راهنمای گام به گام استخدام کارمند | چگونه کارمند استخدام کنم؟

استخدام کارمند جدید می‌تواند کسب و کار شما را متحول کند.
چه اولین کارمند خود را استخدام کنید یا یک عضو جدید را به تیم فعلی خود اضافه می‌کنید، مدیریت فرآیند استخدام به خصوص بدون کمک یک تیم اختصاصی منابع انسانی از ابتدا می‌تواند ترسناک باشد.

در شرکت‌های کوچک‌تر، کارکنان اغلب نقش‌های زیادی را بر عهده می‌گیرند، اغلب از کاری به کار دیگر تغییر می‌کنند و خارج از شرح شغل خود کار می‌کنند تا با رشد کسب‌وکار همگام شوند. حتی اگر این توانایی برای کار در بخش‌ها نشانه انعطاف‌پذیری، تدبیر و انگیزه باشد، می‌تواند سرنخی از لاغر شدن کارمندان شما باشد. این گسترش بیش از حد در نهایت می تواند منجر به فرسودگی شغلی، بهره وری پایین و ناکارآمدی در کسب و کار شما شود.

برای رشد کسب‌وکارتان و حفظ روحیه بالای کارکنان، به نشانه‌های زیر توجه کنید که زمان رشد تیمتان فرا رسیده است:

1. نرخ جابجایی کارکنان بالا
2. افزایش غیرمعمول شکایات مشتریان
3. افزایش هزینه‌های اضافه کاری
4. اغلب از اهداف کوتاه می آیند
5. به طور مرتب نیاز به تمدید مهلت‌ها
6. ناتوانی در پذیرش پروژه ها یا مشتریان جدید
7. نیاز به مهارت های تخصصی
8. چند ماه است که مرخصی نگرفته‌اید

استخدام کارمندان فرصت‌های بی‌نظیری برای افزایش درآمد، ظرفیت و شناخت برند شرکت شما ارائه می‌دهد. استخدام جدید مناسب همچنین می‌تواند:

1.با گسترش تیم کاری، کسب‌وکار خود را به سطحی بالاتری ببرید

یک کارمند جدید می‌تواند مهارت‌هایی را به ارمغان بیاورد که توسعه آنها سال‌ها طول می‌کشد و به شما این امکان را می‌دهد که جریان‌های درآمد جدیدی را دنبال کنید، شکاف‌های مهارتی شرکت خود را پر کنید و تنها با یک استخدام، رشد سریعی را ایجاد کنید.

2.زمانی را برای تمرکز بر اهداف کلیدی و الویتهای کاری آزاد کنید

استخدام یک کارمند جدید به شما این فرصت را می‌دهد که وظایف را تخلیه کنید و پهنای باند خود را افزایش دهید، بهره وری را افزایش داده و زمان را برای شما و اعضای تیمتان آزاد می کند تا روی چیزهای مهم تمرکز کنید.

3.ایده‌های جدید،خلاقیت و نوآوری با کارمندان جدید بهتر اجرا می‌شوند

کارمندانی که ایده‌های جدید و رویکرد آینده‌نگر را ارائه می‌کنند، می‌توانند خلاقیت و نوآوری را به کسب‌وکار شما تزریق کنند، به شما کمک می‌کنند تا فرآیندهای حیاتی را بهبود ببخشید، فرصت‌های جدید را بشناسید و به تیم کمک کنند تا چیزها را از منظری جدید ببینند تا پیشرفت و رشد را تحریک کنند.

با نگاهی به شرح وظایف مشابه و بررسی رزومه‌های داوطلبان واجد شرایط برای اینکه متوجه شوید چه مهارت‌ها و تجربه‌ای برای نقش‌هایی مانند شما لازم است، برای استخدام آماده شوید. روندهای شغلی در منطقه و صنعت خود را رصد کنید تا محبوب‌ترین عناوین شغلی و کلمات کلیدی مورد جستجوی نامزدهای شغلی را شناسایی کنید و حقوق‌ها را برای تعیین سطح پاداش مناسب برای نقش خود مقایسه کنید. برای کمک به ایجاد زمینه برای نوشتن یک آگهی شغلی رقابتی، فهرستی از وظایف شغلی کلیدی که کارمند جدید شما مسئولیت آن را بر عهده خواهد داشت تهیه کنید و در مورد ویژگی هایی که نامزد ایده آل شما خواهد داشت فکر کنید.

یک شغل رایگان در Indeed با استفاده از عنوان شغلی واضح و مختصر ارسال کنید که در نتایج جستجو رتبه بالایی داشته باشد و نامزدهای واجد شرایط را جذب کند*. از کلمات پر سر و صدایی مانند “جادوگر”، “راک استار” یا “نینجا” خودداری کنید، زیرا نامزدها احتمالاً با استفاده از این عبارات شغلی را جستجو نمی کنند. در عوض، عنوان شغلی استانداردی را انتخاب کنید که جویندگان کار به دنبال آن هستند. به عنوان مثال، عنوان توصیفی مانند “Full Stack Software Developer” در نتایج جستجوی بیشتری نسبت به “Software Guru” یا “Full Stack Wizard” ظاهر می شود.

نکته حرفه ای: عناوین شغلی با 80 کاراکتر یا کمتر، کلیک های بیشتری روی Indeed دریافت می کنند.

برای رقابت با شرکت‌های بزرگ‌تر، بهترین شیوه‌ها را برای شرح وظایف واضح و معنادار دنبال کنید. به این فکر کنید که کاندیدای ایده‌آل شما احتمالاً چه چیزی را جستجو می‌کند و این کلمات کلیدی محبوب را برای مشاهده حداکثری به توضیحات خود وارد کنید. شرح دقیقی از مسئولیت‌ها، الزامات و پاداش‌های شغلی را برای تشویق نامزدهای مناسب برای درخواست، و حفظ لحن گفتاری، اطلاعاتی و دوستانه در نظر بگیرید. نمونه‌های شرح شغل ما را بررسی کنید تا به شما در ایجاد آگهی شغلی جذاب کمک کند.

نکته حرفه ای: پست کردن یک شغل حمایت شده را برای حداکثر 5 برابر کلیک بیشتر در نظر بگیرید**.

هنگامی که چندین متقاضی کار دارید، زمان آن فرا رسیده است که بر اساس رزومه آنها، تعداد نامزدهای خود را محدود کنید. متقاضیانی را که با الزامات شغلی اصلی مطابقت ندارند، با ارسال یک ایمیل رد به آنها فیلتر کنید (در واقع یک پیام رد داخلی دارد که می توانید با کلیک یک دکمه ارسال کنید!). برای تعیین اینکه کدام رزومه باید به مجموعه‌های «بله» یا «شاید» شما اضافه شود، به دنبال سرنخ‌های زیر باشید که داستانی درباره انگیزه‌ها، تجربه و سبک کاری نامزد می‌گوید:

1. شواهد کمی از دستاوردهای گذشته یک نامزد
2. طول عمر در نقش های گذشته (شکاف های استخدامی می تواند یک پرچم قرمز باشد)
3. پیشرفت شغلی واضح
4. توجه به جزئیات (آیا رزومه پر از اشتباهات گرامری و املایی است؟)
5. مهارت ها و تجربیاتی که با شرح شغل تنظیم شده است

پس از بررسی رزومه ها، با نامزدهای برتر خود در ارتباط باشید تا در مورد صلاحیت های آنها بیشتر بدانید. این به شما کمک می کند تا لیست کوتاهی از بهترین نامزدها ایجاد کنید و تصمیم بگیرید که چه کسی باید در فرآیند استخدام پیش برود. می توانید برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد تجربه نامزدهای خود ایمیل ارسال کنید یا شروع به برنامه ریزی صفحه نمایش تلفن و مصاحبه کنید.

هنگام مصاحبه با نامزدها، با یک صفحه تلفن سریع 15 تا 30 دقیقه‌ای شروع کنید تا دریابید که آیا آنها با شرح شغل اولیه مطابقت دارند و تعیین کنید که آیا تناسب دوجانبه وجود دارد یا خیر. سپس، حداقل سه نفر از امیدوارکننده ترین نامزدهای خود را به یک مصاحبه حضوری دعوت کنید. سوالات استراتژیک بپرسید که مهارت‌ها و شایستگی‌ها، ویژگی‌های مهم شخصیتی و میزان اشتیاق آنها را به نقش و شرکت نشان می‌دهد.

بهترین شیوه‌های کمیسیون فرصت‌های شغلی برابر برای کارفرمایان، نحوه جلوگیری از تبعیض در فرآیند مصاحبه با اجتناب از موضوعات خاص مانند سن، نژاد، وضعیت تاهل و غیره را شرح می‌دهد. در اینجا چند سوال کلی وجود دارد که برای هر موقعیتی مناسب است:

1. در مورد خودتان به من بگویید.
2. چرا به این موقعیت/شرکت علاقه دارید؟
3. نقاط قوت / ضعف شما چیست؟
4. به کدام دستاورد حرفه ای بیشتر افتخار می کنید؟
5. محیط کاری ایده آل خود را شرح دهید.

نکته حرفه‌ای: بلافاصله پس از هر مصاحبه یادداشت برداری کنید تا زمانی که زمان تصمیم گیری نهایی برای استخدام شما فرا می رسد، نقاط قوت و ضعف هر نامزد را به وضوح به خاطر بسپارید.

بررسی منابع یک راه عالی برای به دست آوردن بینش های بیشتر، تایید مهارت ها و اطمینان از استخدام کارمندانی است که در مورد تجربه کاری و صلاحیت های خود صادق هستند. حداقل سه مرجع از نامزدهای برتر خود درخواست کنید و سریع با آنها تماس بگیرید.

سه تا پنج سوال زیر را از مراجع نامزد خود بپرسید:

1. آیا می‌توانید عنوان شغلی، مسئولیت‌ها، تاریخ شروع و پایان و غیره نامزد را تایید کنید؟
2. چه مدت با نامزد می‌شناسید کار می‌کنید؟
3. به من بگویید کار کردن با نامزد چگونه است.
4. چرا سمت را ترک کردند؟
5. بزرگترین نقاط قوت و ضعف آنها چیست؟
6. چرا باید این نامزد را استخدام کنم؟

وقتی برای چندین نقش استخدام می‌کنید یا ده‌ها متقاضی دارید که برای یک موقعیت واحد در شرکت شما درخواست می‌کنند، همه چیز می‌تواند به سرعت زیاد شود. تلاش‌های استخدامی خود را سازماندهی کنید و با استفاده از وضعیت‌های نامزد (جدید، بررسی‌شده، بررسی‌شده از طریق تلفن، رد شده، و غیره) و یادداشت‌های دقیق و دقیق از نقاط قوت و ضعف نامزد خود، نامزدهای جالب را در طول فرآیند استخدام خود پیگیری کنید.

وقتی چندین نامزد دارید که فکر می‌کنید مناسب هستند، انتخاب فرد مناسب می تواند دشوار باشد. برای تصمیم‌گیری، آنچه را که در مورد مهارت‌ها، شخصیت و تجربیات نامزدهای خود از رزومه، مصاحبه‌ها و مراجع آنها آموخته‌اید، فکر کنید. در نظر بگیرید که نامزدهای شما چگونه با فرهنگ تیم و شرکت شما مطابقت دارند و یادداشت ها را با هرکس دیگری که در فرآیند استخدام شرکت داشته است مقایسه کنید. مهم است که در مورد نیازهای کسب و کار خود فکر کنید و نامزدی را انتخاب کنید که به شما در دستیابی به اهدافتان کمک کند.

وقتی کاندیدای برتر خود را انتخاب کردید، وقت آن است که یک پیشنهاد شغلی را تمدید کنید. قبل از ارسال نامه پیشنهاد رسمی، به نامزد ایمیل بزنید تا زمانی را برای صحبت تلفنی تعیین کنید. در طول تماس، از دعوت آنها برای پیوستن به تیم خود ابراز هیجان کنید و شرایط پیشنهاد خود را از جمله حقوق، مزایا، تاریخ شروع و غیره ارائه دهید. اگر داوطلب پیشنهاد شفاهی شما را پذیرفت، یک نامه رسمی کتبی ارسال کنید. نامه پیشنهادی شما باید شامل همه چیزهایی باشد که در طول تماس تلفنی در مورد آن صحبت کرده اید.

منابع ما را برای نوشتن نامه پیشنهاد شغلی جذاب و آموزنده بررسی کنید:

فرمت نامه پیشنهاد کار با الگو
چگونه ایمیل نامه پیشنهاد شغلی عالی بنویسیم
نمونه نامه های پیشنهادی
مهم: قبل از ارسال نامه پیشنهادی خود را از یک متخصص حقوقی در نظر بگیرید.

برای جلوگیری از سوختن پل ها، به محض اینکه متوجه شدید نامزدهای رد شده خود را مناسب نیستند، مطلع کنید. برای کاندیداهایی که در این فرآیند به این حد رسیده‌اند، رد فوری و شخصی‌شده را از طریق تلفن ارسال کنید. صادق باشید، اما با دادن بازخورد سازنده به آنها کمک کنید تا دلیل رد شدنشان را بفهمند و برای آنها در جستجوی شغل آرزوی موفقیت کنید.

هنگام استخدام یک کارمند، الزامات قانونی مختلفی وجود دارد که باید برای رعایت قوانین کار فدرال و استانی رعایت کنید، به خصوص اگر این اولین استخدام شما باشد. در حالی که همیشه بهترین کار این است که با یک متخصص حقوقی تماس بگیرید تا به شما کمک کند تا جنبه های قانونی فرآیند استخدام را مرور کنید، در اینجا خلاصه ای سریع از کارهایی که باید انجام دهید آورده شده است.

اگر این اولین استخدام شماست:

یک حساب حقوق و دستمزد در آژانس درآمد کانادا باز کنید.
برای کسر مالیات و کسر از دستمزد کارمند خود مدارک اداری را پر کنید.
بیمه غرامت کارگران را تنظیم کنید.
برای هر استخدام تمام وقت:

زمانی که نامزد شما پیشنهاد شما را پذیرفت، یک بررسی پیشینه انجام دهید.
از کارمند جدید خود بخواهید شماره بیمه اجتماعی (SIN) خود را برای تأیید صلاحیت خود برای کار در کانادا ارائه دهد.
از آنها بخواهید فرم TD1 را امضا کنند تا مقدار مناسبی از کسر مالیات از چک حقوق خود را کسر کنند.
برای جزئیات بیشتر با استانداردهای استخدام استانی خود مشورت کنید.

یک فرآیند عالی کار نه تنها باعث می شود که کارمند جدید شما احساس خوش آمد گویی کند، بلکه به پایه گذاری یک کارمند وفادار و سازنده کمک می کند و آنها را برای موفقیت در نقش جدید خود آماده می کند. در روز اول کارمند خود، آنها را در ساختمان بازدید کنید، آنها را به فضای کاری اختصاصی خود نشان دهید و جزئیاتی در مورد دسترسی به ساختمان، اطلاعات ورود به ایمیل، ابزارهای مورد نیاز و غیره در اختیار آنها قرار دهید.

این نکات دیگر را هنگام ایجاد یک فرآیند به یاد ماندنی سوار شدن در نظر بگیرید:

یک ناهار تیمی برای روز اول (یا هفته اول) ترتیب دهید تا همه اعضای تیم بتوانند یکدیگر را بشناسند.
به کارمند جدید کیسه ای رایگان از اقلام مارک دار مانند خودکار، تی شرت، لیوان و غیره بدهید تا به آنها کمک کنید تا با برند شما ارتباط برقرار کنند.
کارمند جدید را با یک مربی مرتبط کنید که می تواند به آنها کمک کند تا به نقش جدید خود منتقل شوند.

نتایج خود را ردیابی کنید تا ابزارهای استخدام خود را پاسخگو نگه دارید و مطمئن شوید که سرمایه‌گذاری‌های استخدامی شما نتیجه داده است. برای اطلاع از نحوه عملکرد آگهی های شغلی خود، یک گزارش عملکرد از داشبورد Indeed خود تهیه کنید. این گزارش شامل تعداد بازدیدها، کلیک‌ها و برنامه‌هایی است که مشاغل شما دریافت می‌کنند و می‌تواند به شما در بهبود فهرست‌های شغلی آینده کمک کند، کلیدواژه‌های قابل کلیک را برای شرح شغل خود شناسایی کنید و پست‌های شغلی خود را در نتایج جستجوی بیشتری قرار دهید.