اتوماسیون اداری فرادیس | تحت وب | آنلاین

1. حذف کاغذبازی و دیجیتالی‌سازی مکاتبات و اسناد
2. تسریع گردش کار و کاهش زمان انجام فرآیندها
3. افزایش شفافیت و امکان پیگیری دقیق امور
4. کاهش خطاهای انسانی و دوباره‌کاری
5. بهبود هماهنگی و ارتباط بین واحدهای سازمان
6. افزایش امنیت اطلاعات و کنترل دسترسی کاربران
7. گزارش‌گیری مدیریتی و تصمیم‌گیری مبتنی بر داده

1. سازمان‌ها و شرکت‌های متوسط و بزرگ: برای مدیریت حجم بالای مکاتبات، درخواست‌ها و گردش کارها
2. نهادهای دولتی و عمومی: به‌دلیل الزام به ثبت، بایگانی، شفافیت و پیگیری رسمی مکاتبات
3. شرکت‌های خصوصی با ساختار چندبخشی: جهت هماهنگی بین واحدها (مالی، منابع انسانی، فروش، پشتیبانی و …)
4. سازمان‌هایی با مکاتبات رسمی زیاد: مانند شهرداری‌ها، بانک‌ها، بیمه‌ها، دانشگاه‌ها و بیمارستان‌ها
5. کسب‌وکارهایی با فرآیندهای قابل تعریف و تکرارشونده: مثل درخواست مرخصی، ماموریت، خرید، پرداخت، تاییدیه‌ها
6. سازمان‌هایی که چند شعبه یا نیروی دورکار دارند: برای یکپارچگی اطلاعات و حذف وابستگی به حضور فیزیکی
7. سازمان‌هایی که به امنیت، گزارش‌گیری و کنترل دسترسی جهت جلوگیری از خطای انسانی، گم‌شدن اسناد

اتوماسیون اداری یک نرم‌افزار است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تمام فرآیندهای اداری خود را دیجیتال و بدون کاغذ مدیریت کنند.با اتوماسیون اداری می‌توانید مکاتبات داخلی و خارجی، فرم‌ها و گردش اطلاعات سازمانی را به صورت متمرکز و قابل پیگیری کنترل کنید.

1. نیازسنجی دقیق کسب‌وکار: مشخص کنید دقیقا چه مشکلی در سازمان دارید و می‌خواهید با اتوماسیون تحت وب حل شود.
2. امکانات ضروری نرم‌افزار: فهرستی از امکانات ضروری و مطلوب تهیه کنید (مدیریت نامه‌های وارده، صادره و داخلی، دبیرخانه و بایگانی الکترونیک، گردش کار، فرم‌ساز و فرآیندساز، گزارش‌گیری مدیریتی، مدیریت وظایف و پیگیری‌ها،جستجوی پیشرفته اسناد)
3. سهولت استفاده: اتوماسیون اداری انتخاب شده باید رابط کاربری ساده و سازگار با دسکتاب و موبایل داشته باشد و کاربران بدون آموزش طولانی و سخت، سریع یاد بگیرند.
4. امنیت و سطوح دسترسی: اطلاعات اداری و مکاتبات حساس هستند، پس نرم‌افزار باید تعریف نقش و سطح دسترسی کاربران، ثبت لاگ و تاریخچه فعالیت‌ها، پشتیبان‌گیری خودکار اطلاعات، امنیت در انتقال و ذخیره داده‌ها داشته باشد.
5. قابلیت سفارشی‌سازی: اتوماسیون اداری خریداری کنید که امکانات تعریف فرآیند مطابق ساختار کسب‌و‌کار، ثبت و ویرایش فرم‌ها بدون نیاز به برنامه‌نویسی، انعطاف‌پذیری در تغییر گردش کارها، توسعه‌پذیری در آینده را داشته باشد.
6. یکپارچگی با سایر سیستم‌ها: بهترین اتوماسیون اداری برای خرید، باید با سیستم CRM، حسابداری و مالی سیستم BPMS گردش کار و فرم ساز یکپارچه باشد.
7. تست و دمو قبل از خرید: ختما نسخه دمو را برای بررسی نرم‌افزار در شرایط واقعی سازمان خود تست کنید و چند نرم‌افزار اتوماسیون اداری از برندهای مختلف را با هم مقایسه کنید.
8. اجتناب از اشتباهات رایج خرید: انتخاب نرم‌افزار صرفا بر اساس قیمت، نادیده گرفتن نظر کاربران بدون در نظر گرفتن دانش IT و عدم توجه به توسعه‌پذیری منجر به شکست در پیاده سازی اتوماسیون اداری خواهد شد.

اتوماسیون اداری فرادیس با معماری ماژولار و موتور گردش کار هوشمند، امکان سفارشی‌سازی را بدون نیاز به کدنویسی، متناسب با کسب‌وکارهای ایرانی، قابل توسعه در آینده، بدون وابستگی به تیم فنی فراهم می‌کند.

مهم‌ترین بخش‌های سفارشی‌سازی در اتوماسیون اداری

1. سفارشی‌سازی گردش کار (Workflow)
2. سفارشی‌سازی فرم‌ها و اطلاعات
3. سفارشی‌سازی دسترسی‌ها و سطح کاربران
4. سفارشی‌سازی شماره‌گذاری و ساختار نامه‌‌ها
5. سفارشی‌سازی گزارش‌ها و داشبورد مدیریتی
6. سفارشی‌سازی ظاهر و تجربه کاربری (UI/UX)

نرم‌افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری دو بخش جدانشدنی از یکدیگرند. دبیرخانه مرکز مدیریت مکاتبات است و اتوماسیون اداری ابزاری است که این فرآیندها را هوشمند و دیجیتال می‌کند.
نرم‌افزار دبیرخانه هسته اصلی سیستم‌های اتوماسیون اداری است که فرآیندهای مدیریت مکاتبات، ثبت نامه‌ها، بایگانی الکترونیکی، ارجاع و پیگیری اسناد را به صورت خودکار انجام می‌دهد.
هدف اصلی نرم‌افزار دبیرخانه به عنوان ابزاری هوشمند، افزایش سرعت، افزایش دقت و بهره‌وری در امور اداری، پشتیبانی از مکاتبات الکترونیکی و حذف کاغذبازی است.

1.افزایش بهره‌وری؛ کاهش زمان صرف شده برای کارهای تکراری

تمام داده‌های زیر در گزارش‌های zipdo تحت تایید و تجزیه و تحلیل دقیق قرار می‌گیرند. اتوماسیون دقت، کارایی، بازگشت سرمایه و رضایت را افزایش می‌دهد.بیش از 80% سازمان‌هایی که از اتوماسیون گردش کار استفاده می‌کنند، در سال اول بازگشت سرمایه را تجربه می‌کنند، زیرا اتوماسیون صنایع را متحول می‌کند، بهره‌وری را تا 30% افزایش می‌دهد و زمان فرآیند را تا 70% کاهش می‌دهد.

• اتوماسیون گردش کار یکی از زیر سیستم های اتوماسیون اداری زمان اجرای فرآیندها را تا 70% کاهش می‌دهد.
• اتوماسیون بازاریابی، کارهای دستی را  تا 70% کاهش می‌دهد.
• زمان رسیدگی و پاسخگویی خدمات مشتری تا 60% کاهش می‌یابد.
• 45% از وظایف تکراری که خودکار شده‌اند منجر به 30% افزایش بهره‌وری می‌شود.
• 65% از متخصصان فناوری اطلاعات معتقدند که اتوماسیون کیفیت خدمات را بهبود می‌بخشد.

2.صرفه‌جویی قابل توجه در هزینه‌ها

مطالعه‌ای نشان داده است که شرکت‌هایی که از Salesforce استفاده کرده‌اند، به طور متوسط حدود 25% صرفه‌جویی در هزینه‌های فناوری اطلاعات داشته‌اند.

3.کاهش خطاهای انسانی، افزایش دقت و انطباق با مقررات

به گزارش طبق داده‌های Sensetask  استفاده از اتوماسیون گردش اسناد زیر سیستم اتوماسیون اداری باعث می‌شود 50% خطاها در پردازش اسناد کمتر شوند.

4.بازگشت سرمایه سریع و بازدهی در سال اول

به گرازش zipdo بیش از 80% سازمان‌هایی که سیستم گردش کار اتوماسیون را پیاده کرده‌اند، گزارش داده‌اند که در سال اول سرمایه‌گذاری خود را بازگردانده‌اند.

5.کاهش بار کاری برای دپارتمان‌های مالی و حسابداری

به گزارش Gartner سازمان‌های مالی با به‌کارگیری RPA (اتوماسیون فرآیند رباتیک) توانسته‌اند سالانه تا ۲۵٬۰۰۰ ساعت کار اضافی و قابل اجتناب را حذف کنند.

6.رضایت بیشتر کارکنان

در گزارش zipdo بیشتر از 86% کارکنانی که کارهای تکراری‌شان اتوماسیون شده، گفته‌اند که رضایت شغلی‌شان افزایش یافته است.

7.افزایش درآمد و رشد کسب و کار

تقریباً 22% از کسب‌وکارهایی که اتوماسیون را پیاده کرده‌اند، گزارش داده‌اند که در سال اول درآمدشان افزایش داشته است.

8.کاهش قابل توجه در هزینه‌ها، زمان گزارش‌دهی وعملیات داخلی

به گزارش OfficeReports, زمان لازم برای تهیه گزارش‌ها حدود 60% تا 70% کاهش یافته است؛ هزینه سالانه هدف صرفه‌جویی نیز در شش ماه به حدود 70% رسیده است.

قیمت نرم‌افزار اتوماسیون اداری به عوامل متعددی بستگی دارد که هرکدام می‌توانند به‌طور مستقیم بر هزینه نهایی تاثیر بگذارند.

عوامل تعیین‌کننده قیمت نرم‌افزار

1. تعداد کاربران و سطوح دسترسی
2. تعداد ماژول‌ها و امکانات درخواستی
3. نوع پیاده‌سازی (ابری/سرور داخلی)
4. پشتیبانی، به‌روزرسانی و آموزش
5. سفارشی‌سازی‌ها و توسعه‌های اختصاصی

فرادیس با ارائه ترکیبی بهینه از امکانات، امنیت و قابلیت توسعه، این امکان را فراهم می‌کند تا سازمان‌ها متناسب با بودجه و نیاز واقعی خود سرمایه‌گذاری کرده و در بلندمدت به افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌های اداری دست یابند.

اتوماسیون اداری فرادیس، تصمیم هوشمند مدیران موفق

اتوماسیون اداری رایگان، قیمت اتوماسیون اداری،اتوماسیون اداری ایرانی،اتوماسیون چیست؟