BPMS چیست؟ | مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار و مزایای آن + انواع و کاربردها

BPMS یا سیستم مدیریت فرآیند کسب‌وکار (مخفف Business Process Management System)، طبق تعریف گارتنر مجموعه‌ای از روش‌هاست که برای کشف، مدل‌سازی، تحلیل، اندازه‌گیری، بهبود و بهینه‌سازی استراتژی‌ها و فرآیندهای کسب‌وکار به کار می‌رود.

بسیاری از کسب‌وکارها BPMS را با مدیریت وظایف یا مدیریت پروژه اشتباه می‌گیرند، اما دامنه BPMS بسیار گسترده‌تر است:

1. مدیریت وظیفه (Task Management): متمرکز بر کارهای کوچک و فردی
2. مدیریت پروژه (Project Management): متمرکز بر فعالیت‌های یک‌باره
3. سیستم مدیریت فرآیند کسب‌وکار BPMS: متمرکز بر فرآیندهای تکرارشونده و انتها‌به‌انتها که ستون فقرات سازمان هستند

سازمان‌ها از طریق مهندسی مجدد مستمر فرآیندها می‌توانند جریان‌های کاری خود را ساده‌تر کرده و بهره‌وری و صرفه‌جویی بیشتری به دست آورند. این مفهوم جدید نیست؛ شش سیگما و اصول لین نمونه‌هایی از روش‌شناسی‌های BPMS هستند.

با ترکیب قابلیت‌هایی مثل تحلیل پیشرفته، مانیتورینگ فعالیت‌ها و مدیریت تصمیم، مجموعه‌های نرم‌افزاری BPMS می‌توانند افراد، سیستم‌ها، اطلاعات و حتی مواد را هماهنگ کنند تا بهترین نتایج کسب‌وکاری حاصل شود. به همین دلیل، BPMS نقش مهمی در شتاب‌دهی به تحول دیجیتال سازمان‌ها داشته است.

1.کارایی بیشتر

پیاده‌سازی نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب و کار به این معنی است که افراد در سراسر شرکت زمان کمتری را صرف فرآیندهای دستی تکراری می‌کنند و آنها را آزاد می‌کند تا بر انجام کار تمرکز کنند و بهره‌وری را افزایش دهند.

2.افزایش چابکی

سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار BPMS با قادر ساختن شرکت‌ها به مستندسازی، استانداردسازی و خودکارسازی فرآیندهای تجاری، هدایت و پاسخ به تغییرات را از طریق اجرای سریع و مداوم فرآیندهای جدید در سراسر سازمان آسان‌تر می‌کند.

3.همکاری ساده

BPMS تیم‌ها را قادر می‌سازد تا وظایف و تکالیف را به طور خودکار مسیریابی کنند و تضمین می‌کند که فرآیندهای جدید یا به‌روز شده در زمان واقعی اتخاذ می‌شوند و همه را همیشه در جریان امور قرار می‌دهند.

4.انطباق بیشتر

با استفاده از BPMS برای ایجاد قوانین در فرآیندهای خود، کسب و کارها می‌توانند از رعایت مقررات موجود اطمینان حاصل کنند و به سرعت با تغییرات قانونی با حداقل اختلال سازگار شوند.

5.مشارکت و پشتیبانی بهتر مشتری

از آنجا که BPMS کاربرد مداوم فرآیندهای تجاری را تضمین می‌کند، شرکت‌ها می‌توانند جنبه‌های کلیدی تعاملات با مشتری را ایجاد، اجرا و نظارت کنند. مشتریان و شرکت‌ها از شخصی‌سازی بیشتر، ایجاد خودکار تیکت، پاسخ‌های یکپارچه و مدیریت مداوم سرنخ یا پرونده بهره‌مند می‌شوند.

مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار BPMS نقشی حیاتی در بهبود عملکرد سازمان‌ها دارد، اما اجرای آن همیشه آسان نیست و در تمام مراحل چرخه BPMS چالش‌هایی ایجاد می‌شود. این چالش‌ها می‌تواند بر افراد، فناوری، مدیریت و حتی عملکرد سازمان اثر بگذارد. پیش‌بینی و مدیریت صحیح این موانع، تفاوت بین موفقیت و شکست BPMS را رقم می‌زند.

1. چالش‌های سازمانی

• مقاومت کارکنان در برابر تغییر: نگرانی از تغییر وظایف یا سیستم‌های جدید.
  راهکار: مشارکت دادن افراد، آموزش، و ایجاد انگیزه.
• سیلو بودن واحدها: عدم همکاری بین دپارتمان‌ها.
  راهکار: استفاده از پلتفرم‌های مشارکتی BPMS.
• کمبود منابع (بودجه یا نیرو): کاهش سرعت و دامنه پروژه.
  راهکار: شروع از پروژه‌های کم‌هزینه و با ROI سریع.
• عدم تعیین مالک فرآیند: نبود مسئولیت‌پذیری.
  راهکار: تعریف مالک مشخص برای فرآیندها.

2. چالش‌های مدیریتی و رهبری

• عدم حمایت مدیران ارشد: نبود منابع و دیده شدن پروژه.
  راهکار: اثبات ارتباط BPMS با اهداف کلان، نوآوری و صرفه‌جویی.
• اهداف نامشخص: سردرگمی و کاهش بازده.
  راهکار: تعریف اهداف کمی و قابل اندازه‌گیری.
• سختی در سنجش موفقیت: ناتوانی در ارزیابی بهبود واقعی.
  راهکار: تعریف مدل اندازه‌گیری مبتنی بر KPIها.

3. چالش‌های فنی و تکنولوژیک

• عدم سازگاری سیستم‌های قدیمی با ابزارهای BPMS.
  راهکار: انتخاب ابزارهای مدرن و قابل‌یکپارچه‌سازی.
• کیفیت پایین داده‌ها: تصمیم‌گیری غلط.
  راهکار: اعمال استانداردهای حاکمیت داده.
• سفارشی‌سازی بیش از حد ابزارها: هزینه بالا و دشواری نگه‌داری.
  راهکار: استانداردسازی فرآیندها.
• کمبود مهارت‌های تخصصی: تاخیر در پروژه‌ها.
  راهکار: آموزش و ساخت تیم توانمند داخلی.

4. چالش‌های سنجش و عملکرد

• نبود KPI پایه: عدم امکان اندازه‌گیری پیشرفت.
• سیستم‌های جدا از هم: داده‌های پراکنده و تصمیم‌گیری سخت.
• گزارش‌دهی پیچیده: عدم شفافیت روندها.  راهکار: داشبوردهای بصری و یکپارچه.
• کنترل‌های غیریکپارچه: افزایش ریسک عدم تطابق با استانداردها.

5. چالش‌های انتخاب ابزار و فروشنده BPMS

• انتخاب نرم‌افزار نامناسب
• محدودیت در مقیاس‌پذیری
• وابستگی به فناوری قدیمی
• ابزارهای بیش از حد محدود و کاربردی برای فرآیندهای خاص

راهکار کلی: انتخاب پلتفرم BPMS همه‌جانبه، مقیاس‌پذیر و آینده‌نگر.

نتیجه‌گیری

با شناخت چالش‌ها و استفاده از راهکارهای صحیح، سازمان‌ها می‌توانند فرآیندهای خود را بهینه‌سازی کرده، هزینه‌ها را کاهش دهند و فرصت‌های نوآوری و رشد را افزایش دهند. BPMS زمانی موفق است که همراه با نرم افزار مناسب، فرهنگ‌سازی و مدیریت صحیح اجرا شود.با انتخاب یک نرم‌افزار قدرتمند BPM، سازمان‌ها می‌توانند فرآیندهای خود را به سطحی از چابکی، کارایی و شفافیت برسانند که مزیت رقابتی پایدار ایجاد کند.

• مشارکت ذینفعان از ابتدا
• استفاده از اتوماسیون در کارهای تکراری
• پایش مداوم و بهبود مستمر
• آموزش کارکنان و ارائه پشتیبانی
• تمرکز بر فرآیندهای کلیدی و پربازده
• مدیریت تغییر برای کاهش مقاومت کارکنان
• بهبود تدریجی (Iterative) به‌جای تغییرات کلان و ناگهانی

فرهنگ سازمانی تاثیر مستقیمی بر موفقیت BPMS دارد. یک فرهنگ مشارکتی باعث بهبود مراحل طراحی و مدل‌سازی می‌شود. در مرحله اجرا، پذیرش تغییر اهمیت دارد. همچنین فرهنگ سازمانی قوی، کارکنان را تشویق می‌کند که در بهینه‌سازی و بهبود مستمر مشارکت کنند.

از سوی دیگر، BPMS نیز می‌تواند فرهنگ سازمانی را بهبود دهد؛ ایجاد روحیه همکاری، نوآوری و مسئولیت‌پذیری در کارکنان یکی از دستاوردهای مهم آن است.

BPM یا مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار روشی ساختاریافته برای تحلیل، طراحی، اجرا، پایش و بهینه‌سازی فرآیندهای سازمانی است. بسیاری از کسب‌وکارها ظرفیت بهبود فرآیندهای خود را دارند، اما نبود تجربه یا ابزارهای مناسب مانع پیشرفت آن‌ها می‌شود.

چرخه BPM به سازمان‌ها کمک می‌کند جریان‌های کاری را ساده‌سازی کنند، خطاها را کاهش دهند، بهره‌وری را افزایش دهند و به بهبود مستمر برسند.

چرخه BPMS (چرخه مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار) مجموعه‌ای از مراحل تکرارشونده برای ایجاد، مدیریت و بهبود فرآیندهاست.چرخه BPMS مجموعه‌ای از مراحل گام‌به‌گام برای ایجاد، مدیریت و بهبود جریان‌های کاری است. این چرخه که با عنوان چرخه مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار نیز شناخته می‌شود، به تیم‌ها کمک می‌کند عملیات را ساده‌سازی کرده و عملکرد را در تمام مراحل فرآیند ارتقا دهند.

هرکدام از مراحل این چرخه نقش مهمی در اطمینان از هم‌راستایی فرآیندها با اهداف کسب‌وکار و افزایش کارایی آن‌ها دارند. با پیروی از چرخه BPMS، سازمان‌ها می‌توانند خطاها را کاهش دهند، همکاری را بهبود دهند و فرهنگ بهبود مستمر ایجاد کنند.

چرخه BPM  به تیم‌ها کمک می‌کند:

• عملیات را استاندارد کنند
• عملکرد را بهبود دهند
• هزینه‌ها را کاهش دهند
• جریان‌های کاری را با اهداف کسب‌وکار هماهنگ کنند
• فرهنگ بهبود مستمر ایجاد کنند

۵ مرحله اصلی چرخه BPMS

1. طراحی (Design)
2. مدل‌سازی (Model)
3. اجرا (Execute)
4. پایش (Monitor)
5. بهینه‌سازی (Optimize)

مرحله طراحی پایه و اساس چرخه BPM است. در این مرحله، فرآیندهای فعلی شناسایی و بازطراحی می‌شوند تا با اهداف کسب‌وکار هماهنگ شوند.

سوالات کلیدی در مرحله طراحی

1. اهداف فرآیند چیست؟
2. کدام جریان‌ها نیاز به بهبود دارند؟
3. چه نقاط ضعف یا ناکارآمدی‌هایی وجود دارد؟
4. وضعیت فعلی هر فرآیند چیست؟
5. چه کسانی باید در طراحی مشارکت کنند؟
6. آیا فرآیند جدیدی باید ایجاد شود؟

در این مرحله، حضور تحلیل‌گران کسب‌وکار، مالکان فرآیند و کارشناسان فنی اهمیت زیادی دارد.
تهیه بیزینس کیس معتبر با مزایا و هزینه‌ها، حمایت مدیران را تسهیل می‌کند.

در این مرحله، فرآیندهای طراحی‌شده به نقشه فرآیند (Flowchart، BPMN و …) تبدیل می‌شوند. سپس سناریوهای مختلف برای بررسی عملکرد فرآیند شبیه‌سازی می‌شود.مدل‌سازی کمک می‌کند قبل از پیاده‌سازی، گلوگاه‌ها مشخص شوند.

اقدامات اصلی در مرحله مدل‌سازی

1. تعریف ورودی و خروجی هر گام
2. ترسیم فلوچارت و نقشه فرآیند
3. شبیه‌سازی سناریوهای احتمالی (لغو سفارش، درخواست بازپرداخت و …)
4. بررسی فرصت‌های اتوماسیون
5. سفارشی‌سازی فرآیند برای هر واحد سازمانی

مرحله اجرا فرآیند طراحی شده را وارد محیط واقعی می‌کند. معمولا ابتدا در یک پایلوت کوچک اجرا می‌شود تا مشکلات احتمالی مشخص شود.اجرای آزمایشی باعث جلوگیری از خطاهای بزرگ در مقیاس کل سازمان می‌شود.

کارهای لازم در مرحله اجرا

1. راه‌اندازی آزمایشی فرآیند
2. تعیین مسئولیت‌ها و نقش‌ها
3. استفاده از ابزارهای اتوماسیون
4. پیگیری وضعیت‌ها از طریق داشبورد
5. آموزش تیم‌ها و بررسی میزان پذیرش کارکنان

پایش به شما کمک می‌کند عملکرد فرآیند را در زمان واقعی مشاهده کنید و بر اساس داده‌ها تصمیم‌گیری کنید.پایش منبع اصلی داده برای مرحله بعد یعنی بهینه‌سازی است.

مواردی که باید پایش شوند

1. KPIها مثل زمان چرخه، نرخ خطا، بهره‌وری، رضایت مشتری
2. گلوگاه‌ها و تاخیرها
3. بازخورد کارکنان
4. وضعیت اجرای وظایف
5. هشدارهای مربوط به مشکلات فرآیند

به‌روزرسانی و بهبود فرآیندها در این مرحله انجام می‌شود.بهینه‌سازی، سازمان را برای تغییرات آینده آماده نگه می‌دارد.

اهداف مرحله بهینه‌سازی

• سریع‌تر
• ارزان‌تر
• دقیق‌تر
• و سازگارتر با شرایط جدید

اقدامات مرحله بهینه‌سازی

1. اعمال اصلاحات بر اساس داده‌های مرحله پایش
2. اتوماسیون کارهای بیشتر
3. حذف مراحل زائد
4. بهینه‌سازی اختصاصی واحدها
5. ایجاد چرخه بهبود مستمر در سازمان

1.BPMS یکپارچه (Integration-Centric BPMS)

این نوع BPMS برای فرآیندهایی مناسب است که کمترین تعامل انسانی را دارند و بیشتر بین سیستم‌ها تبادل اطلاعات انجام می‌شود.در این مدل، APIها و سیستم‌ها وظیفه هماهنگی داده‌ها را برعهده دارند.

مثال‌های مدل BPMS یکپارچه

1. سیستم منابع انسانی (HRM)
2. نرم‌افزار CRM
3. اتصال سیستم‌های مالی به یکدیگر

2.BPMS انسانی (Human-Centric BPMS)

در این نوع، مشارکت انسان‌ها نقش اصلی دارد و مناسب فرآیندهایی که تایید، امضا، تصمیم‌گیری یا تعامل انسانی ضروری است.رابط‌های کاربری ساده کمک می‌کند وظایف به افراد مختلف اختصاص داده شود و مسئولیت‌پذیری افزایش یابد.

ویژگی‌های BPMS انسانی

1. فرم‌ها و رابط کاربری ساده
2. قابلیت درگ‌اِند‌دراپ برای طراحی
3. امکان تعیین مسئول برای هر مرحله

نمونه فرآیندهای BPMS انسانی

1. تایید درخواست‌ها
2. بررسی قراردادها
3. فرآیندهای اداری سازمان

3.BPMS مبتنی بر اسناد (Document-Centric BPMS)

این مدل بر فرآیندهایی تمرکز دارد که یک سند اصلی، مثل قرارداد، فاکتور، پروپوزال یا پیش‌فاکتور محور کار است و مدارک باید از چند مرحله تایید عبور کند(بررسی، ویرایش، گردش تایید، نهایی‌سازی و بایگانی) تا به توافق نهایی تبدیل شود.این مدل بیشتر در خرید، قرارداد، مالی و حقوقی استفاده می‌شود.وقتی شرکت‌ها یک محصول یا خدمات را خریداری می‌کنند، باید فرم‌ها و مراحل مختلف تایید را طی کنند تا توافقی بین مشتری و فروشنده ایجاد شود.