بودجه CRM چیست؟
بودجه CRM، هزینه‌ای است که برای خرید CRM، پیاده سازی و اجرای آن در کسب و کارتان به آن نیاز دارید. بودجه‌ای که شرکت‌ها برای اجرای CRM در نظر می‌گیرند در مشاغل مختلف متفاوت است.
خرید CRM می‌تواند یک پروژه پیچیده و پرهزینه باشد که برای اطمینان از موفقیت نیاز به برنامه‌ریزی و بودجه دقیق دارد. بدون یک استراتژی روشن، ممکن است در نهایت زمان، پول و منابع را در سیستمی که نیازها یا انتظارات شما را برآورده نمی‌کند هدر دهید.
انواع هزینه‌های خرید CRM
- هزینه‌های مشخص:مثل هزینه های نرم افزارCRM، هزینه های سرور
- هزینه‌های پنهان: مثل مدت زمان سازگاری پرسنل با سیستم CRM، آموزش کارمندان
بودجه‌بندی برای خرید سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) یک فرآیند چند مرحله‌ای است که به عواملی مانند اندازه شرکت، نیازهای خاص کسب و کار، و نوع CRM انتخابی بستگی دارد. در اینجا چندین عامل کلیدی که باید در بودجه‌بندی CRM در نظر گرفته شوند، آورده شده است.
1. هزینه‌های نرم‌افزار
- لایسنس و اشتراک: هزینه‌های اولیه برای خرید یا اشتراک CRM. بسیاری از CRMها مدل‌های اشتراک ماهیانه یا سالیانه دارند.در حالی که سیستم‌های CRM محلی ممکن است نیاز به هزینه اولیه قابل توجهی برای خرید نرم‌افزار داشته باشند.
- هزینه‌های راه‌اندازی: هزینه‌های نصب و پیکربندی اولیه نرم‌افزار
- تعداد کاربران:CRM ها معمولا بر اساس تعداد کاربران شارژ می‌شوند. برخی از CRM ها برای هر طرحی که ارائه می‌دهند حداقل یا حداکثر تعداد کاربر دارند.
- سفارشی‌سازی: اگر نیاز به تغییرات و تطبیقات خاص در نرم‌افزار دارید، هزینه‌های سفارشی‌سازی نیز باید در نظر گرفته شود.
2. هزینه‌های سخت‌افزار
- سرورها و تجهیزات شبکه: اگر از یک سیستم CRM محلی استفاده می‌کنید، نیاز به سرورها و تجهیزات شبکه‌ای دارید.اما اگر از نرم افزار CRM ابری استفاده می‌کنید نیاز به هزینه های سرور ندارید.
- کامپیوترها و دستگاه‌ها: اطمینان از اینکه تمامی اعضای تیم فروش به دستگاه‌های مناسب دسترسی دارند.
3. هزینه‌های اجرایی
- آموزش: هزینه‌های آموزش کارکنان برای استفاده موثر از سیستم CRM ضروری است. این آموزش می‌تواند به صورت حضوری، آنلاین یا از طریق راهنماهای آموزشی انجام شود.
- پشتیبانی و نگهداری: هزینه‌های مربوط به پشتیبانی فنی و نگهداری سیستم CRM.اکثر شرکت های ارائه دهندگان نرم افزار CRM بسته‌های پشتیبانی را ارائه می‌دهند که شامل رفع اشکال، به‌روزرسانی نرم افزار می‌شود.
4. هزینه‌های یکپارچه‌سازی
- یکپارچه‌سازی با سیستم‌های موجود: هزینه‌های اتصال CRM به سایر سیستم‌های موجود مانند ERP، اتوماسیون بازاریابی و فروش، سیستم‌های مالی، و غیره
- هزینه‌های انتقال داده: انتقال داده‌های موجود به سیستم CRM جدید
5. هزینه‌های عملیاتی
- اشتراک ماهیانه یا سالیانه: برای سرویس‌های ابری CRM.
- هزینه‌های آپدیت و ارتقاء: هزینه‌های مربوط به به‌روزرسانی‌ها و ارتقاء نرم‌افزار CRM
6. هزینه‌های مشاوره و مدیریت پروژه
- مشاوران CRM: هزینه‌های مشاوران برای راه‌اندازی و بهینه‌سازی CRM اگر به کمک در انتخاب، پیاده‌سازی یا پیکربندی سیستم CRM خود نیاز دارید، ممکن است به خدمات مشاوره تخصصی نیاز داشته باشید.و این هزینه را جزء هزینه های CRM در نظر بگیرید.
- مدیریت پروژه: هزینه‌های مدیریت پروژه برای اجرای موفقیت‌آمیز CRM
7. هزینه‌های مرتبط با داده
- امنیت داده‌ها: هزینه‌های مربوط به حفاظت و امنیت داده‌های مشتریان
- پشتیبان‌گیری و بازیابی: هزینه‌های مرتبط با پشتیبان‌گیری منظم و بازیابی داده‌ها
ایجاد شرایط اضطراری برای هزینه های پیش بینی نشده
صرف نظر از مقیاس پروژه یا اینکه تحقیقات شما قبل از اجرا چقدر دقیق است، ممکن است هزینه‌های پیش بینی نشده‌ای داشته باشد. برای مثال، در برخی از سیستم‌های CRM، هزینه‌های پیاده‌سازی وجود دارد و اگر CRM شما نیاز به تنظیم دقیق داشته باشد تا با نیازهای کسبوکار شما مطابقت داشته باشد، هزینه‌ها افزایش می‌یابد. با این حال، گزینه‌هایی در دسترس هستند که می‌توانید به راحتی خودتان آنها را سفارشی کنید و پیاده‌سازی و پشتیبانی کاملا رایگان است.
آموزش یکی دیگر از زمینه‌هایی است که معمولا در مورد آینده نگری مالی شما نادیده گرفته می‌شود. اغلب این هزینه ها اجتناب ناپذیر هستند، بنابراین بهتر است از همان ابتدا برای آنها برنامه‌ریزی کنید یا یک CRM پیدا کنید که استفاده از آن آسان باشد و در آن بتوانید تیم خود را در عرض چند دقیقه آموزش دهید.
برای کسب و کارهای کوچک به ندرت نیاز است که یک مشاور CRM بیاورید . بعید است که این یک راه حل مقرون به صرفه باشد. اما ممکن است بخواهید در مورد بودجه بندی برای یکی از کارکنان داخلی برای مدیریت مدیر CRM فکر کنید، اگر احساس می کنید این امر ضروری است.
مدیران خوب برای خرید نرم افزار CRM چه می‌کنند؟
مدیران خوب برای خرید نرم افزار CRM، فرآیندی گام به گام را با دقت و تحلیل‌های مناسب طی می‌کنند تا سیستمی متناسب با نیازهای کسبوکار خود انتخاب و پیاده‌سازی کنند.مدیران با تجربه برای پیاده سازی CRM با دقت برنامه ریزی می‌کنند و هزینه های پیدا و پنهان درنظر می‌گیرند.برای جمع آوری نیازهای کسبوکار خود وقت بگذارید.
قبل از انتخاب CRM خود، باید بدانید که چگونه این فناوری در کسب و کار کوچک شما عمل می‌کند. بررسی نیازهای شما گامی حیاتی در به حداقل رساندن ریسک های خرید و سایر اشتباهات پرهزینه است که ممکن است بیش از آنکه مفید باشد به سازمان آسیب برساند.
علاوه بر ارزیابی ابزارها و عملکرد، مهم است که به این فکر کنید که چگونه سیستم CRM جدید بالقوه شما با ارزش های شرکت و اهداف استراتژیک بلند مدت شما همسو می‌شود.
با شناسایی مشکلاتی که در موقعیت فعلی شما وجود دارد شروع کنید، به عنوان مثال، گردش کار ضعیف یا فرآیندهای ناکارآمد. از طریق تعیین نتایجی که می‌خواهید در ابتدا به دست آورید، می‌توانید در جهت جمع آوری لیستی از الزامات کار کنید.
1. تحلیل نیازها و اهداف
شناسایی نیازها: تعیین نیازهای دقیق کسب و کار از CRM، شامل مدیریت داده‌های مشتری، اتوماسیون فرآیندهای فروش، بازاریابی، خدمات پس از فروش و غیره.
تعیین اهداف: تعیین اهداف خاصی که کسب و کار با استفاده از CRM می‌خواهد به آنها دست یابد، مانند افزایش فروش، بهبود خدمات مشتری، و بهینه‌سازی فرآیندها.
2. تحقیق و انتخاب گزینه‌ها
تحقیق در مورد گزینه‌های موجود: بررسی و تحقیق در مورد نرم‌افزارهای CRM مختلف موجود در بازار.
بررسی نظرات و بازخوردها: مطالعه نظرات کاربران و بازخوردها در سایت‌ها و انجمن‌های تخصصی.
مقایسه ویژگی‌ها: مقایسه ویژگی‌ها، قابلیت‌ها، و مزایای هر نرم‌افزار CRM.
3. بررسی هزینه‌ها و بودجه
برآورد هزینه‌ها: محاسبه هزینه‌های کلی نرم‌افزار CRM شامل هزینه‌های خرید یا اشتراک، نصب، سفارشی‌سازی، آموزش، و پشتیبانی.
تنظیم بودجه: تعیین بودجه مناسب برای پیاده‌سازی و نگهداری CRM با توجه به منابع مالی کسب و کار.
4. درخواست دمو و آزمایش نرم‌افزار
درخواست دمو: درخواست دمو یا نسخه آزمایشی از نرم‌افزار CRM برای بررسی و تست عملی.
آزمایش کاربری: تست نرم‌افزار با توجه به نیازهای واقعی کسب و کار و ارزیابی کارایی و کاربرپسندی آن.
5. مشاوره با ذینفعان
گفتگو با تیم‌های مختلف: مشاوره با تیم‌های فروش، بازاریابی، خدمات پس از فروش، و دیگر بخش‌های مرتبط برای جمع‌آوری نظرات و نیازهای آنها.
جمع‌آوری بازخوردها: جمع‌آوری بازخوردهای کاربران بالقوه داخلی و استفاده از این نظرات در تصمیم‌گیری نهایی.
6. ارزیابی قابلیت‌های یکپارچه‌سازی
بررسی امکان یکپارچه‌سازی: ارزیابی امکان یکپارچه‌سازی CRM با سیستم‌های موجود در کسب و کار مانند ERP، سیستم‌های مالی، و سایر نرم‌افزارها.
تحلیل داده‌ها: اطمینان از اینکه CRM قادر به انتقال و مدیریت داده‌های فعلی کسب و کار به صورت مؤثر است.
7. بررسی پشتیبانی و خدمات پس از فروش
پشتیبانی فنی: ارزیابی کیفیت و سطح پشتیبانی فنی ارائه‌دهنده نرم‌افزار CRM.
به‌روزرسانی‌ها و ارتقاءها: بررسی روند به‌روزرسانی‌ها و ارتقاء‌های نرم‌افزار و هزینه‌های مرتبط با آنها.
8. تصمیم‌گیری نهایی و مذاکره
مذاکره: مذاکره با فروشنده نرم‌افزار برای رسیدن به بهترین قیمت و شرایط قرارداد.
تصمیم‌گیری نهایی: انتخاب نرم‌افزار CRM با توجه به تحلیل‌ها و بررسی‌های انجام شده و پیش‌برد فرآیند خرید.
9. برنامه‌ریزی پیاده‌سازی
برنامه‌ریزی اجرایی: تعیین برنامه زمان‌بندی برای نصب و راه‌اندازی نرم‌افزار CRM.
آموزش کارکنان: برنامه‌ریزی برای آموزش کارکنان و کاربران نهایی.
10. مانیتورینگ و بهبود مستمر
مانیتورینگ استفاده: پیگیری و نظارت بر استفاده از نرم‌افزار CRM و جمع‌آوری بازخوردها.
بهبود مستمر: انجام بهبودهای لازم بر اساس بازخوردهای دریافتی و نیازهای جدید کسب و کار.
ثبت ديدگاه