راهنمای گام به گام استخدام کارمند | چگونه کارمند استخدام کنم؟

استخدام فرآیند یافتن فردی مناسب با مهارت‌ها، دانش و ویژگی‌های شخصیتی لازم است که برای نیازهای یک کسب‌وکار مناسب هستند.وقتی کارمندان کار با کیفیتی انجام می‌دهند و همه بخش‌ها با هماهنگی کار می‌کنند، احتمال موفقیت و رشد در بالاترین حد خود قرار دارد.
فرآیند استخدام برای سازمان‌ها عموما طولانی و پرهزینه است، و برای مدیران مهم است که مطمئن شوند که کارمندان مناسب را جذب می‌کنند و از هزینه‌های غیرضروری جلوگیری می‌کنند.

زمان استخدام کارمند به وضعیت کسب‌وکار شما وابسته است. برای رشد کسب‌وکارتان و حفظ روحیه بالای کارکنان، به نشانه‌های زیر توجه کنید که زمان رشد تیم و استخدام کارمندان جدید فرا رسیده است

1. فشار کاری روی تیم فعلی باعث افزایش استرس و اشتباهات، افزایش اضافه‌کاری کارمندان، عقب افتادن همیشگی کارها می‌شود
2. زمانی که به تخصص جدید نیاز دارید و تیم فعلی توانایی انجام یک کار خاص را ندارد باید کارمند متخصص استخدام کنید
3. افزایش غیرمعمول تعداد مشتریان، افزایش شکایات مشتریان، افزایش مشتریان ناراضی و افزایش نرخ ریزش می‌شود
4. زمانی که یک پست کلیدی خالی می‌شود، کارمندی استعفا داده یا ارتقا گرفته یا نرخ جابه جایی کارمندان افزایش یافته است
5. زمانی که فرصت‌های رشد رو از دست می‌دید و ناتوانی در پذیرش پروژه‌ها یا مشتریان جدید و فروش محصولات جدید دارید
6. کاهش کیفیت خدمات یا محصولات، افزایش نارضایتی کارکنان، کاهش نرخ مرخصی رفتن پرسنل نیاز به استخدام کارمند هست

استخدام کارمندان فرصت‌های بی‌نظیری برای افزایش درآمد، ظرفیت و شناخت برند شرکت شما ارائه می‌دهد. استخدام جدید مناسب همچنین می‌تواند:

1.با گسترش تیم کاری، کسب‌وکار خود را به سطحی بالاتری ببرید

یک کارمند جدید می‌تواند مهارت‌هایی را به ارمغان بیاورد که توسعه آنها سال‌ها طول می‌کشد و به شما این امکان را می‌دهد که جریان‌های درآمد جدیدی را دنبال کنید، شکاف‌های مهارتی شرکت خود را پر کنید و تنها با یک استخدام، رشد سریعی را ایجاد کنید.

2.زمانی را برای تمرکز بر اهداف کلیدی و الویتهای کاری آزاد کنید

استخدام یک کارمند جدید به شما این فرصت را می‌دهد که وظایف را تخلیه کنید و پهنای باند خود را افزایش دهید، بهره وری را افزایش داده و زمان را برای شما و اعضای تیمتان آزاد می کند تا روی چیزهای مهم تمرکز کنید.

3.ایده‌های جدید،خلاقیت و نوآوری با کارمندان جدید بهتر اجرا می‌شوند

کارمندانی که ایده‌های جدید و رویکرد آینده‌نگر را ارائه می‌کنند، می‌توانند خلاقیت و نوآوری را به کسب‌وکار شما تزریق کنند، به شما کمک می‌کنند تا فرآیندهای حیاتی را بهبود ببخشید، فرصت‌های جدید را بشناسید و به تیم کمک کنند تا چیزها را از منظری جدید ببینند تا پیشرفت و رشد را تحریک کنند.

با نگاهی به شرح وظایف مشابه و بررسی رزومه‌های داوطلبان واجد شرایط برای اینکه متوجه شوید چه مهارت‌ها و تجربه‌ای برای نقش‌هایی مانند شما لازم است، برای استخدام آماده شوید. روندهای شغلی در منطقه و صنعت خود را رصد کنید تا محبوب‌ترین عناوین شغلی و کلمات کلیدی مورد جستجوی نامزدهای شغلی را شناسایی کنید و حقوق‌ها را برای تعیین سطح پاداش مناسب برای نقش خود مقایسه کنید. برای کمک به ایجاد زمینه برای نوشتن یک آگهی شغلی رقابتی، فهرستی از وظایف شغلی کلیدی که کارمند جدید شما مسئولیت آن را بر عهده خواهد داشت تهیه کنید و در مورد ویژگی هایی که نامزد ایده آل شما خواهد داشت فکر کنید.

یک شغل رایگان در Indeed با استفاده از عنوان شغلی واضح و مختصر ارسال کنید که در نتایج جستجو رتبه بالایی داشته باشد و نامزدهای واجد شرایط را جذب کند*. از کلمات پر سر و صدایی مانند “جادوگر”، “راک استار” یا “نینجا” خودداری کنید، زیرا نامزدها احتمالاً با استفاده از این عبارات شغلی را جستجو نمی کنند. در عوض، عنوان شغلی استانداردی را انتخاب کنید که جویندگان کار به دنبال آن هستند. به عنوان مثال، عنوان توصیفی مانند “Full Stack Software Developer” در نتایج جستجوی بیشتری نسبت به “Software Guru” یا “Full Stack Wizard” ظاهر می شود.

نکته حرفه ای: عناوین شغلی با 80 کاراکتر یا کمتر، کلیک های بیشتری روی Indeed دریافت می کنند.

برای رقابت با شرکت‌های بزرگ‌تر، بهترین شیوه‌ها را برای شرح وظایف واضح و معنادار دنبال کنید. به این فکر کنید که کاندیدای ایده‌آل شما احتمالاً چه چیزی را جستجو می‌کند و این کلمات کلیدی محبوب را برای مشاهده حداکثری به توضیحات خود وارد کنید. شرح دقیقی از مسئولیت‌ها، الزامات و پاداش‌های شغلی را برای تشویق نامزدهای مناسب برای درخواست، و حفظ لحن گفتاری، اطلاعاتی و دوستانه در نظر بگیرید. نمونه‌های شرح شغل ما را بررسی کنید تا به شما در ایجاد آگهی شغلی جذاب کمک کند.

نکته حرفه ای: پست کردن یک شغل حمایت شده را برای حداکثر 5 برابر کلیک بیشتر در نظر بگیرید**.

هنگامی که چندین متقاضی کار دارید، زمان آن فرا رسیده است که بر اساس رزومه آنها، تعداد نامزدهای خود را محدود کنید. متقاضیانی را که با الزامات شغلی اصلی مطابقت ندارند، با ارسال یک ایمیل رد به آنها فیلتر کنید (در واقع یک پیام رد داخلی دارد که می توانید با کلیک یک دکمه ارسال کنید!). برای تعیین اینکه کدام رزومه باید به مجموعه‌های «بله» یا «شاید» شما اضافه شود، به دنبال سرنخ‌های زیر باشید که داستانی درباره انگیزه‌ها، تجربه و سبک کاری نامزد می‌گوید:

1. شواهد کمی از دستاوردهای گذشته یک نامزد
2. طول عمر در نقش های گذشته (شکاف های استخدامی می تواند یک پرچم قرمز باشد)
3. پیشرفت شغلی واضح
4. توجه به جزئیات (آیا رزومه پر از اشتباهات گرامری و املایی است؟)
5. مهارت ها و تجربیاتی که با شرح شغل تنظیم شده است

پس از بررسی رزومه ها، با نامزدهای برتر خود در ارتباط باشید تا در مورد صلاحیت های آنها بیشتر بدانید. این به شما کمک می کند تا لیست کوتاهی از بهترین نامزدها ایجاد کنید و تصمیم بگیرید که چه کسی باید در فرآیند استخدام پیش برود. می توانید برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد تجربه نامزدهای خود ایمیل ارسال کنید یا شروع به برنامه ریزی صفحه نمایش تلفن و مصاحبه کنید.

هنگام مصاحبه با نامزدها، با یک صفحه تلفن سریع 15 تا 30 دقیقه‌ای شروع کنید تا دریابید که آیا آنها با شرح شغل اولیه مطابقت دارند و تعیین کنید که آیا تناسب دوجانبه وجود دارد یا خیر. سپس، حداقل سه نفر از امیدوارکننده ترین نامزدهای خود را به یک مصاحبه حضوری دعوت کنید. سوالات استراتژیک بپرسید که مهارت‌ها و شایستگی‌ها، ویژگی‌های مهم شخصیتی و میزان اشتیاق آنها را به نقش و شرکت نشان می‌دهد.

بهترین شیوه‌های کمیسیون فرصت‌های شغلی برابر برای کارفرمایان، نحوه جلوگیری از تبعیض در فرآیند مصاحبه با اجتناب از موضوعات خاص مانند سن، نژاد، وضعیت تاهل و غیره را شرح می‌دهد. در اینجا چند سوال کلی وجود دارد که برای هر موقعیتی مناسب است.

5 سوال کلی برای شروع مصاحبه

1. در مورد خودتان به من بگویید.
2. چرا به این موقعیت یا شرکت ما علاقه دارید؟
3. نقاط قوت یا ضعف شما چیست؟
4. به کدام دستاورد حرفه‌ای خود بیشتر افتخار می‌کنید؟
5. محیط کاری ایده آل خود را شرح دهید.

نکته حرفه‌ای: بلافاصله پس از هر مصاحبه یادداشت برداری کنید تا زمانی که زمان تصمیم گیری نهایی برای استخدام شما فرا می‌رسد، نقاط قوت و ضعف هر نامزد را به وضوح به خاطر بسپارید.

بررسی منابع یک راه عالی برای به دست آوردن بینش های بیشتر، تایید مهارت ها و اطمینان از استخدام کارمندانی است که در مورد تجربه کاری و صلاحیت های خود صادق هستند. حداقل سه مرجع از نامزدهای برتر خود درخواست کنید و سریع با آنها تماس بگیرید.

سه تا پنج سوال زیر را از کارمندانی که برای استخدام نامزد کرده اید بپرسید:

1. آیا می‌توانید عنوان شغلی، مسئولیت‌ها، تاریخ شروع و پایان و غیره نامزد را تایید کنید؟
2. چه مدت با نامزد می‌شناسید کار می‌کنید؟
3. به من بگویید کار کردن با نامزد چگونه است.
4. چرا سمت را ترک کردند؟
5. بزرگترین نقاط قوت و ضعف آنها چیست؟
6. چرا باید این نامزد را استخدام کنم؟

وقتی برای چندین نقش استخدام می‌کنید یا ده‌ها متقاضی دارید که برای یک موقعیت واحد در شرکت شما درخواست می‌کنند، همه چیز می‌تواند به سرعت زیاد شود. تلاش‌های استخدامی خود را سازماندهی کنید و با استفاده از وضعیت‌های نامزد (جدید، بررسی‌شده، بررسی‌شده از طریق تلفن، رد شده، و غیره) و یادداشت‌های دقیق و دقیق از نقاط قوت و ضعف نامزد خود، نامزدهای جالب را در طول فرآیند استخدام خود پیگیری کنید.

وقتی چندین نامزد دارید که فکر می‌کنید مناسب هستند، انتخاب فرد مناسب می تواند دشوار باشد. برای تصمیم‌گیری، آنچه را که در مورد مهارت‌ها، شخصیت و تجربیات نامزدهای خود از رزومه، مصاحبه‌ها و مراجع آنها آموخته‌اید، فکر کنید. در نظر بگیرید که نامزدهای شما چگونه با فرهنگ تیم و شرکت شما مطابقت دارند و یادداشت ها را با هرکس دیگری که در فرآیند استخدام شرکت داشته است مقایسه کنید. مهم است که در مورد نیازهای کسب و کار خود فکر کنید و نامزدی را انتخاب کنید که به شما در دستیابی به اهدافتان کمک کند.

وقتی کاندیدای برتر خود را انتخاب کردید، وقت آن است که یک پیشنهاد شغلی را تمدید کنید. قبل از ارسال نامه پیشنهاد رسمی، به نامزد ایمیل بزنید تا زمانی را برای صحبت تلفنی تعیین کنید. در طول تماس، از دعوت آنها برای پیوستن به تیم خود ابراز هیجان کنید و شرایط پیشنهاد خود را از جمله حقوق، مزایا، تاریخ شروع و غیره ارائه دهید. اگر داوطلب پیشنهاد شفاهی شما را پذیرفت، یک نامه رسمی کتبی ارسال کنید. نامه پیشنهادی شما باید شامل همه چیزهایی باشد که در طول تماس تلفنی در مورد آن صحبت کرده اید.

منابع ما را برای نوشتن نامه پیشنهاد شغلی جذاب و آموزنده بررسی کنید:

فرمت نامه پیشنهاد کار با الگو
چگونه ایمیل نامه پیشنهاد شغلی عالی بنویسیم
نمونه نامه های پیشنهادی
مهم: قبل از ارسال نامه پیشنهادی خود را از یک متخصص حقوقی در نظر بگیرید.

بخشی از فرآیند استخدام کارکنان، اطلاع رسانی سریع و محترمانه به کارجوهای رد شده است.نحوه اطلاع‌رسانی به کارجوهایی که پذیرفته نمی‌شوند، تاثیر مستقیم روی برند کارفرمایی (Employer Branding) شما دارد.

1. درست و محترمانه و به موقع کارجو را از رد شدن خود برای استخدام مطلع کنید و از او تشکر کنید.
2. با کارجو صادق باشید، و با دادن بازخورد سازنده به آنها کمک کنید تا دلیل رد شدنشان را بفهمند و برای او آرزوی موفقیت کنید.
3. بگویید در آینده برای فرصتهای شغلی دیگر خوشحال می‌شوید دوباره رزومه بدهند و با شرکت شما همکاری داشته باشند.

هنگام استخدام یک کارمند، الزامات قانونی مختلفی وجود دارد که باید رعایت کنید، به خصوص اگر این اولین استخدام شما باشد. در حالی که همیشه بهترین کار این است که با یک متخصص حقوقی تماس بگیرید تا به شما کمک کند تا جنبه های قانونی فرآیند استخدام را مرور کنید، در اینجا خلاصه ای سریع از کارهایی که باید انجام دهید آورده شده است.

مهم‌ترین تعهدات قانونی شما به عنوان کارفرما در استخدام کارمند در ایران

1.  انعقاد قرارداد کار کتبی: قرارداد باید مطابق ماده 7 قانون کار باشد.شامل: نوع کار، مدت قرارداد (موقت یا دائم)، حقوق و مزایا، ساعت کار، محل کار، تاریخ شروع و پایان (در قرارداد موقت).قرارداد در دو نسخه تهیه و امضا می‌شود (یکی برای کارفرما و یکی برای کارگر).
2. پرداخت حداقل حقوق و مزایا مصوب وزارت کار: حقوق کارمند نباید کمتر از حداقل دستمزد سالانه تعیین‌شده توسط شورای عالی کار باشد.باید مزایای قانونی مثل حق مسکن، بن کارگری، پایه سنوات و اضافه‌کاری هم پرداخت شود.
3. ثبت‌نام در سازمان تامین اجتماعی: کارفرما موظف است کارمند را از روز اول کار بیمه کند.لیست بیمه هر ماه باید ارسال و حق بیمه پرداخت شود (۷٪ سهم کارمند + ۲۳٪ سهم کارفرما).
4. پرداخت مالیات بر حقوق: کارفرما موظف است مالیات حقوق کارمند را طبق قانون مالیات‌های مستقیم محاسبه، کسر و به اداره مالیات پرداخت کند.
5. رعایت ساعات کاری و مرخصی‌ها: ساعات کار عادی، 44 ساعت در هفته (معمولا 8 ساعت در روز)است.مرخصی استحقاقی،حداقل 26 روز کاری در سال است.مرخصی استعلاجی و مرخصی زایمان هم باید طبق قانون رعایت شود.
6. پرداخت سنوات و عیدی: سنوات معادل یک ماه آخرین حقوق به‌ازای هر سال خدمت است.عیدی و پاداش پایان سال که حداقل معادل 2 ماه حقوق و حداکثر 3 ماه حقوق است.
7. رعایت ایمنی و بهداشت کار: کارفرما موظف است شرایط ایمنی و بهداشت محیط کار (طبق ماده 85 قانون کار) را فراهم کند.در برخی مشاغل باید تجهیزات ایمنی مثل کلاه، دستکش یا بیمه مسئولیت فراهم شود.
8. عدم تبعیض و رعایت حقوق برابر: کارفرما موظف است حقوق و مزایا را برای افراد مشابه (با شرایط یکسان) برابر رعایت کند.تبعیض جنسیتی یا قومی در پرداخت‌ها ممنوع است.
9. رعایت حقوق دوران بارداری و زایمان: کارمند زن حق مرخصی زایمان دارد و کارفرما موظف به حفظ شغل اوست.
10. تسویه حساب و گواهی اشتغال: در زمان پایان قرارداد یا قطع همکاری، کارفرما باید کلیه مطالبات کارمند (حقوق، عیدی، سنوات، مرخصی‌های مانده) را پرداخت کند.همچنین موظف است در صورت درخواست کارمند، گواهی سابقه یا اشتغال صادر کند.

یک فرآیند عالی کار نه تنها باعث می شود که کارمند جدید شما احساس خوش آمد گویی کند، بلکه به پایه گذاری یک کارمند وفادار و سازنده کمک می کند و آنها را برای موفقیت در نقش جدید خود آماده می کند. در روز اول کارمند خود، آنها را در ساختمان بازدید کنید، آنها را به فضای کاری اختصاصی خود نشان دهید و جزئیاتی در مورد دسترسی به ساختمان، اطلاعات ورود به ایمیل، ابزارهای مورد نیاز و غیره در اختیار آنها قرار دهید.

این نکات دیگر را هنگام ایجاد یک فرآیند به یاد ماندنی سوار شدن در نظر بگیرید:

یک ناهار تیمی برای روز اول (یا هفته اول) ترتیب دهید تا همه اعضای تیم بتوانند یکدیگر را بشناسند.
به کارمند جدید کیسه ای رایگان از اقلام مارک دار مانند خودکار، تی شرت، لیوان و غیره بدهید تا به آنها کمک کنید تا با برند شما ارتباط برقرار کنند.
کارمند جدید را با یک مربی مرتبط کنید که می تواند به آنها کمک کند تا به نقش جدید خود منتقل شوند.

نتایج خود را ردیابی کنید تا ابزارهای استخدام خود را پاسخگو نگه دارید و مطمئن شوید که سرمایه‌گذاری‌های استخدامی شما نتیجه داده است. برای اطلاع از نحوه عملکرد آگهی های شغلی خود، یک گزارش عملکرد از داشبورد Indeed خود تهیه کنید. این گزارش شامل تعداد بازدیدها، کلیک‌ها و برنامه‌هایی است که مشاغل شما دریافت می‌کنند و می‌تواند به شما در بهبود فهرست‌های شغلی آینده کمک کند، کلیدواژه‌های قابل کلیک را برای شرح شغل خود شناسایی کنید و پست‌های شغلی خود را در نتایج جستجوی بیشتری قرار دهید.