تفاوت‌ بین گردش کار و فرآیند BPMS چیست؟

به‌عنوان یک مدیر عامل، مدیر IT یا متخصص تحول کسب‌وکار، احتمالا بارها از شما خواسته شده است که «گردش‌کارها را ساده‌سازی کنید» و «فرآیندها را بهینه کنید».
آمارها نشان می‌دهد 82% از سازمان‌ها همچنان برای فرآیندهای خود به گردش کارهای دستی و کاغذی مبتنی بر اکسل متکی هستند، در حالی که 31% به‌طور فعال بر اتوماسیون گردش کار برای دستیابی به تعالی عملیاتی تمرکز دارند.

مشکل کجاست؟

اغلب مدیران این دو اصطلاح را به‌جای یکدیگر استفاده می‌کنند و همین موضوع باعث ایجاد نقاط کور راهبردی می‌شود که میلیون‌ها تومان از بهره‌وری سازمان‌ها را از بین می‌برد.حقیقت این است: گردش کار و فرآیند صرفا دو واژه متفاوت نیستند.بلکه مفاهیم عملیاتی کاملا متفاوتی هستند که به رویکردها، فناوری‌ها و استراتژی‌های مدیریتی مجزا نیاز دارند.
با توجه به اینکه 80% از سازمان‌ها تا سال 2025 به‌دنبال استفاده از اتوماسیون هوشمند هستند و پیش‌بینی می‌شود بازار جهانی اتوماسیون گردش کار تا سال 2029 به 23.9 میلیارد دلار برسد، درک این تفاوت صرفا یک بحث تئوریک نیست.بلکه برای موفقیت تحول دیجیتال شما حیاتی است.

گردش کار، توالی ساختاریافته‌ای از وظایف، فعالیت‌ها و نقاط تصمیم‌گیری است که مراحل مشخص لازم برای انجام یک کار مشخص را تعریف می‌کند. گردش کارها مسیرهای تاکتیکی و وظیفه‌محور هستند که نشان می‌دهند اطلاعات، اسناد یا درخواست‌ها چگونه بین افراد و سیستم‌ها جابه‌جا می‌شوند تا به نتیجه برسند.

ویژگی‌های کلیدی گردش کار

• اجرای ترتیبی: وظایف از یک ترتیب از پیش تعریف‌شده با وابستگی‌های مشخص پیروی می‌کنند
• تمرکز بر وظیفه: تمرکز بر پیشبرد یک آیتم از شروع تا پایان
• دامنه تاکتیکی: پاسخ به این سؤال که «کار چگونه انجام می‌شود» در سطح عملیاتی
• منطق مبتنی بر قوانین: استفاده از شاخه‌بندی شرطی بر اساس داده‌ها یا تصمیم‌ها
• آماده برای اتوماسیون: به‌راحتی قابل دیجیتالی‌سازی و خودکارسازی با نرم‌افزار مدیریت گردش کار

نمونه‌های رایج گردش کار

• گردش کار تایید اسناد (ایجاد → بررسی → تایید → انتشار)
• گردش کار بازپرداخت هزینه‌ها (ثبت → اعتبارسنجی → تایید → پرداخت)
• گردش کار تیکت پشتیبانی IT (ثبت → تخصیص → رفع مشکل → بستن)
• گردش کار آنبوردینگ کارکنان (پذیرش پیشنهاد → مستندسازی → راه‌اندازی سیستم → آموزش)

گردش کار، یک چارچوب مشخص برای کارکنان است تا هر بار که کاری را شروع می‌کنند از آن پیروی کنند. به‌عنوان مثال، بازپرداخت هزینه‌ها را در نظر بگیرید. جایی که کارکنان هزینه‌های خود را برای بازپرداخت ثبت می‌کنند.

در یک فرآیند معمول تایید هزینه

• مرحله ۱: کارمند فرمی را پر کرده و جزئیات هزینه‌های انجام‌شده را وارد می‌کند.
• مرحله ۲: فرم به‌همراه رسیدها به‌عنوان مدرک ارسال می‌شود.
• مرحله ۳: فرم برای تیم مالی ارسال می‌شود تا درخواست را بررسی کند.
• مرحله ۴: پس از بررسی، درخواست می‌تواند تایید یا رد شود.
• مرحله ۵ (الف): در صورت تایید، تیم مالی مبلغ را به کارمند بازپرداخت می‌کند.
• مرحله ۵ (ب): در صورت رد، فرم همراه با دلیل رد به کارمند بازگردانده می‌شود. این مرحله پایان این گردش کار است.

نمونه‌های رایج دیگر گردش کار شامل مجوز بازگشت کالا، درخواست تایید خرید، آنبوردینگ کارکنان، افزودن مشتریان جدید به پایگاه داده و غیره است.

فرآیند کسب‌وکار مجموعه‌ای جامع از گردش کارهای به‌هم‌پیوسته، فعالیت‌ها، منابع و ساختارهای حاکمیتی است که برای ایجاد ارزش یا دستیابی به نتایج مشخص کسب‌وکاری طراحی شده‌اند.فرآیندها چارچوب‌های راهبردی و هدف‌محور هستند که بستر گسترده‌تری را برای تحقق اهداف سازمانی در بر می‌گیرند.

ویژگی‌های کلیدی فرآیند

• تمرکز بر هدف: طراحی‌شده برای دستیابی به نتایج مشخص و خلق ارزش
• دامنه راهبردی: پاسخ به «چه چیزی» و «چرا» در سطح سازمان
• ماهیت بین‌بخشی: شامل چندین واحد، سیستم و ذی‌نفع
• حاکمیت جامع: شامل سیاست‌ها، شاخص‌ها، نقش‌ها و الزامات انطباق
• بهبود مستمر: قابل اندازه‌گیری، تحلیل و بهینه‌سازی در طول زمان

نمونه‌های رایج فرآیند

• مدیریت ارتباط با مشتری (شامل گردش کارهای تولید سرنخ، فروش، خدمات و حفظ مشتری)
• مدیریت مالی (شامل بودجه‌بندی، کنترل هزینه، گزارش‌دهی و حسابرسی)
• مدیریت منابع انسانی (شامل جذب، آنبوردینگ، ارزیابی عملکرد و نگهداشت)
• توسعه محصول (تحقیق، طراحی، تست، عرضه و پشتیبانی)

فرآیند کسب‌وکار مجموعه‌ای از مراحل به‌هم‌پیوسته است که توسط گروهی از کاربران برای دستیابی به یک هدف مشخص سازمانی انجام می‌شود. برای تکمیل هر مرحله، یک مسئول مشخص پاسخگو است.
این مفهوم، پایه و اساس مفاهیمی مانند اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار (BPA)، مهندسی مجدد فرآیندهای کسب‌وکار (BPR) و موارد مشابه را تشکیل می‌دهد.

فرآیندها برای حل مسائل کلان استفاده می‌شوند؛ مسائلی که می‌توانند بر اهداف نهایی سازمان تاثیر بگذارند. فرآیندها به شناسایی وظایف ضروری و حذف فعالیت‌های غیرضروری کمک می‌کنند.فرآیندها این امکان را فراهم می‌کنند که تیم‌ها عملکردهای حیاتی عملیاتی در حوزه‌هایی مانند بازاریابی، مدیریت کلان، لجستیک و تامین، فناوری اطلاعات، حسابرسی و غیره را اجرا کنند.

گردش کارها وظیفه‌محور هستند و از فعالیت‌های روزمره پشتیبانی می‌کنند، در حالی که فرآیندها سیستم‌محور بوده و رویکردی گسترده‌تر با تمرکز بر اهداف بلندمدت دارند. گردش کارها اجرای وظایف را ساده می‌کنند، در حالی که فرآیندها اثربخشی کلی گردش کارها را بهبود می‌بخشند.

اتوماسیون تاثیر متفاوتی بر گردش کارها و فرآیندها دارد: در گردش کارها، وظایف تکراری را بدون دخالت انسانی اجرا کرده و اطلاعات را هدایت می‌کند؛ در فرآیندها، دید سرتاسری ایجاد کرده و انطباق با قوانین کسب‌وکار را تضمین می‌کند. اتوماسیون گردش کارها را از اجرای ترتیبی به اجرای موازی تغییر می‌دهد و فرآیندها را از بازبینی‌های دوره‌ای به بهبود مستمر مبتنی بر داده‌های بلادرنگ تبدیل می‌کند.

صنایعی که بیشتر به گردش کارها متکی هستند معمولا تمرکز بالاتری بر جریان انجام کار بین افراد و تیم‌ها دارند تا بر فرآیندهای کاملا استاندارد و راهبردی. از جمله این صنایع می‌توان به آژانس‌های خلاق و تبلیغاتی (برای مدیریت تایید پروژه‌ها و محتوا)، تیم‌های توسعه نرم‌افزار و IT (به‌ویژه با رویکردهای چابک)، شرکت‌های مدیریت رویداد، سازمان‌های تولید رسانه و محتوا، واحدهای پشتیبانی و خدمات مشتری، و شرکت‌های خدمات حرفه‌ای اشاره کرد.
در این کسب‌وکارها، سرعت اجرا، انعطاف‌پذیری و هماهنگی بین افراد اهمیت بیشتری دارد و به همین دلیل گردش کارها نقش پررنگ‌تری نسبت به فرآیندهای رسمی و بلندمدت ایفا می‌کنند.

انتخاب بین اتوماسیون گردش کار و بهینه‌سازی فرآیند به اهداف شما بستگی دارد:

• برای دستیابی سریع به بهره‌وری در توالی‌های مشخص وظایف، اتوماسیون گردش کار را انتخاب کنید
• اگر مسئله اصلی شما ناکارآمدی کلی، اتلاف منابع یا عدم شفافیت در کل مسیر ایجاد ارزش است، ابتدا باید به سراغ بهینه‌سازی فرآیند بروید
•  بهترین رویکرد ترکیبی (اتوماسیون گردش کار + بهینه‌سازی فرآیند) از هر دو است ابتدا فرآیندها را برای حذف اتلاف بهینه کنید و سپس گردش کارهای ساده‌شده را خودکار سازید.