فرم‌ساز و نرم‌افزار گردش کار با هم مکمل هستند؛ فرم‌ساز امکان ایجاد و طراحی فرم‌های الکترونیکی برای ثبت و جمع‌آوری اطلاعات کاربران را فراهم می‌کند، در حالی که نرم‌افزار گردش کار از این فرم‌ها برای اجرای مرحله‌به‌مرحله و خودکار فرآیندها استفاده می‌کند.به طوری که داده‌های وارد شده در فرم‌ها به عنوان ورودی هر مرحله پردازش می‌شوند و گردش کار تعیین می‌کند که اطلاعات چگونه، توسط چه کسی و در چه ترتیبی بررسی و تایید شوند؛ به عبارت دیگر، فرم‌ساز داده‌ها را تامین می‌کند و گردش کار مسیر و نظم پردازش آن‌ها را مشخص می‌کند.