نرم افزار گردش کار چیست؟
نرم افزار گردش کار (Workflow Software) ابزاری است برای طراحی، اجرا، خودکارسازی و مدیریت مراحل انجام کارها در یک سازمان. این نرم افزار کمک میکند فرآیندهایی که قبلا بهصورت دستی، ایمیلی یا کاغذی انجام میشدند، دیجیتالی شوند.
در فرآیند دستی گردش کارها، بیشترین وظایف را کارمندان انجام میدهند.اما نرم افزار گردش کار بیشترین وظایف را بدون دخالت انسان انجام میدهد. در نرم افزار گردش کار فرادیس کارها گم نمیشوند، مسئول هر مرحله از کار مشخص است، تاخیرها قابل شناسایی و همه چیز قابل گزارشگیری و کنترل است.
نرم افزار گردش کار بهترین راهحل است هرجا که کاری چند مرحله دارد، چند نفر درگیر هستند و تایید، پیگیری یا گزارشگیری مهم است.
ویژگیهای نرم افزار گردش کار فرادیس
امکانات نرم افزار گردش کار فرادیس
نرم افزار گردش کار چگونه کار میکند؟
نرم افزار گردش کار، مشخص میکند هر کار از کجا شروع شود، چه مراحلی را طی کند، چه کسی مسئول هر مرحله باشد و در نهایت به چه نتیجهای برسد. به بیان ساده، نرم افزار گردش کار مثل یک نقشه راه عمل میکند که مسیر انجام کارها را برای همه شفاف میسازد.
وقتی یک کار اتفاق میافتد مثلا «درخواست مرخصی یک کارمند»، نرم افزار بهصورت خودکار فرآیند را فعال میکند و وظایف را به افراد مربوطه میسپارد. همزمان، اعلانها و یادآوریها ارسال میشود تا هیچ مرحلهای فراموش نشود. هر اقدام ثبت میشود و وضعیت کار در هر لحظه قابل مشاهده است.
در نهایت، نرم افزار گردش کار با جمعآوری دادهها، امکان گزارشگیری و تحلیل را فراهم میکند. مدیران میتوانند بفهمند کارها کجا متوقف میشوند، چه بخشهایی زمانبر هستند و چگونه میتوان فرآیندها را بهینه کرد. نتیجه این کار، کاهش خطا، صرفهجویی در زمان و افزایش شفافیت در کل سازمان است.
مدیریت یکپارچه مراحل اجرای گردش کار
- هر کار از کجا شروع میشود
- چه مراحلی را طی میکند
- چه کسی در هر مرحله کار مسئول است
- چه زمانی کار تایید، رد یا منتقل میشود
- در نهایت چگونه و چه زمانی به پایان میرسد
مثال
در ادامه گردش کار «درخواست مرخصی یک کارمند» را به صورت دستی و با نرم افزار به زبان ساده توضیح میدهیم.
درخواست مرخصی یک کارمند، بدون نرم افزار گردش کار
- کارمند فرم کاغذی مرخصی را پر میکند یا درخواست را شفاهی یا پیامکی اعلام میکند
- ارسال فرم (حضوری یا از طریق ایمیل یا واتساپ) به سرپرست مستقیم
- احتمال گمشدن فرم یا فراموشی بررسی درخواست
- سرپرست درخواست را بررسی میکند (بدون دسترسی سریع به سوابق مرخصی)
- اعلام نتیجه به کارمند بهصورت شفاهی یا پیام
- ارسال فرم تاییدشده به واحد منابع انسانی
- ثبت دستی مرخصی در فایل اکسل یا دفاتر
- تاخیر در بهروزرسانی مانده مرخصی
- نبود گزارش دقیق از وضعیت مرخصیها
- وابستگی شدید به افراد و پیگیریهای مکرر
درخواست مرخصی یک کارمند، با نرم افزار گردش کار
- کارمند درخواست مرخصی را در پرتال یا اپلیکیشن ثبت میکند
- نمایش خودکار مانده مرخصی و قوانین سازمان هنگام ثبت درخواست
- ارسال خودکار درخواست به سرپرست مربوطه
- اعلان و یادآوری خودکار برای بررسی درخواست
- بررسی و تایید یا رد درخواست با یک کلیک
- ثبت خودکار نتیجه در سیستم منابع انسانی
- بهروزرسانی لحظهای مانده مرخصی کارمند
- ذخیره کامل سوابق مرخصیها
- مکان گزارشگیری دقیق (ماهانه، سالانه، واحدی)
- شفافیت کامل و حذف پیگیریهای دستی
اجزای اصلی نرم افزار گردش فرادیس
1. طراحی فرآیند (Workflow Designer)
در نرم افزار گردش کار فرادیس، طراحی فرآیند بخشی است که در آن مراحل انجام یک کار بدون نیاز به دانش فنی یا برنامهنویسی و مرحلهبهمرحله مشخص میشود. مدیر یا کارشناس میتواند تعیین کند فرآیند از کجا شروع شود، چه مراحلی داشته باشد و چگونه به پایان برسد.
مثال 1 : طراحی فرآیند «درخواست مرخصی» شامل ثبت درخواست، تایید سرپرست و ثبت نهایی در منابع انسانی است.
مثال 2: طراحی فرآیند «درخواست خرید» شامل مراحل ثبت درخواست، تایید سرپرست، بررسی مالی و صدور دستور خرید است.
2. موتور گردش کار (Workflow Engine)
موتور گردش کار فرادیس هسته اجرایی نرم افزار است که وظیفه هدایت درخواستها بین مراحل مختلف را بر عهده دارد. این موتور بر اساس قوانین تعریفشده، فرآیندها را بهصورت خودکار اجرا میکند و آن را به کاربر یا مرحله بعدی منتقل میکند.
مثال: پس از تایید یک «درخواست خرید»، سیستم بهطور خودکار آن را به واحد مالی برای بررسی منتقل میکند.
3. فرمساز (Form Builder)
فرمساز فرادیس امکان طراحی فرمهای اختصاصی برای هر فرآیند را فراهم میکند.در فرمساز میتوانید انواع فیلدها، اعتبارسنجی اطلاعات و نمایش هوشمند فرمها را تعریف کنید. فرمها امکان جمعآوری اطلاعات مورد نیاز در هر مرحله از فرآیند را فراهم میکند.فرم ها به کمک موتور گردش کار بین کاربران و مراحل فرآیند منتقل میشوند.
مثال: در نرم افزار فرمساز، فرم «درخواست مرخصی» طراحی میشود و قوانین فیلدها تعریف میشود کاربر تاریخ شروع، تاریخ پایان و نوع مرخصی را وارد میکند.این فرم در کارتابل مدیر برای بررسی نمایش داده میشود.
4. مدیریت نقشها و کاربران
در این بخش مشخص میشود چه کاربری یا چه واحدی به کدام مرحله دسترسی دارد. تعیین سطوح دسترسی باعث افزایش امنیت و شفافیت در انجام فرآیندها میشود.با تعریف نقشها و سطوح دسترسی، مشخص میشود هر کاربر چه اقدامی میتواند انجام دهد. این موضوع امنیت اطلاعات و نظم سازمانی را بهطور چشمگیری افزایش میدهد.
مثال: کارمند فقط امکان «ثبت درخواست خرید» دارد اما مدیر میتواند آن را تایید یا رد کند و مشاهده و تایید درخواست ها از دسترس کاربر معمولی مخفی است.
5. قوانین و شرطها (Business Rules)
مثال 1: اگر مبلغ «درخواست خرید» بیشتر از 20 میلیون تومان باشد، این خرید باید توسط مدیرعامل تایید شود.
6. سیستم اعلان و یادآوری
نرمافزار گردش کار فرادیس کاربران را از انجام وظایف جدید، تاخیرها یا تغییر وضعیت فرآیند به کمک سیستم اعلان هوشمند مطلع میکند. این اعلانها میتوانند از طریق پیامک، ایمیل یا نوتیفیکیشن داخلی ارسال شوند.
مثال: ارسال نوتیفیکیشن به مدیر هنگام «ثبت درخواست جدید» که نیاز به تایید مدیریت دارد.
7. گزارشگیری و داشبورد
داشبوردهای تحلیلی و گزارشهای دقیق برای مشاهده وضعیت فرآیندها، میزان پیشرفت، گلوگاهها و عملکرد کاربران استفاده میشود. گزارشها به مدیران کمک میکند تصمیمهای دقیقتری بگیرند.
مثال: مشاهده اینکه بیشترین تاخیر مربوط به مرحله تایید مالی است.
8. ثبت سوابق و لاگ فعالیتها
تمام اقدامات انجامشده در فرآیند ثبت و ذخیره میشود تا امکان پیگیری، بررسی و حسابرسی وجود داشته باشد. این بخش شفافیت و پاسخگویی را افزایش میدهد.
مثال: ثبت زمان ارسال درخواست، نام تاییدکننده و تاریخ تایید یا رد درخواست خرید و و زمان نهایی شدن فرآیند همگی ثبت میشوند.
مزایای نرم افزار گردش کار
- سازماندهی و شفافیت فرآیندها: تمامی مراحل کار و وظایف افراد بهصورت واضح تعریف میشوند و از سردرگمی و خطاهای کاری جلوگیری میشود.
- پیگیری آسان و گزارشدهی لحظهای: مدیران میتوانند پیشرفت هر وظیفه و وضعیت فرآیندها را بهصورت زنده مشاهده کرده و تصمیمات سریع و هوشمندانه بگیرند.
- حذف کارهای تکراری و افزایش بهرهوری: وظایف زائد شناسایی و خودکارسازی میشوند تا تمرکز تیم روی فعالیتهای مهم افزایش یابد.
- افزایش مسئولیتپذیری کارکنان: تعریف دقیق نقشها و مهلتها باعث میشود هر فرد مسئولیتهای خود را بهتر بشناسد و عملکرد دقیقتری داشته باشد.
- ارتباطات داخلی بهتر و همکاری تیمی موثر: ابزارهای ارتباطی داخلی نرم افزار، هماهنگی بین اعضای تیم را آسان میکنند و از اشتباهات و تاخیرها جلوگیری میکنند.
- اتوماسیون و بهینهسازی فرآیندها: فرآیندها خودکار میشوند، زمان انجام کارها کاهش مییابد و منابع سازمان بهینه مصرف میشوند.
- انعطافپذیری و سازگاری با تغییرات سازمانی: نرم افزار گردش کار قابل سفارشیسازی است و به راحتی با نیازهای منحصر بهفرد سازمان شما هماهنگ میشود.
مشخصات نرم افزار
عنوان:
نرم افزار گردش کار فرادیس
ورژن:
Version 12
لایسنس:
دایمی و یکبار پرداخت
استقرار:
تحت وب و لوکال و ابری
سازگاری:
موبایل، تبلت، دسکتاپ
رابط کاربری:
ساده و حرفهای
مناسب کاربران ایرانی
پشتیبانی:
تلفن، چت، تیکت
ریموت و آموزش ویدیویی
مقیاسپذیری:
مناسب سازمانهای کوچک و متوسط و بزرگ
قابل استفاده برای شرکتهای بزرگ و چند واحدی