فرم‌ ساز برای ساخت فرم و جمع‌آوری اطلاعات استفاده می‌شود، اما BPMS برای مدیریت و اجرای کل فرآیند کاری پس از ثبت اطلاعات است. به‌ زبان ساده، فرم‌ ساز فقط اطلاعات را می‌گیرد، ولی BPMS تصمیم می‌گیرد بعد از ثبت فرم چه کاری انجام شود و مراحل بعدی را به‌صورت خودکار مدیریت می‌کند.