنید:
- حقیقی
- حقوقی
پیشوند #
در صورت نیاز، پیشوند شخص را انتخاب کنید.
نام و نام خانوادگی #
نام و نام خانوادگی شخص را وارد کنید.
دسته #
در صورت نیاز، دستهبندی شخص را مشخص کنید.
موبایل #
شماره موبایل شخص را وارد کنید.
اطلاعات پرسنل #
اگر لازم است اطلاعات پرسنلی مربوط به شخص نیز ثبت شود، از قسمت پرسنل استفاده کنید.
اسم پرسنل #
نام پرسنل موردنظر را وارد کنید.
پست سازمانی #
پست سازمانی شخص را انتخاب کنید.
در صورت نیاز به تعریف پست سازمانی جدید، میتوانید از علامت + کنار این قسمت استفاده کنید.
موبایل #
شماره موبایل مربوط به پرسنل را وارد کنید.
اطلاعات آدرس #
در ادامه میتوانید اطلاعات آدرس شخص را نیز وارد کنید.
کشور #
کشور محل سکونت یا فعالیت شخص را انتخاب کنید.
استان #
استان مربوطه را انتخاب کنید.
شهر #
شهر موردنظر را مشخص کنید.
منطقه #
در صورت نیاز، منطقه را انتخاب کنید.
خیابان اصلی #
نام خیابان اصلی را وارد کنید.
کدپستی #
کدپستی شخص یا مجموعه را وارد کنید.
ادامه آدرس #
اطلاعات تکمیلی آدرس را در این قسمت وارد کنید.
پس از تکمیل اطلاعات، روی ثبت و جدید کلیک کنید تا اطلاعات شخص ثبت شود.
پس از ثبت، میتوانید شخص موردنظر را بهعنوان گیرنده نامه صادره انتخاب کنید.
ادامه اطلاعات نامه صادره #
عطف #
قسمت عطف برای مشخص کردن ارتباط نامه صادره با مکاتبه یا نامه دیگری استفاده میشود.
اگر نامه صادره در ارتباط با یک نامه قبلی است، میتوانید ارتباط مربوطه را از این قسمت مشخص کنید.
پروندهها #
اگر نامه صادره مربوط به یک پرونده مشخص است، پرونده موردنظر را از قسمت پروندهها انتخاب کنید.
با این کار ارتباط بین نامه و پرونده مربوطه در سیستم ثبت میشود و دسترسی و پیگیری مکاتبات مرتبط با آن پرونده سادهتر خواهد شد.
فرآیند #
اگر نامه صادره در ارتباط با یک فرآیند است، فرآیند موردنظر را از این قسمت انتخاب کنید.
این قسمت برای ارتباط دادن نامه با فرآیندهای تعریفشده در سیستم استفاده میشود.
قالب نامه #
در قسمت قالب نامه میتوانید یکی از قالبهای از قبل تعریفشده را برای تهیه نامه انتخاب کنید.
استفاده از قالب نامه برای مکاتباتی که دارای ساختار مشخص یا تکرارشونده هستند کاربرد دارد.
در صورتی که قالب موردنظر قبلاً تعریف شده باشد، آن را از لیست قالب نامه انتخاب کنید.
تعریف قالب نامه جدید #
برای تعریف یا مدیریت قالبها، روی علامت + کنار قسمت قالب نامه کلیک کنید.
پنجره قالب نامه باز میشود.
نام قالب نامه #
در قسمت نام قالب نامه، یک عنوان برای قالب وارد کنید.
برای مثال:
نامه صادره
دبیرخانه #
از قسمت دبیرخانه مشخص کنید قالب مربوط به کدام دبیرخانه است.
فایل قالب #
در قسمت فایل قالب روی Choose File کلیک کرده و فایل قالب موردنظر را از سیستم انتخاب کنید.
کلمات کلیدی جهت استفاده در متن نامه #
در پنجره قالب نامه، بخشی با عنوان کلمات کلیدی جهت استفاده در متن نامه وجود دارد.
این قسمت کلمات کلیدی قابل استفاده در قالب را نمایش میدهد.
با قرار دادن این کلمات در فایل قالب، اطلاعات مربوط به نامه، شخص، پرسنل و سایر اطلاعات مرتبط میتوانند در محل تعیینشده در قالب قرار گیرند.
در این قسمت کلمات کلیدی مختلفی برای اطلاعاتی مانند موارد زیر در اختیار شما قرار میگیرد:
- نام شخص
- نام و پیشوند شخص
- آدرس شخص
- نام پرسنل
- نام و پیشوند پرسنل
- تاریخ نامه
- شماره نامه
- پست سازمانی فرستنده
- پست سازمانی پرسنل
- امضا
- سایر اطلاعات تعریفشده در سیستم
پس از تکمیل اطلاعات قالب، روی ثبت کلیک کنید.
لیست قالبهای نامه #
در قسمت پایین پنجره قالب نامه، قالبهایی که قبلاً در سیستم تعریف شدهاند نمایش داده میشوند.
در این لیست اطلاعاتی مانند موارد زیر قابل مشاهده است:
- فعال
- نام قالب
- شماره قالب
- دبیرخانه
- تاریخ ثبت
- عملیات
از قسمت عملیات نیز میتوانید قالبهای ثبتشده را مدیریت کنید.
رونوشت به اشخاص دیگر #
قسمت رونوشت به اشخاص دیگر زمانی استفاده میشود که علاوه بر گیرنده اصلی، لازم باشد نامه برای یک یا چند شخص دیگر نیز رونوشت شود.
پس از اضافه کردن اشخاص، اطلاعات آنها در جدول این قسمت نمایش داده میشود.
در جدول میتوانید مواردی مانند:
- ردیف
- نام شخص
را مشاهده کنید.
در صورت نیاز میتوانید شخص اضافهشده را نیز از لیست رونوشت حذف کنید.
موضوع نامه #
در قسمت موضوع نامه، عنوان یا موضوع اصلی نامه را وارد کنید.
بهتر است موضوع بهگونهای وارد شود که محتوای کلی نامه از روی عنوان آن قابل تشخیص باشد.
برای مثال:
موضوع: درخواست برگزاری جلسه معرفی نرمافزار
متن نامه #
در قسمت متن نامه، محتوای اصلی نامه صادره را وارد کنید.
اگر برای نامه قالب نامه انتخاب کرده باشید، میتوانید متن نامه را مطابق قالب مربوطه تکمیل کنید.
ذخیره بهصورت پیشنویس #
اگر نامه هنوز کامل نشده یا قصد ندارید آن را وارد مرحله بعد کنید، روی گزینه ذخیره بهصورت پیشنویس کلیک کنید.
با استفاده از این گزینه میتوانید اطلاعات واردشده را ذخیره کرده و در زمان دیگری برای تکمیل نامه اقدام کنید.
این گزینه برای نامههایی مناسب است که هنوز:
- متن آنها کامل نشده است.
- گیرنده نهایی مشخص نشده است.
- نیاز به بررسی یا اصلاح دارند.
- هنوز آماده ادامه مراحل ثبت نیستند.
ثبت و مرحله بعد #
پس از تکمیل اطلاعات نامه، روی گزینه ثبت و مرحله بعد کلیک کنید.
با انتخاب این گزینه، اطلاعات واردشده برای نامه ثبت شده و وارد مرحله بعدی ثبت نامه صادره میشوید.
نکات مهم در ثبت نامه صادره #
پس از تکمیل اطلاعات، با انتخاب ثبت و مرحله بعد وارد مرحله بعدی ثبت نامه صادره شوید.ثبت نامه صادره
بخش نامه صادره در اتوماسیون اداری برای ثبت و مدیریت مکاتباتی استفاده میشود که از داخل سازمان برای اشخاص، شرکتها، سازمانها یا سایر مخاطبان ارسال میشوند.
در این بخش میتوانید اطلاعات نامه، فرستنده و گیرنده، قالب، موضوع و متن نامه را ثبت کرده و در صورت نیاز، نامه را به پرونده یا فرآیند مرتبط کنید.
نحوه دسترسی به ثبت نامه صادره #
برای ثبت یک نامه صادره جدید:
- از منوی اصلی وارد اتوماسیون اداری شوید.
- وارد بخش دبیرخانه شوید.
- گزینه نامههای صادره را انتخاب کنید.
- گزینه مربوط به ثبت نامه صادره جدید را انتخاب کنید.
- فرم نامه صادره برای شما نمایش داده میشود.
مسیر دسترسی:
اتوماسیون اداری ← دبیرخانه ← نامههای صادره ← ثبت نامه صادره جدید
اطلاعات نامه صادره #
پس از ورود به فرم، اطلاعات نامه را در قسمتهای مربوطه تکمیل کنید.
تاریخ نامه #
در قسمت تاریخ نامه، تاریخ مربوط به نامه مشخص میشود.
تاریخ ارسال نامه #
در قسمت تاریخ ارسال نامه، تاریخی که نامه برای ارسال در نظر گرفته شده است مشخص میشود.
این تاریخ ممکن است با تاریخ نامه یکسان یا متفاوت باشد.
دبیرخانه #
از قسمت دبیرخانه، دبیرخانهای که نامه باید در آن ثبت شود را انتخاب کنید.
برای مثال:
دبیرخانه مرکزی
انتخاب دبیرخانه مشخص میکند نامه صادره در کدام دبیرخانه سازمان ثبت و مدیریت شود.
طبقهبندی #
در قسمت طبقهبندی، نوع طبقهبندی نامه را از لیست موجود انتخاب کنید.
برای مثال:
عادی
طبقهبندی برای مشخص کردن سطح یا نوع نامه و تفکیک مکاتبات مورد استفاده قرار میگیرد.
فرستنده #
در قسمت فرستنده، شخص یا واحدی که نامه از طرف آن ارسال میشود را انتخاب کنید.
گیرنده #
در قسمت گیرنده، شخص یا مجموعهای که نامه برای آن ارسال میشود را انتخاب کنید.
اگر گیرنده موردنظر قبلاً در سیستم ثبت شده باشد، میتوانید آن را از اطلاعات موجود انتخاب کنید.
در صورتی که شخص موردنظر در سیستم ثبت نشده باشد، میتوانید از گزینه ثبت شخص سریع استفاده کنید.
ثبت شخص سریع برای گیرنده #
با انتخاب آیکون ثبت شخص سریع در کنار قسمت گیرنده، پنجره ثبت شخص سریع باز میشود.
این قابلیت به شما اجازه میدهد بدون خروج از فرم نامه صادره، گیرنده جدید را در سیستم ثبت کنید.
اطلاعات شخص #
نوع شخص #
ابتدا نوع شخص را مشخص کنید:
- حقیقی
- حقوقی
پیشوند #
در صورت نیاز، پیشوند شخص را انتخاب کنید.
نام و نام خانوادگی #
نام و نام خانوادگی شخص را وارد کنید.
دسته #
در صورت نیاز، دستهبندی شخص را مشخص کنید.
موبایل #
شماره موبایل شخص را وارد کنید.
اطلاعات پرسنل #
اگر لازم است اطلاعات پرسنلی مربوط به شخص نیز ثبت شود، از قسمت پرسنل استفاده کنید.
اسم پرسنل #
نام پرسنل موردنظر را وارد کنید.
پست سازمانی #
پست سازمانی شخص را انتخاب کنید.
در صورت نیاز به تعریف پست سازمانی جدید، میتوانید از علامت + کنار این قسمت استفاده کنید.
موبایل #
شماره موبایل مربوط به پرسنل را وارد کنید.
اطلاعات آدرس #
در ادامه میتوانید اطلاعات آدرس شخص را نیز وارد کنید.
کشور #
کشور محل سکونت یا فعالیت شخص را انتخاب کنید.
استان #
استان مربوطه را انتخاب کنید.
شهر #
شهر موردنظر را مشخص کنید.
منطقه #
در صورت نیاز، منطقه را انتخاب کنید.
خیابان اصلی #
نام خیابان اصلی را وارد کنید.
کدپستی #
کدپستی شخص یا مجموعه را وارد کنید.
ادامه آدرس #
اطلاعات تکمیلی آدرس را در این قسمت وارد کنید.
پس از تکمیل اطلاعات، روی ثبت و جدید کلیک کنید تا اطلاعات شخص ثبت شود.
پس از ثبت، میتوانید شخص موردنظر را بهعنوان گیرنده نامه صادره انتخاب کنید.
ادامه اطلاعات نامه صادره #
عطف #
قسمت عطف برای مشخص کردن ارتباط نامه صادره با مکاتبه یا نامه دیگری استفاده میشود.
اگر نامه صادره در ارتباط با یک نامه قبلی است، میتوانید ارتباط مربوطه را از این قسمت مشخص کنید.
پروندهها #
اگر نامه صادره مربوط به یک پرونده مشخص است، پرونده موردنظر را از قسمت پروندهها انتخاب کنید.
با این کار ارتباط بین نامه و پرونده مربوطه در سیستم ثبت میشود و دسترسی و پیگیری مکاتبات مرتبط با آن پرونده سادهتر خواهد شد.
فرآیند #
اگر نامه صادره در ارتباط با یک فرآیند است، فرآیند موردنظر را از این قسمت انتخاب کنید.
این قسمت برای ارتباط دادن نامه با فرآیندهای تعریفشده در سیستم استفاده میشود.
قالب نامه #
در قسمت قالب نامه میتوانید یکی از قالبهای از قبل تعریفشده را برای تهیه نامه انتخاب کنید.
استفاده از قالب نامه برای مکاتباتی که دارای ساختار مشخص یا تکرارشونده هستند کاربرد دارد.
در صورتی که قالب موردنظر قبلاً تعریف شده باشد، آن را از لیست قالب نامه انتخاب کنید.
تعریف قالب نامه جدید #
برای تعریف یا مدیریت قالبها، روی علامت + کنار قسمت قالب نامه کلیک کنید.
پنجره قالب نامه باز میشود.
نام قالب نامه #
در قسمت نام قالب نامه، یک عنوان برای قالب وارد کنید.
برای مثال:
نامه صادره
دبیرخانه #
از قسمت دبیرخانه مشخص کنید قالب مربوط به کدام دبیرخانه است.
فایل قالب #
در قسمت فایل قالب روی Choose File کلیک کرده و فایل قالب موردنظر را از سیستم انتخاب کنید.
کلمات کلیدی جهت استفاده در متن نامه #
در پنجره قالب نامه، بخشی با عنوان کلمات کلیدی جهت استفاده در متن نامه وجود دارد.
این قسمت کلمات کلیدی قابل استفاده در قالب را نمایش میدهد.
با قرار دادن این کلمات در فایل قالب، اطلاعات مربوط به نامه، شخص، پرسنل و سایر اطلاعات مرتبط میتوانند در محل تعیینشده در قالب قرار گیرند.
در این قسمت کلمات کلیدی مختلفی برای اطلاعاتی مانند موارد زیر در اختیار شما قرار میگیرد:
- نام شخص
- نام و پیشوند شخص
- آدرس شخص
- نام پرسنل
- نام و پیشوند پرسنل
- تاریخ نامه
- شماره نامه
- پست سازمانی فرستنده
- پست سازمانی پرسنل
- امضا
- سایر اطلاعات تعریفشده در سیستم
پس از تکمیل اطلاعات قالب، روی ثبت کلیک کنید.
لیست قالبهای نامه #
در قسمت پایین پنجره قالب نامه، قالبهایی که قبلاً در سیستم تعریف شدهاند نمایش داده میشوند.
در این لیست اطلاعاتی مانند موارد زیر قابل مشاهده است:
- فعال
- نام قالب
- شماره قالب
- دبیرخانه
- تاریخ ثبت
- عملیات
از قسمت عملیات نیز میتوانید قالبهای ثبتشده را مدیریت کنید.
رونوشت به اشخاص دیگر #
قسمت رونوشت به اشخاص دیگر زمانی استفاده میشود که علاوه بر گیرنده اصلی، لازم باشد نامه برای یک یا چند شخص دیگر نیز رونوشت شود.
پس از اضافه کردن اشخاص، اطلاعات آنها در جدول این قسمت نمایش داده میشود.
در جدول میتوانید مواردی مانند:
- ردیف
- نام شخص
را مشاهده کنید.
در صورت نیاز میتوانید شخص اضافهشده را نیز از لیست رونوشت حذف کنید.
موضوع نامه #
در قسمت موضوع نامه، عنوان یا موضوع اصلی نامه را وارد کنید.
بهتر است موضوع بهگونهای وارد شود که محتوای کلی نامه از روی عنوان آن قابل تشخیص باشد.
برای مثال:
موضوع: درخواست برگزاری جلسه معرفی نرمافزار
متن نامه #
در قسمت متن نامه، محتوای اصلی نامه صادره را وارد کنید.
اگر برای نامه قالب نامه انتخاب کرده باشید، میتوانید متن نامه را مطابق قالب مربوطه تکمیل کنید.
ذخیره بهصورت پیشنویس #
اگر نامه هنوز کامل نشده یا قصد ندارید آن را وارد مرحله بعد کنید، روی گزینه ذخیره بهصورت پیشنویس کلیک کنید.
با استفاده از این گزینه میتوانید اطلاعات واردشده را ذخیره کرده و در زمان دیگری برای تکمیل نامه اقدام کنید.
این گزینه برای نامههایی مناسب است که هنوز:
- متن آنها کامل نشده است.
- گیرنده نهایی مشخص نشده است.
- نیاز به بررسی یا اصلاح دارند.
- هنوز آماده ادامه مراحل ثبت نیستند.
ثبت و مرحله بعد #
پس از تکمیل اطلاعات نامه، روی گزینه ثبت و مرحله بعد کلیک کنید.
با انتخاب این گزینه، اطلاعات واردشده برای نامه ثبت شده و وارد مرحله بعدی ثبت نامه صادره میشوید.
نکات مهم در ثبت نامه صادره #
پس از تکمیل اطلاعات، با انتخاب ثبت و مرحله بعد وارد مرحله بعدی ثبت نامه صادره شوید.ثبت نامه صادره
بخش نامه صادره در اتوماسیون اداری برای ثبت و مدیریت مکاتباتی استفاده میشود که از داخل سازمان برای اشخاص، شرکتها، سازمانها یا سایر مخاطبان ارسال میشوند.
در این بخش میتوانید اطلاعات نامه، فرستنده و گیرنده، قالب، موضوع و متن نامه را ثبت کرده و در صورت نیاز، نامه را به پرونده یا فرآیند مرتبط کنید.
نحوه دسترسی به ثبت نامه صادره #
برای ثبت یک نامه صادره جدید:
- از منوی اصلی وارد اتوماسیون اداری شوید.
- وارد بخش دبیرخانه شوید.
- گزینه نامههای صادره را انتخاب کنید.
- گزینه مربوط به ثبت نامه صادره جدید را انتخاب کنید.
- فرم نامه صادره برای شما نمایش داده میشود.
مسیر دسترسی:
اتوماسیون اداری ← دبیرخانه ← نامههای صادره ← ثبت نامه صادره جدید
اطلاعات نامه صادره #
پس از ورود به فرم، اطلاعات نامه را در قسمتهای مربوطه تکمیل کنید.
تاریخ نامه #
در قسمت تاریخ نامه، تاریخ مربوط به نامه مشخص میشود.
تاریخ ارسال نامه #
در قسمت تاریخ ارسال نامه، تاریخی که نامه برای ارسال در نظر گرفته شده است مشخص میشود.
این تاریخ ممکن است با تاریخ نامه یکسان یا متفاوت باشد.
دبیرخانه #
از قسمت دبیرخانه، دبیرخانهای که نامه باید در آن ثبت شود را انتخاب کنید.
برای مثال:
دبیرخانه مرکزی
انتخاب دبیرخانه مشخص میکند نامه صادره در کدام دبیرخانه سازمان ثبت و مدیریت شود.
طبقهبندی #
در قسمت طبقهبندی، نوع طبقهبندی نامه را از لیست موجود انتخاب کنید.
برای مثال:
عادی
طبقهبندی برای مشخص کردن سطح یا نوع نامه و تفکیک مکاتبات مورد استفاده قرار میگیرد.
فرستنده #
در قسمت فرستنده، شخص یا واحدی که نامه از طرف آن ارسال میشود را انتخاب کنید.
گیرنده #
در قسمت گیرنده، شخص یا مجموعهای که نامه برای آن ارسال میشود را انتخاب کنید.
اگر گیرنده موردنظر قبلاً در سیستم ثبت شده باشد، میتوانید آن را از اطلاعات موجود انتخاب کنید.
در صورتی که شخص موردنظر در سیستم ثبت نشده باشد، میتوانید از گزینه ثبت شخص سریع استفاده کنید.
ثبت شخص سریع برای گیرنده #
با انتخاب آیکون ثبت شخص سریع در کنار قسمت گیرنده، پنجره ثبت شخص سریع باز میشود.
این قابلیت به شما اجازه میدهد بدون خروج از فرم نامه صادره، گیرنده جدید را در سیستم ثبت کنید.
اطلاعات شخص #
نوع شخص #
ابتدا نوع شخص را مشخص کنید:
- حقیقی
- حقوقی
پیشوند #
در صورت نیاز، پیشوند شخص را انتخاب کنید.
نام و نام خانوادگی #
نام و نام خانوادگی شخص را وارد کنید.
دسته #
در صورت نیاز، دستهبندی شخص را مشخص کنید.
موبایل #
شماره موبایل شخص را وارد کنید.
اطلاعات پرسنل #
اگر لازم است اطلاعات پرسنلی مربوط به شخص نیز ثبت شود، از قسمت پرسنل استفاده کنید.
اسم پرسنل #
نام پرسنل موردنظر را وارد کنید.
پست سازمانی #
پست سازمانی شخص را انتخاب کنید.
در صورت نیاز به تعریف پست سازمانی جدید، میتوانید از علامت + کنار این قسمت استفاده کنید.
موبایل #
شماره موبایل مربوط به پرسنل را وارد کنید.
اطلاعات آدرس #
در ادامه میتوانید اطلاعات آدرس شخص را نیز وارد کنید.
کشور #
کشور محل سکونت یا فعالیت شخص را انتخاب کنید.
استان #
استان مربوطه را انتخاب کنید.
شهر #
شهر موردنظر را مشخص کنید.
منطقه #
در صورت نیاز، منطقه را انتخاب کنید.
خیابان اصلی #
نام خیابان اصلی را وارد کنید.
کدپستی #
کدپستی شخص یا مجموعه را وارد کنید.
ادامه آدرس #
اطلاعات تکمیلی آدرس را در این قسمت وارد کنید.
پس از تکمیل اطلاعات، روی ثبت و جدید کلیک کنید تا اطلاعات شخص ثبت شود.
پس از ثبت، میتوانید شخص موردنظر را بهعنوان گیرنده نامه صادره انتخاب کنید.
ادامه اطلاعات نامه صادره #
عطف #
قسمت عطف برای مشخص کردن ارتباط نامه صادره با مکاتبه یا نامه دیگری استفاده میشود.
اگر نامه صادره در ارتباط با یک نامه قبلی است، میتوانید ارتباط مربوطه را از این قسمت مشخص کنید.
پروندهها #
اگر نامه صادره مربوط به یک پرونده مشخص است، پرونده موردنظر را از قسمت پروندهها انتخاب کنید.
با این کار ارتباط بین نامه و پرونده مربوطه در سیستم ثبت میشود و دسترسی و پیگیری مکاتبات مرتبط با آن پرونده سادهتر خواهد شد.
فرآیند #
اگر نامه صادره در ارتباط با یک فرآیند است، فرآیند موردنظر را از این قسمت انتخاب کنید.
این قسمت برای ارتباط دادن نامه با فرآیندهای تعریفشده در سیستم استفاده میشود.
قالب نامه #
در قسمت قالب نامه میتوانید یکی از قالبهای از قبل تعریفشده را برای تهیه نامه انتخاب کنید.
استفاده از قالب نامه برای مکاتباتی که دارای ساختار مشخص یا تکرارشونده هستند کاربرد دارد.
در صورتی که قالب موردنظر قبلاً تعریف شده باشد، آن را از لیست قالب نامه انتخاب کنید.
تعریف قالب نامه جدید #
برای تعریف یا مدیریت قالبها، روی علامت + کنار قسمت قالب نامه کلیک کنید.
پنجره قالب نامه باز میشود.
نام قالب نامه #
در قسمت نام قالب نامه، یک عنوان برای قالب وارد کنید.
برای مثال:
نامه صادره
دبیرخانه #
از قسمت دبیرخانه مشخص کنید قالب مربوط به کدام دبیرخانه است.
فایل قالب #
در قسمت فایل قالب روی Choose File کلیک کرده و فایل قالب موردنظر را از سیستم انتخاب کنید.
کلمات کلیدی جهت استفاده در متن نامه #
در پنجره قالب نامه، بخشی با عنوان کلمات کلیدی جهت استفاده در متن نامه وجود دارد.
این قسمت کلمات کلیدی قابل استفاده در قالب را نمایش میدهد.
با قرار دادن این کلمات در فایل قالب، اطلاعات مربوط به نامه، شخص، پرسنل و سایر اطلاعات مرتبط میتوانند در محل تعیینشده در قالب قرار گیرند.
در این قسمت کلمات کلیدی مختلفی برای اطلاعاتی مانند موارد زیر در اختیار شما قرار میگیرد:
- نام شخص
- نام و پیشوند شخص
- آدرس شخص
- نام پرسنل
- نام و پیشوند پرسنل
- تاریخ نامه
- شماره نامه
- پست سازمانی فرستنده
- پست سازمانی پرسنل
- امضا
- سایر اطلاعات تعریفشده در سیستم
پس از تکمیل اطلاعات قالب، روی ثبت کلیک کنید.
لیست قالبهای نامه #
در قسمت پایین پنجره قالب نامه، قالبهایی که قبلاً در سیستم تعریف شدهاند نمایش داده میشوند.
در این لیست اطلاعاتی مانند موارد زیر قابل مشاهده است:
- فعال
- نام قالب
- شماره قالب
- دبیرخانه
- تاریخ ثبت
- عملیات
از قسمت عملیات نیز میتوانید قالبهای ثبتشده را مدیریت کنید.
رونوشت به اشخاص دیگر #
قسمت رونوشت به اشخاص دیگر زمانی استفاده میشود که علاوه بر گیرنده اصلی، لازم باشد نامه برای یک یا چند شخص دیگر نیز رونوشت شود.
پس از اضافه کردن اشخاص، اطلاعات آنها در جدول این قسمت نمایش داده میشود.
در جدول میتوانید مواردی مانند:
- ردیف
- نام شخص
را مشاهده کنید.
در صورت نیاز میتوانید شخص اضافهشده را نیز از لیست رونوشت حذف کنید.
موضوع نامه #
در قسمت موضوع نامه، عنوان یا موضوع اصلی نامه را وارد کنید.
بهتر است موضوع بهگونهای وارد شود که محتوای کلی نامه از روی عنوان آن قابل تشخیص باشد.
برای مثال:
موضوع: درخواست برگزاری جلسه معرفی نرمافزار
متن نامه #
در قسمت متن نامه، محتوای اصلی نامه صادره را وارد کنید.
اگر برای نامه قالب نامه انتخاب کرده باشید، میتوانید متن نامه را مطابق قالب مربوطه تکمیل کنید.
ذخیره بهصورت پیشنویس #
اگر نامه هنوز کامل نشده یا قصد ندارید آن را وارد مرحله بعد کنید، روی گزینه ذخیره بهصورت پیشنویس کلیک کنید.
با استفاده از این گزینه میتوانید اطلاعات واردشده را ذخیره کرده و در زمان دیگری برای تکمیل نامه اقدام کنید.
این گزینه برای نامههایی مناسب است که هنوز:
- متن آنها کامل نشده است.
- گیرنده نهایی مشخص نشده است.
- نیاز به بررسی یا اصلاح دارند.
- هنوز آماده ادامه مراحل ثبت نیستند.
ثبت و مرحله بعد #
پس از تکمیل اطلاعات نامه، روی گزینه ثبت و مرحله بعد کلیک کنید.
با انتخاب این گزینه، اطلاعات واردشده برای نامه ثبت شده و وارد مرحله بعدی ثبت نامه صادره میشوید.
نکات مهم در ثبت نامه صادره #
پس از تکمیل اطلاعات، با انتخاب ثبت و مرحله بعد وارد مرحله بعدی ثبت نامه صادره شوید.ثبت نامه صادره
بخش نامه صادره در اتوماسیون اداری برای ثبت و مدیریت مکاتباتی استفاده میشود که از داخل سازمان برای اشخاص، شرکتها، سازمانها یا سایر مخاطبان ارسال میشوند.
در این بخش میتوانید اطلاعات نامه، فرستنده و گیرنده، قالب، موضوع و متن نامه را ثبت کرده و در صورت نیاز، نامه را به پرونده یا فرآیند مرتبط کنید.
نحوه دسترسی به ثبت نامه صادره #
برای ثبت یک نامه صادره جدید:
- از منوی اصلی وارد اتوماسیون اداری شوید.
- وارد بخش دبیرخانه شوید.
- گزینه نامههای صادره را انتخاب کنید.
- گزینه مربوط به ثبت نامه صادره جدید را انتخاب کنید.
- فرم نامه صادره برای شما نمایش داده میشود.
مسیر دسترسی:
اتوماسیون اداری ← دبیرخانه ← نامههای صادره ← ثبت نامه صادره جدید
اطلاعات نامه صادره #
پس از ورود به فرم، اطلاعات نامه را در قسمتهای مربوطه تکمیل کنید.
تاریخ نامه #
در قسمت تاریخ نامه، تاریخ مربوط به نامه مشخص میشود.
تاریخ ارسال نامه #
در قسمت تاریخ ارسال نامه، تاریخی که نامه برای ارسال در نظر گرفته شده است مشخص میشود.
این تاریخ ممکن است با تاریخ نامه یکسان یا متفاوت باشد.
دبیرخانه #
از قسمت دبیرخانه، دبیرخانهای که نامه باید در آن ثبت شود را انتخاب کنید.
برای مثال:
دبیرخانه مرکزی
انتخاب دبیرخانه مشخص میکند نامه صادره در کدام دبیرخانه سازمان ثبت و مدیریت شود.
طبقهبندی #
در قسمت طبقهبندی، نوع طبقهبندی نامه را از لیست موجود انتخاب کنید.
برای مثال:
عادی
طبقهبندی برای مشخص کردن سطح یا نوع نامه و تفکیک مکاتبات مورد استفاده قرار میگیرد.
فرستنده #
در قسمت فرستنده، شخص یا واحدی که نامه از طرف آن ارسال میشود را انتخاب کنید.
گیرنده #
در قسمت گیرنده، شخص یا مجموعهای که نامه برای آن ارسال میشود را انتخاب کنید.
اگر گیرنده موردنظر قبلاً در سیستم ثبت شده باشد، میتوانید آن را از اطلاعات موجود انتخاب کنید.
در صورتی که شخص موردنظر در سیستم ثبت نشده باشد، میتوانید از گزینه ثبت شخص سریع استفاده کنید.
ثبت شخص سریع برای گیرنده #
با انتخاب آیکون ثبت شخص سریع در کنار قسمت گیرنده، پنجره ثبت شخص سریع باز میشود.
این قابلیت به شما اجازه میدهد بدون خروج از فرم نامه صادره، گیرنده جدید را در سیستم ثبت کنید.
اطلاعات شخص #
نوع شخص #
ابتدا نوع شخص را مشخص کنید:
- حقیقی
- حقوقی
پیشوند #
در صورت نیاز، پیشوند شخص را انتخاب کنید.
نام و نام خانوادگی #
نام و نام خانوادگی شخص را وارد کنید.
دسته #
در صورت نیاز، دستهبندی شخص را مشخص کنید.
موبایل #
شماره موبایل شخص را وارد کنید.
اطلاعات پرسنل #
اگر لازم است اطلاعات پرسنلی مربوط به شخص نیز ثبت شود، از قسمت پرسنل استفاده کنید.
اسم پرسنل #
نام پرسنل موردنظر را وارد کنید.
پست سازمانی #
پست سازمانی شخص را انتخاب کنید.
در صورت نیاز به تعریف پست سازمانی جدید، میتوانید از علامت + کنار این قسمت استفاده کنید.
موبایل #
شماره موبایل مربوط به پرسنل را وارد کنید.
اطلاعات آدرس #
در ادامه میتوانید اطلاعات آدرس شخص را نیز وارد کنید.
کشور #
کشور محل سکونت یا فعالیت شخص را انتخاب کنید.
استان #
استان مربوطه را انتخاب کنید.
شهر #
شهر موردنظر را مشخص کنید.
منطقه #
در صورت نیاز، منطقه را انتخاب کنید.
خیابان اصلی #
نام خیابان اصلی را وارد کنید.
کدپستی #
کدپستی شخص یا مجموعه را وارد کنید.
ادامه آدرس #
اطلاعات تکمیلی آدرس را در این قسمت وارد کنید.
پس از تکمیل اطلاعات، روی ثبت و جدید کلیک کنید تا اطلاعات شخص ثبت شود.
پس از ثبت، میتوانید شخص موردنظر را بهعنوان گیرنده نامه صادره انتخاب کنید.
ادامه اطلاعات نامه صادره #
عطف #
قسمت عطف برای مشخص کردن ارتباط نامه صادره با مکاتبه یا نامه دیگری استفاده میشود.
اگر نامه صادره در ارتباط با یک نامه قبلی است، میتوانید ارتباط مربوطه را از این قسمت مشخص کنید.
پروندهها #
اگر نامه صادره مربوط به یک پرونده مشخص است، پرونده موردنظر را از قسمت پروندهها انتخاب کنید.
با این کار ارتباط بین نامه و پرونده مربوطه در سیستم ثبت میشود و دسترسی و پیگیری مکاتبات مرتبط با آن پرونده سادهتر خواهد شد.
فرآیند #
اگر نامه صادره در ارتباط با یک فرآیند است، فرآیند موردنظر را از این قسمت انتخاب کنید.
این قسمت برای ارتباط دادن نامه با فرآیندهای تعریفشده در سیستم استفاده میشود.
قالب نامه #
در قسمت قالب نامه میتوانید یکی از قالبهای از قبل تعریفشده را برای تهیه نامه انتخاب کنید.
استفاده از قالب نامه برای مکاتباتی که دارای ساختار مشخص یا تکرارشونده هستند کاربرد دارد.
در صورتی که قالب موردنظر قبلاً تعریف شده باشد، آن را از لیست قالب نامه انتخاب کنید.
تعریف قالب نامه جدید #
برای تعریف یا مدیریت قالبها، روی علامت + کنار قسمت قالب نامه کلیک کنید.
پنجره قالب نامه باز میشود.
نام قالب نامه #
در قسمت نام قالب نامه، یک عنوان برای قالب وارد کنید.
برای مثال:
نامه صادره
دبیرخانه #
از قسمت دبیرخانه مشخص کنید قالب مربوط به کدام دبیرخانه است.
فایل قالب #
در قسمت فایل قالب روی Choose File کلیک کرده و فایل قالب موردنظر را از سیستم انتخاب کنید.
کلمات کلیدی جهت استفاده در متن نامه #
در پنجره قالب نامه، بخشی با عنوان کلمات کلیدی جهت استفاده در متن نامه وجود دارد.
این قسمت کلمات کلیدی قابل استفاده در قالب را نمایش میدهد.
با قرار دادن این کلمات در فایل قالب، اطلاعات مربوط به نامه، شخص، پرسنل و سایر اطلاعات مرتبط میتوانند در محل تعیینشده در قالب قرار گیرند.
در این قسمت کلمات کلیدی مختلفی برای اطلاعاتی مانند موارد زیر در اختیار شما قرار میگیرد:
- نام شخص
- نام و پیشوند شخص
- آدرس شخص
- نام پرسنل
- نام و پیشوند پرسنل
- تاریخ نامه
- شماره نامه
- پست سازمانی فرستنده
- پست سازمانی پرسنل
- امضا
- سایر اطلاعات تعریفشده در سیستم
پس از تکمیل اطلاعات قالب، روی ثبت کلیک کنید.
لیست قالبهای نامه #
در قسمت پایین پنجره قالب نامه، قالبهایی که قبلاً در سیستم تعریف شدهاند نمایش داده میشوند.
در این لیست اطلاعاتی مانند موارد زیر قابل مشاهده است:
- فعال
- نام قالب
- شماره قالب
- دبیرخانه
- تاریخ ثبت
- عملیات
از قسمت عملیات نیز میتوانید قالبهای ثبتشده را مدیریت کنید.
رونوشت به اشخاص دیگر #
قسمت رونوشت به اشخاص دیگر زمانی استفاده میشود که علاوه بر گیرنده اصلی، لازم باشد نامه برای یک یا چند شخص دیگر نیز رونوشت شود.
پس از اضافه کردن اشخاص، اطلاعات آنها در جدول این قسمت نمایش داده میشود.
در جدول میتوانید مواردی مانند:
- ردیف
- نام شخص
را مشاهده کنید.
در صورت نیاز میتوانید شخص اضافهشده را نیز از لیست رونوشت حذف کنید.
موضوع نامه #
در قسمت موضوع نامه، عنوان یا موضوع اصلی نامه را وارد کنید.
بهتر است موضوع بهگونهای وارد شود که محتوای کلی نامه از روی عنوان آن قابل تشخیص باشد.
برای مثال:
موضوع: درخواست برگزاری جلسه معرفی نرمافزار
متن نامه #
در قسمت متن نامه، محتوای اصلی نامه صادره را وارد کنید.
اگر برای نامه قالب نامه انتخاب کرده باشید، میتوانید متن نامه را مطابق قالب مربوطه تکمیل کنید.
ذخیره بهصورت پیشنویس #
اگر نامه هنوز کامل نشده یا قصد ندارید آن را وارد مرحله بعد کنید، روی گزینه ذخیره بهصورت پیشنویس کلیک کنید.
با استفاده از این گزینه میتوانید اطلاعات واردشده را ذخیره کرده و در زمان دیگری برای تکمیل نامه اقدام کنید.
این گزینه برای نامههایی مناسب است که هنوز:
- متن آنها کامل نشده است.
- گیرنده نهایی مشخص نشده است.
- نیاز به بررسی یا اصلاح دارند.
- هنوز آماده ادامه مراحل ثبت نیستند.
ثبت و مرحله بعد #
پس از تکمیل اطلاعات نامه، روی گزینه ثبت و مرحله بعد کلیک کنید.
با انتخاب این گزینه، اطلاعات واردشده برای نامه ثبت شده و وارد مرحله بعدی ثبت نامه صادره میشوید.
نکات مهم در ثبت نامه صادره #
پس از تکمیل اطلاعات، با انتخاب ثبت و مرحله بعد وارد مرحله بعدی ثبت نامه صادره شوید.
قبل از ثبت نامه، دبیرخانه، فرستنده و گیرنده را بررسی کنید.
اگر گیرنده در سیستم وجود ندارد، از ثبت شخص سریع استفاده کنید.
برای نامههای دارای ساختار ثابت یا پرتکرار، استفاده از قالب نامه باعث تسریع در ثبت نامه میشود.
در صورت نیاز میتوانید نامه را به پرونده یا فرآیند مرتبط کنید.
اگر نامه برای اشخاص دیگری نیز باید ارسال شود، از قسمت رونوشت به اشخاص دیگر استفاده کنید.
اگر نامه هنوز آماده ادامه مراحل نیست، آن را با گزینه ذخیره بهصورت پیشنویس ذخیره کنید.
قبل از ثبت نامه، دبیرخانه، فرستنده و گیرنده را بررسی کنید.
اگر گیرنده در سیستم وجود ندارد، از ثبت شخص سریع استفاده کنید.
برای نامههای دارای ساختار ثابت یا پرتکرار، استفاده از قالب نامه باعث تسریع در ثبت نامه میشود.
در صورت نیاز میتوانید نامه را به پرونده یا فرآیند مرتبط کنید.
اگر نامه برای اشخاص دیگری نیز باید ارسال شود، از قسمت رونوشت به اشخاص دیگر استفاده کنید.
اگر نامه هنوز آماده ادامه مراحل نیست، آن را با گزینه ذخیره بهصورت پیشنویس ذخیره کنید.
قبل از ثبت نامه، دبیرخانه، فرستنده و گیرنده را بررسی کنید.
اگر گیرنده در سیستم وجود ندارد، از ثبت شخص سریع استفاده کنید.
برای نامههای دارای ساختار ثابت یا پرتکرار، استفاده از قالب نامه باعث تسریع در ثبت نامه میشود.
در صورت نیاز میتوانید نامه را به پرونده یا فرآیند مرتبط کنید.
اگر نامه برای اشخاص دیگری نیز باید ارسال شود، از قسمت رونوشت به اشخاص دیگر استفاده کنید.
اگر نامه هنوز آماده ادامه مراحل نیست، آن را با گزینه ذخیره بهصورت پیشنویس ذخیره کنید.
قبل از ثبت نامه، دبیرخانه، فرستنده و گیرنده را بررسی کنید.
اگر گیرنده در سیستم وجود ندارد، از ثبت شخص سریع استفاده کنید.
برای نامههای دارای ساختار ثابت یا پرتکرار، استفاده از قالب نامه باعث تسریع در ثبت نامه میشود.
در صورت نیاز میتوانید نامه را به پرونده یا فرآیند مرتبط کنید.
اگر نامه برای اشخاص دیگری نیز باید ارسال شود، از قسمت رونوشت به اشخاص دیگر استفاده کنید.
اگر نامه هنوز آماده ادامه مراحل نیست، آن را با گزینه ذخیره بهصورت پیشنویس ذخیره کنید.
قبل از ثبت نامه، دبیرخانه، فرستنده و گیرنده را بررسی کنید.
اگر گیرنده در سیستم وجود ندارد، از ثبت شخص سریع استفاده کنید.
برای نامههای دارای ساختار ثابت یا پرتکرار، استفاده از قالب نامه باعث تسریع در ثبت نامه میشود.
در صورت نیاز میتوانید نامه را به پرونده یا فرآیند مرتبط کنید.
اگر نامه برای اشخاص دیگری نیز باید ارسال شود، از قسمت رونوشت به اشخاص دیگر استفاده کنید.
اگر نامه هنوز آماده ادامه مراحل نیست، آن را با گزینه ذخیره بهصورت پیشنویس ذخیره کنید.
در این بخش میتوانید اطلاعات نامه، فرستنده و گیرنده، قالب، موضوع و متن نامه را ثبت کرده و در صورت نیاز، نامه را به پرونده یا فرآیند مرتبط کنید.
نحوه دسترسی به ثبت نامه صادره #
برای ثبت یک نامه صادره جدید:
- از منوی اصلی وارد اتوماسیون اداری شوید.
- وارد بخش دبیرخانه شوید.
- گزینه نامههای صادره را انتخاب کنید.
- گزینه مربوط به ثبت نامه صادره جدید را انتخاب کنید.
- فرم نامه صادره برای شما نمایش داده میشود.
مسیر دسترسی:
اتوماسیون اداری ← دبیرخانه ← نامههای صادره ← ثبت نامه صادره جدید
اطلاعات نامه صادره #
پس از ورود به فرم، اطلاعات نامه را در قسمتهای مربوطه تکمیل کنید.
تاریخ نامه #
در قسمت تاریخ نامه، تاریخ مربوط به نامه مشخص میشود.
تاریخ ارسال نامه #
در قسمت تاریخ ارسال نامه، تاریخی که نامه برای ارسال در نظر گرفته شده است مشخص میشود.
این تاریخ ممکن است با تاریخ نامه یکسان یا متفاوت باشد.
دبیرخانه #
از قسمت دبیرخانه، دبیرخانهای که نامه باید در آن ثبت شود را انتخاب کنید.
برای مثال:
دبیرخانه مرکزی
انتخاب دبیرخانه مشخص میکند نامه صادره در کدام دبیرخانه سازمان ثبت و مدیریت شود.
طبقهبندی #
در قسمت طبقهبندی، نوع طبقهبندی نامه را از لیست موجود انتخاب کنید.
برای مثال:
عادی
طبقهبندی برای مشخص کردن سطح یا نوع نامه و تفکیک مکاتبات مورد استفاده قرار میگیرد.
فرستنده #
در قسمت فرستنده، شخص یا واحدی که نامه از طرف آن ارسال میشود را انتخاب کنید.
گیرنده #
در قسمت گیرنده، شخص یا مجموعهای که نامه برای آن ارسال میشود را انتخاب کنید.
اگر گیرنده موردنظر قبلاً در سیستم ثبت شده باشد، میتوانید آن را از اطلاعات موجود انتخاب کنید.
در صورتی که شخص موردنظر در سیستم ثبت نشده باشد، میتوانید از گزینه ثبت شخص سریع استفاده کنید.
ثبت شخص سریع برای گیرنده #
با انتخاب آیکون ثبت شخص سریع در کنار قسمت گیرنده، پنجره ثبت شخص سریع باز میشود.
این قابلیت به شما اجازه میدهد بدون خروج از فرم نامه صادره، گیرنده جدید را در سیستم ثبت کنید.
اطلاعات شخص #
نوع شخص #
ابتدا نوع شخص را مشخص کنید:
- حقیقی
- حقوقی
پیشوند #
در صورت نیاز، پیشوند شخص را انتخاب کنید.
نام و نام خانوادگی #
نام و نام خانوادگی شخص را وارد کنید.
دسته #
در صورت نیاز، دستهبندی شخص را مشخص کنید.
موبایل #
شماره موبایل شخص را وارد کنید.
اطلاعات پرسنل #
اگر لازم است اطلاعات پرسنلی مربوط به شخص نیز ثبت شود، از قسمت پرسنل استفاده کنید.
اسم پرسنل #
نام پرسنل موردنظر را وارد کنید.
پست سازمانی #
پست سازمانی شخص را انتخاب کنید.
در صورت نیاز به تعریف پست سازمانی جدید، میتوانید از علامت + کنار این قسمت استفاده کنید.
موبایل #
شماره موبایل مربوط به پرسنل را وارد کنید.
اطلاعات آدرس #
در ادامه میتوانید اطلاعات آدرس شخص را نیز وارد کنید.
کشور #
کشور محل سکونت یا فعالیت شخص را انتخاب کنید.
استان #
استان مربوطه را انتخاب کنید.
شهر #
شهر موردنظر را مشخص کنید.
منطقه #
در صورت نیاز، منطقه را انتخاب کنید.
خیابان اصلی #
نام خیابان اصلی را وارد کنید.
کدپستی #
کدپستی شخص یا مجموعه را وارد کنید.
ادامه آدرس #
اطلاعات تکمیلی آدرس را در این قسمت وارد کنید.
پس از تکمیل اطلاعات، روی ثبت و جدید کلیک کنید تا اطلاعات شخص ثبت شود.
پس از ثبت، میتوانید شخص موردنظر را بهعنوان گیرنده نامه صادره انتخاب کنید.
ادامه اطلاعات نامه صادره #
عطف #
قسمت عطف برای مشخص کردن ارتباط نامه صادره با مکاتبه یا نامه دیگری استفاده میشود.
اگر نامه صادره در ارتباط با یک نامه قبلی است، میتوانید ارتباط مربوطه را از این قسمت مشخص کنید.
پروندهها #
اگر نامه صادره مربوط به یک پرونده مشخص است، پرونده موردنظر را از قسمت پروندهها انتخاب کنید.
با این کار ارتباط بین نامه و پرونده مربوطه در سیستم ثبت میشود و دسترسی و پیگیری مکاتبات مرتبط با آن پرونده سادهتر خواهد شد.
فرآیند #
اگر نامه صادره در ارتباط با یک فرآیند است، فرآیند موردنظر را از این قسمت انتخاب کنید.
این قسمت برای ارتباط دادن نامه با فرآیندهای تعریفشده در سیستم استفاده میشود.
قالب نامه #
در قسمت قالب نامه میتوانید یکی از قالبهای از قبل تعریفشده را برای تهیه نامه انتخاب کنید.
استفاده از قالب نامه برای مکاتباتی که دارای ساختار مشخص یا تکرارشونده هستند کاربرد دارد.
در صورتی که قالب موردنظر قبلاً تعریف شده باشد، آن را از لیست قالب نامه انتخاب کنید.
تعریف قالب نامه جدید #
برای تعریف یا مدیریت قالبها، روی علامت + کنار قسمت قالب نامه کلیک کنید.
پنجره قالب نامه باز میشود.
نام قالب نامه #
در قسمت نام قالب نامه، یک عنوان برای قالب وارد کنید.
برای مثال:
نامه صادره
دبیرخانه #
از قسمت دبیرخانه مشخص کنید قالب مربوط به کدام دبیرخانه است.
فایل قالب #
در قسمت فایل قالب روی Choose File کلیک کرده و فایل قالب موردنظر را از سیستم انتخاب کنید.
کلمات کلیدی جهت استفاده در متن نامه #
در پنجره قالب نامه، بخشی با عنوان کلمات کلیدی جهت استفاده در متن نامه وجود دارد.
این قسمت کلمات کلیدی قابل استفاده در قالب را نمایش میدهد.
با قرار دادن این کلمات در فایل قالب، اطلاعات مربوط به نامه، شخص، پرسنل و سایر اطلاعات مرتبط میتوانند در محل تعیینشده در قالب قرار گیرند.
در این قسمت کلمات کلیدی مختلفی برای اطلاعاتی مانند موارد زیر در اختیار شما قرار میگیرد:
- نام شخص
- نام و پیشوند شخص
- آدرس شخص
- نام پرسنل
- نام و پیشوند پرسنل
- تاریخ نامه
- شماره نامه
- پست سازمانی فرستنده
- پست سازمانی پرسنل
- امضا
- سایر اطلاعات تعریفشده در سیستم
پس از تکمیل اطلاعات قالب، روی ثبت کلیک کنید.
لیست قالبهای نامه #
در قسمت پایین پنجره قالب نامه، قالبهایی که قبلاً در سیستم تعریف شدهاند نمایش داده میشوند.
در این لیست اطلاعاتی مانند موارد زیر قابل مشاهده است:
- فعال
- نام قالب
- شماره قالب
- دبیرخانه
- تاریخ ثبت
- عملیات
از قسمت عملیات نیز میتوانید قالبهای ثبتشده را مدیریت کنید.
رونوشت به اشخاص دیگر #
قسمت رونوشت به اشخاص دیگر زمانی استفاده میشود که علاوه بر گیرنده اصلی، لازم باشد نامه برای یک یا چند شخص دیگر نیز رونوشت شود.
پس از اضافه کردن اشخاص، اطلاعات آنها در جدول این قسمت نمایش داده میشود.
در جدول میتوانید مواردی مانند:
- ردیف
- نام شخص
را مشاهده کنید.
در صورت نیاز میتوانید شخص اضافهشده را نیز از لیست رونوشت حذف کنید.
موضوع نامه #
در قسمت موضوع نامه، عنوان یا موضوع اصلی نامه را وارد کنید.
بهتر است موضوع بهگونهای وارد شود که محتوای کلی نامه از روی عنوان آن قابل تشخیص باشد.
برای مثال:
موضوع: درخواست برگزاری جلسه معرفی نرمافزار
متن نامه #
در قسمت متن نامه، محتوای اصلی نامه صادره را وارد کنید.
اگر برای نامه قالب نامه انتخاب کرده باشید، میتوانید متن نامه را مطابق قالب مربوطه تکمیل کنید.
ذخیره بهصورت پیشنویس #
اگر نامه هنوز کامل نشده یا قصد ندارید آن را وارد مرحله بعد کنید، روی گزینه ذخیره بهصورت پیشنویس کلیک کنید.
با استفاده از این گزینه میتوانید اطلاعات واردشده را ذخیره کرده و در زمان دیگری برای تکمیل نامه اقدام کنید.
این گزینه برای نامههایی مناسب است که هنوز:
- متن آنها کامل نشده است.
- گیرنده نهایی مشخص نشده است.
- نیاز به بررسی یا اصلاح دارند.
- هنوز آماده ادامه مراحل ثبت نیستند.
ثبت و مرحله بعد #
پس از تکمیل اطلاعات نامه، روی گزینه ثبت و مرحله بعد کلیک کنید.
با انتخاب این گزینه، اطلاعات واردشده برای نامه ثبت شده و وارد مرحله بعدی ثبت نامه صادره میشوید.
نکات مهم در ثبت نامه صادره #
- قبل از ثبت نامه، دبیرخانه، فرستنده و گیرنده را بررسی کنید.
- اگر گیرنده در سیستم وجود ندارد، از ثبت شخص سریع استفاده کنید.
- برای نامههای دارای ساختار ثابت یا پرتکرار، استفاده از قالب نامه باعث تسریع در ثبت نامه میشود.
- در صورت نیاز میتوانید نامه را به پرونده یا فرآیند مرتبط کنید.
- اگر نامه برای اشخاص دیگری نیز باید ارسال شود، از قسمت رونوشت به اشخاص دیگر استفاده کنید.
- اگر نامه هنوز آماده ادامه مراحل نیست، آن را با گزینه ذخیره بهصورت پیشنویس ذخیره کنید.
- پس از تکمیل اطلاعات، با انتخاب ثبت و مرحله بعد وارد مرحله بعدی ثبت نامه صادره شوید.
ثبت ديدگاه