فهرست مطالب

فهرست مطالب بلاگ فرادیس

چرا شناخت تفاوت BPM، BPMN و BPMS مهم است؟

در حوزه مدیریت فرآیندهای سازمانی سه اصطلاح بسیار رایج وجود دارد: BPM، BPMN و BPMS. بسیاری از مدیران، تحلیلگران کسب‌وکار و حتی متخصصان فناوری اطلاعات این سه مفهوم را به‌جای یکدیگر استفاده می‌کنند، در حالی که هر کدام نقش متفاوتی در مدیریت و بهبود فرآیندهای سازمان دارند.

درک تفاوت بین این مفاهیم برای سازمان‌هایی که قصد بهبود فرآیندها، کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری را دارند بسیار مهم است. اگر این مفاهیم به‌درستی شناخته نشوند، ممکن است سازمان‌ها به اشتباه تصور کنند خرید یک نرم‌افزار BPMS به‌تنهایی تمام مشکلات فرآیندی را حل می‌کند.

تفاوت BPM و BPMN و BPMS چیست؟

BPM چیست؟

BPM یا مدیریت فرآیند کسب‌وکار رویکردی مدیریتی برای شناسایی، طراحی، تحلیل، اجرا و بهبود فرآیندهای سازمانی است. هدف BPM این است که فعالیت‌های مختلف سازمان به‌صورت منظم، قابل اندازه‌گیری و قابل بهبود اجرا شوند..به بیان ساده، BPM کمک می‌کند سازمان بداند کارها چگونه انجام می‌شوند و چگونه می‌توان آن‌ها را بهتر انجام داد.هدف اصلی BPM بهبود عملکرد سازمان از طریق مدیریت بهتر فرآیندها است.

BPMN چیست؟

BPMN مخفف عبارت Business Process Model and Notation است. این استاندارد برای مدل‌سازی و نمایش گرافیکی فرآیندهای کسب‌وکار استفاده می‌شود.BPMN به‌عنوان یک استاندارد بین‌المللی ایجاد شد تا همه بتوانند فرآیندها را با یک زبان مشترک مدل‌سازی کنند.

کاربرد BPMN در مدیریت فرآیند

BPMN کمک می‌کند فرآیندهای سازمانی به‌صورت تصویری و قابل فهم نمایش داده شوند. این مدل‌ها باعث می‌شوند:

  • تحلیل فرآیند آسان‌تر شود
  • ارتباط بین واحدهای سازمانی بهتر درک شود
  • مشکلات و گلوگاه‌های فرآیند شناسایی شوند

BPMS چیست؟

BPMS مخفف عبارت Business Process Management System است و به نرم‌افزارهایی گفته می‌شود که برای طراحی، اجرا، مدیریت و پایش فرآیندهای سازمانی استفاده می‌شوند.

تفاوت BPM و BPMN و BPMS در یک نگاه

تفاوت در تعریف

BPM یک رویکرد مدیریتی برای بهبود فرآیندها است، BPMN یک زبان استاندارد برای مدل‌سازی فرآیندها است و BPMS نرم‌افزاری برای اجرای این فرآیندها است.

تفاوت در ماهیت

BPM یک مفهوم مدیریتی است، BPMN یک استاندارد مدل‌سازی است و BPMS یک سیستم نرم‌افزاری محسوب می‌شود.

تفاوت در کاربرد

BPM برای مدیریت و بهبود فرآیندها استفاده می‌شود، BPMN برای طراحی و نمایش فرآیندها کاربرد دارد و BPMS برای اجرای عملی فرآیندها در سازمان به کار می‌رود.

تفاوت در سطح استفاده در سازمان

BPM بیشتر در سطح استراتژیک و مدیریتی مطرح است، BPMN در سطح تحلیل و طراحی فرآیند استفاده می‌شود و BPMS در سطح عملیاتی و اجرایی کاربرد دارد.

BPMS = نرم‌افزار اجرای فرآیند

BPMN = زبان رسم فرآیند

BPM = مدیریت و بهبود فرآیند

رابطه بین BPM، BPMN و BPMS چیست؟

BPM به عنوان رویکرد مدیریتی

BPM چارچوبی برای مدیریت و بهبود فرآیندهای سازمان است و به مدیران کمک می‌کند عملکرد سازمان را بهبود دهند.

BPMN به عنوان زبان مدل‌سازی فرآیند

BPMN ابزاری برای نمایش و طراحی فرآیندها است که به تحلیلگران کمک می‌کند فرآیندها را به‌صورت استاندارد مدل‌سازی کنند.

BPMS به عنوان ابزار اجرای فرآیند

BPMS سیستم نرم‌افزاری است که فرآیندهای طراحی‌شده را در عمل اجرا می‌کند.

نقشه ارتباط این سه مفهوم با یکدیگر

در عمل این سه مفهوم به این ترتیب با هم ارتباط دارند:

  1. ابتدا فرآیندها در چارچوب BPM تحلیل می‌شوند
  2. سپس با استفاده از BPMN مدل‌سازی می‌شوند
  3. در نهایت با کمک BPMS در سازمان اجرا و مدیریت می‌شوند.

1. مثال در شرکت تولیدی

فرض کنید یک کارخانه تولید قطعات خودرو دارد.

BPM

مدیران تصمیم می‌گیرند فرآیند درخواست مواد اولیه تا تولید قطعه را بهینه کنند تا زمان توقف خط تولید کمتر شود.

آن‌ها مراحل کار را بررسی می‌کنند، گلوگاه‌ها را پیدا می‌کنند و فرآیند را بهبود می‌دهند.

این کار مدیریتی و تحلیلی = BPM است.

BPMN

تحلیلگر فرآیند، مراحل را به صورت نمودار رسم می‌کند:

درخواست مواد اولیه → بررسی انبار →

اگر موجود بود → ارسال به خط تولید

اگر نبود → ثبت سفارش خرید → تامین‌کننده → دریافت مواد → تولید

این نمودار با نمادهای استاندارد کشیده می‌شود.

این مدل رسم شده = BPMN

BPMS

بعد شرکت این فرآیند را داخل یک نرم‌افزار BPMS اجرا می‌کند:

  • فرم درخواست مواد اولیه
  • ارسال خودکار برای تایید مدیر تولید
  • اتصال به سیستم انبار
  • ثبت سفارش خرید خودکار
  • داشبورد وضعیت

این نرم‌افزار اجراکننده فرآیند = BPMS

2. مثال در شرکت بازرگانی

فرض کنید یک شرکت واردات تجهیزات پزشکی داریم.

BPM

مدیران تصمیم می‌گیرند فرآیند سفارش مشتری تا تحویل کالا را سریع‌تر کنند.

مراحل بررسی می‌شود:

  • ثبت سفارش
  • استعلام موجودی
  • بررسی اعتبار مشتری
  • صدور پیش‌فاکتور
  • ارسال کالا

تحلیل و بهبود این مراحل = BPM

BPMN

تحلیلگر این فرآیند را به شکل نمودار رسم می‌کند:

ثبت سفارش مشتری →

بررسی موجودی انبار →

اگر موجود بود → صدور فاکتور → ارسال کالا

اگر نبود → سفارش به تامین‌کننده → ورود کالا → ارسال به مشتری

این مدل استاندارد = BPMN

BPMS

بعد شرکت این فرآیند را داخل یک نرم‌افزار BPMS اجرا می‌کند:

  • مشتری سفارش را در پورتال ثبت می‌کند
  • سیستم به انبار متصل می‌شود
  • برای واحد مالی ارسال می‌شود
  • فاکتور خودکار تولید می‌شود
  • وضعیت سفارش قابل پیگیری است

این نرم‌افزار اجراکننده فرآیند = BPMS

3. مثال در شرکت خدماتی

فرض کنید یک شرکت خدمات IT و پشتیبانی نرم‌افزار داریم.

BPM

مدیران بررسی می‌کنند که فرآیند ثبت تیکت پشتیبانی تا حل مشکل مشتری خیلی طولانی شده است.

آن‌ها فرآیند را تحلیل و اصلاح می‌کنند:

  • ثبت درخواست
  • دسته‌بندی مشکل
  • تخصیص به کارشناس
  • حل مشکل
  • اعلام نتیجه

این مدیریت و بهبود = BPM

BPMN

تحلیلگر فرآیند را رسم می‌کند:

ثبت تیکت →

بررسی نوع مشکل →

اگر نرم‌افزاری → تیم نرم‌افزار

اگر سخت‌افزاری → تیم سخت‌افزار

حل مشکل → اطلاع به مشتری → بستن تیکت

این نمودار استاندارد = BPMN

BPMS

بعد شرکت این فرآیند را داخل یک نرم‌افزار BPMS اجرا می‌کند:

  • مشتری تیکت ثبت می‌کند
  • سیستم خودکار دسته‌بندی می‌کند
  • به کارشناس مربوطه ارجاع می‌دهد
  • SLA را کنترل می‌کند
  • گزارش عملکرد می‌دهد

این نرم‌افزار اجراکننده فرآیند = BPMS